Jetzt kommt es anscheinend doch „pünktlich“ zum 29. September 2016, nachdem sein Start Mitte Juni des Jahres auf unbestimmte Zeit verschoben wurde: das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA).

Eine wichtige Voraussetzung hierfür soll der Bundesrat schaffen, der voraussichtlich am 23. September 2016 die „Verordnung über die Rechts­an­walts­ver­zeich­nisse und die beson­deren elektro­ni­schen Anwalts­post­fächer“ (RAVPV) verabschieden wird.

Diese RAVPV soll die offenen Fragen klären, die es rund um das beA gibt und mit deren Beantwortung die gesetzliche Grundlage schaffen, damit künftig Anwälte, Justizbehörden und sogar Mandanten auf elektronischem Weg Daten austauschen können. Damit dürfte dem Starttermin des beA zum 29. September 2016 nichts mehr im Wege stehen.

Erreicht wird der Beginn der digitalen Zeitrechnung in Sachen elektronischer Rechtsverkehr durch einen Kunstgriff: Anstatt eine verpflichtende Veranstaltung daraus zu machen, erlaubt die RAVPV zunächst eine freiwillige Nutzung des beA durch Anwälte und Behörden.

Damit für jedermann klar ist, ob ein Anwalt oder eine Behörde das beA auch tatsächlich nutzt, soll diese „digitale Bereitschaft“ auf bestimmten Wegen verpflichtend kommuniziert werden. Die Rede ist vom Briefkopf oder der Internetseite der Kanzlei, in denen eindeutig stehen wird, dass die Kanzlei resp. deren Anwälte beA verpflichtend einsetzen.

Diese freiwillige Erprobungsphase endet am 31.12.2017, denn mit dem 1. Januar 2018 soll das besondere elektronischen Anwaltspostfach für alle registrierten Anwälte und Anwältinnen verpflichtend sein.

Weitere ausführliche Informationen gibt es auf der Webseite des Anwaltsvereins.

Wie jedes Jahr geben Anwaltskanzleien jungen Erwachsenen die Möglichkeit, eine fundierte Ausbildung zu durchlaufen, auf dass sie die Kanzlei nach drei Jahren (oder kürzer) als Rechtsanwaltsfachangestellte(r) bestmöglich unterstützen können.

Da wir wissen, dass auch unsere Kunden dieser Verpflichtung nachkommen, möchten wir unseren Teil dazu beitragen. Denn neben unserem speziellen Angebot, kostenneutrale Azubi-Advoware-Lizenzen zu erwerben möchten wir Ihren Auszubildenden die Möglichkeiten geben, die Grundzüge von Advoware in Form eines Live-Onlineseminare kennenzulernen.

Hierfür bieten wir ein spezielles, kostenpflichtiges Azubi-Advoware-Webinar an. Dieses findet am 21. und 29. September 2016 jeweils von 9:00 bis 10:30 Uhr (Teil 1) und von 14:00 bis 15:30 Uhr (Teil 2) statt.

Im ersten Teil des Webinars lernen die Azubis, wie man in Advoware…

… Akten und Adressen richtig anlegt

… die Suchfunktion bestmöglich nutzt

… die Aktengeschichte richtig einsetzt

… und vieles mehr.

Teil 2 der Azubi-Webinare beschäftigt sich unter anderem mit folgenden Themen:

• Wiedervorlagen, Fristen und Termine erstellen
• So funktioniert die Word-Datenschnittstelle in Advoware
• Musterschriftsätze anpassen und nutzen
• und vieles mehr.

An Kosten fallen für einen Auszubildenden 75 Euro netto an, für jeden weiteren bezahlen Sie nur 25 Euro netto.

Falls Sie Ihren Auszubildenden dieses sehr interessante und lehrreiche Webinar spendieren möchten, können Sie dies bis jeweils 24 Stunden vor Webinarbeginn tun. Und zwar mithilfe des verlinken Onlineformulars, das für Sie auf huelskoetter.info bereit steht.

Wieder einmal drängt sich der Kryptotrojaner Locky in den medialen Vordergrund, und dieses Mal ist er offensichtlich noch eine Spur aggressiver und gefährlicher als die bisherigen Versionen dieser Schadsoftware.

Zu Erinnerung: Bei Locky handelt es sich um einen sogenannten erpresserischeren Trojaner, der sich vor allem als E-Mail-Anhang tarnt, und das bevorzugt als Office-Datei (.DOC, .XLS, etc.) oder im ZIP-Format. Sobald der unbedarfte Anwender diesen Anhang mit einem Doppelklick öffnet, lädt er ungewollt Locky dazu ein, auf dem Rechner sein Unwesen zu treiben.

Die Folgen dieser Unachtsamkeit können verheerend sein: Locky verschlüsselt mithilfe eines kaum knackbaren Algorithmus’ sämtliche Daten, die er auf lokalen Laufwerken finden kann. Dazu gehören perfiderweise nicht nur eingebaute Festplatten und Flash-SSD-Laufwerke, sondern auch Netzwerkspeichermedien, auf die Locky zugreifen kann.

Locky ist zurück, und das heftiger als zuvor!

Und jetzt ist er also wieder zurück, dieser Kryptotrojaner, und das wohl heftiger als bisher. Der Grund hierfür: Wie die Sicherheitsexperten von Forcepoint herausgefunden haben, bedient sich Locky einer Downloader-Technik, die man sonst nur in russischen Untergrundforen zu kaufen bekommt. Sein Name: „Quant Loader“. Damit haben Hacker unter anderem den Bitcoin-Stealer „Madness DDoS System“ entwickelt.

Damit ist Locky noch gefährlicher geworden, was vor allem mit der zusätzlichen Download-Ebene zu tun hat, die der Entwickler von Locky auf Basis von Quant Downloader einbauen konnte. Folge: Herkömmliche Filtermechanismen können den Kryptotrojaner und dessen Bedrohung derzeit kaum bis gar nicht erkennen.

Was in der Konsequenz bedeutet, dass Anwender erst einmal noch kritischer und vorsichtiger mit E-Mail-Anhängen umgehen sollten. Selbst mit denen, die aus einer vermeintlich vertrauenswürdigen Quelle stammen.

Um ganz sicher gehen zu können, dass Sie sich vor Locky bestmöglich schützen, folgt an dieser Stelle nochmals unsere Top 5 der wichtigsten Vorsichtsmaßnahmen:

1. Öffnen Sie E-Mail-Dateianhänge, vor allem die mit Endungen wie .DOC, .XLS und .ZIP, stets mit einer gesunden Portion Misstrauen.

2. Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, also am besten täglich. Denn nur so besteht die Möglichkeit, von Locky verschlüsselte und damit unbrauchbare Daten wieder herzustellen.

3. Stellen Sie sicher, dass die Macro-Einstellungen Ihrer Office-Anwendungen den empfohlenen Sicherheitseinstellungen entsprechen.

4. Installieren Sie auf allen Rechnern eine zuverlässige und erprobte Software, die Schädlinge wie Locky bestmöglich erkennt und beseitigt. Sorgen Sie dafür, dass diese stets auf dem neuesten Stand ist.

5. Verschlüsseln Sie Ihre Daten am besten mithilfe geeigneter Software-Werkzeuge wie ArchiCrypt Live. Damit hat Locky keinen Zugriff auf Ihren Datenbestand.

In diesem Videointerview, das ich mit Nicole Schimmelpfennig von der Deutschen Post geführt habe, spricht sie über den E-POST-Service, warum der sich auch für Juristen sehr gut eignet, warum die Deutsche Post mit der Firma Hülskötter zusammenarbeitet und dass Anwaltskanzleien mit dem E-POST-Dienst viel Geld sparen können.

Dabei macht sie unter anderem darauf aufmerksam, dass Anwälte und Juristen mithilfe des E-POST-Service ihre gesamte Korrespondenz sowohl auf herkömmlichen, also postalischem Weg, als auch in digitaler Form versenden und empfangen können. Das ist gerade für Kanzleien mit hohem Korrespondenzaufwand von Interesse, die damit nicht nur kostbare Zeit, sondern auch richtig Geld sparen können. Konkret bedeutet das Einsparpotential je nach Kanzlei von 30 bis 50 Prozent.

E-POST & Advoware: ein tolles Team

Schön ist laut Frau Schimmelpfennig auch die Integration des E-POST-Service‘ in unsere Kanzleisoftware Advoware. Damit lassen sich Briefe und Dokumente mit wenigen Mausklicks rechtssicher versenden – und das alles ohne das lästige Kleben von Briefmarken und das „Eintüten“ der Korrespondenz in die dafür vorgesehenen Umschläge.

Und dass die Deutsche Post die Firma Hülskötter als Partner für ihren E-POST-Service ausgewählt hat, freut uns natürlich ganz besonders. Was unter anderem mit unserer Digitalisierungslösung Advoscan Plus zu tun hat, mit der sich die analoge Eingangspost mit relativ geringem Aufwand digitalisieren und sogar den betreffenden Akten zuordnen lässt.

Und den Rest wie zum Thema Sicherheit erzählt Frau Schimmelpfennig am besten selbst. Na dann, Film ab!

Übrigens: Zum Thema E-POST tut sich bei Hülskötters gerade eine ganze Menge. Daher sollten Sie in den nächsten Tagen unbedingt Ihren Posteingangsordner in Sachen E-POST-Newsletter im Auge behalten. Da kommt etwas auf Sie zu!

Die Advoweb GmbH, der „Kopf“ hinter unserer Kanzleisoftware Advoware, hat das Update 4.1 für den sofortigen Download freigegeben.

Das bedeutet für Sie: Neue und verbesserte Funktionen sowie eine an Office 2010 angepasste Bedieneroberfläche, mit der sich Advoware noch komfortabler nutzen lässt als bisher. Zu den Highlights von Advoware 4.1 zählen folgende Verbesserungen bzw. Neuheiten:

Verbessert: Frisches Design der Bedieneroberfläche und einheitliche Schaltflächen. Unter dem Namen „Metro“ steht innerhalb von Advoware 4.1 eine neue Benutzeroberfläche zur Verfügung, die von der Anmutung her an die aktuellen Versionen von Microsoft Office erinnert. Damit soll erreicht werden, dass Anwender beim Programmwechsel von Advoware zu Word oder Outlook dasselbe „Look & Feel“ vorfinden und damit „unterbrechungsfreier“ arbeiten können.

Mit dieser Anpassung gehen auch die neuen Schaltflächen einher, denen ein frisches und einheitliches Design verpasst wurde. So wird ab sofort die Funktion „Neu“ mit einem grünen Kreuz belegt, „Löschen“ mit einem roten „X“, und so fort. Aber auch die aufgeräumte Programmstartleiste mit ihren erweiterten Filterfunktionen trägt zu einem verbesserten Bedienkomfort von Advoware bei.

Neu: der Abfragemanager für eigene Filterabfragen der Datenbank. Unter „Aktenverwaltung – Abfrage“ finden Sie in Advoware 4.1 den neuen Abfragemanager, der es mit wenigen Mausklicks erlaubt, eigene filterbezogene Suchfunktionen zu erstellen, die einem oder mehreren Kriterien folgen. Damit können Sie selbst die Advoware-Datenbank anhand beliebiger Suchkriterien automatisiert durchforsten, ohne jedes Mal unsere Supportabteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Mehr Infos dazu finden Sie im zugehörigen Blogbeitrag des Advoblogs.

Erweitert: Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben. Termine und Aufgaben lassen sich nach dem Update noch exakter einstellen, zudem kann eine Vorbereitungszeit eingeplant werden. Darüber hinaus werden diese Zeiten automatisch mit der Onlineakte und dem Smartphonekalender synchronisiert, sofern diese Zusatzmodule installiert sind. Außerdem lässt sich für Wiedervorlagen und Aufgaben eine Wiederholungsautomatik nutzen, wie man sie beispielsweise in Outlook kennt. Das ist sehr praktisch für das regelmäßige Überprüfen bestimmter Aufgaben.

Erweitert: Fremdsprachenunterstützung im Modul „Zeithonorar“. Falls Kanzleien Mandanten im Ausland betreuen, können mit Advoware 4.1 ab sofort die Honorarabrechnungen mit Bezeichnungen in der jeweiligen Landessprache erstellt werden. Hierzu hat die Advoweb bereits die wichtigsten englischsprachigen Begriffe eingefügt, diese Liste lässt sich bei Bedarf beliebig erweitern. Aber auch andere Sprachen können damit eingepflegt werden.

Neue Funktion: E-POST-Briefe mit Anhang versenden. Eine neue, nützliche Funktion bietet Advoware 4.1 allen E-POST-Anwendern. So kann einer E-Mail, die via E-POST rechtssicher und digital versendet werden soll, ein Anhang beigefügt werden. Zwar ist diese Funktion derzeit auf einen Anhang pro Mail begrenzt, allerdings können über die Aktengeschichte mehrere markierte PDF-Dokumente als „zusammengefasste Dokumente“ ausgewählt und angehängt werden.

Wichtiger Hinweis: Für das problemlose Versenden von PDFs via E-POST sollten Sie unbedingt darauf achten, die PDF-Dokumente im standardisierten PDF/A-Format zu speichern, wofür Microsoft Word 2010 oder neuer erforderlich ist!

Neue Terminkalenderfunktion: Mit „Auswärtstermine“ besser planen. Für die bessere Planbarkeit von Terminen bei Mandanten oder Gerichten sieht der Terminkalender von Advoware 4.1 eine neue Funktion namens „Auswärtstermine“ vor. Damit lassen sich auswärtige Termine in Kombination mit der zugehörigen Akte besser planen, indem die Anreisezeit zum bekannten Ziel in die Zeitplanung aufgenommen wird. Praktisch dabei ist auch die Möglichkeit, die zugrundeliegende Entfernung automatisch in die Auslagenerfassung zu übernehmen, was die Abrechnung erleichtert.

Neue Advoscan-Funktion: digitalisierte Dokumente per Volltextsuche nutzen. Die neue, separat installierbare Version von Advoscan (die Teil der Advoware Toolbox ist) erlaubt die Volltextsuche innerhalb von PDF-Dokumenten, die zuvor mithilfe der Advoscan-eigenen OCR-Software eingescannt wurden. Hierzu müssen auf der Serverseite in einer Datei namens „advoscan.ini“ möglicherweise bestimmte Parameter angepasst werden. Das gilt allerdings nur dann, wenn Sie nicht-deutschsprachige Dokumente erfassen und diese mit einer höheren Auflösung als 600 dpi scannen wollen.

Was noch fehlt: E-Mail-Client und beA-Anbindung. Der in Advoware integrierte E-Mail-Client muss noch ein wenig auf sich warten, da die Advoweb in Zusammenarbeit mit ihrer Community beschlossen hat, noch zwei funktionale Anpassungen vor der Bereitstellung der E-Mail-Software vorzunehmen. Das betrifft zum einen das Echtzeitverhalten von großen E-Mail-Konten und zum anderen das „Vorfiltern“ von Eingangspost innerhalb des standardmäßig genutzten E-Mail-Programms der Kanzlei (Microsoft Outlook, etc.), bevor diese im E-Mail-Client von Advoware „landet“.

Darüber hinaus hat die Advoweb bereits damit begonnen, die beA-konforme Schnittstelle zu evaluieren, die ihr seitens der BRAK Ende September zur Verfügung gestellt wurde. Eine Advoware-taugliche Anbindung an das beA-System wird daher erst in einer der nächsten Updates bereit stehen.

Für alle weiteren, sehr viel detaillierteren Infos zu Advoware 4.1 steht in der Download-Sektion auf advoware.de ein PDF-Dokument bereit, das Sie auf Ihren PC oder Ihr Tablet laden können.

Am 4. November 2016 findet im schönen Freiburg die Herbsttagung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement des Deutschen Anwaltvereins zum Thema Qualitätsmanagement statt. Und da wir als Exklusivpartner der Firma Advozon Kanzlei Konzept (AKK) dieses Thema bereits seit Anfang 2013 intensiv begleiten, hat uns die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement auf ihre Tagung eingeladen.

Diese Gelegenheit werden wir selbstverständlich nutzen und den anwesenden Anwälten und Anwältinnen die Vorzüge der Matrixzertifizierung näher bringen, so wie diese seit 2013 erfolgreich von der AKK praktiziert wird. Doch was erwartet die teilnehmenden Juristen sonst noch auf der Veranstaltung? Da hilft ein Blick ins Programm.

Programminhalte: Vom praktischen Nutzen eines QM-Systems und mehr

Nach einer kurzen Begrüßung folgt ein erster Übersicht der aktuellen QM-Systeme und was diese bewirken. Dann spricht Dominik Bach von e-consult über die Notwendigkeit, die eigene Kanzlei so mandantenorientiert wie möglich auszurichten. Ein weiteres Highlight der Herbsttagung wird sicherlich auch der Anwenderbericht von RA Jürgen Vogel sein, der ein QM-System in seiner Kanzlei einsetzt.

Nach der Mittagspause wird es noch praxisorientierter, indem unter anderem gemeinsam bestimmte Bewertungskritierien erarbeitet werden, aus dem ein Bewertungsbogen für den Einsatz in der eigenen Kanzlei entstehen soll.

Wer sich so intensiv mit der Gegenwart beschäftigt, sollte nicht den Blick in die Zukunft scheuen. Und so wird die wirtschaftliche Bedeutung eines funktionierenden QM-Systems für Anwaltskanzleien genauer beleuchtet.

Hülskötter mit QM-Zertifizierung, Advoliga und Onlineakte vor Ort

Genau das werden wir übrigens auch tun, und zwar innerhalb des Ausstellerbereichs, in dem wir mit drei Themen vertreten sind. Nur so viel vorab: Es handelt sich dabei um die Matrixzertifizierung der Firma Advozon Kanzlei Konzept (sic!), um das Exklusivnetzwerk Advoliga und eine ganz besondere Weiterentwicklung der Onlineakte. Dazu gibt es nächste Woche weitere Informationen. Seien Sie also schon gespannt auf mehr.

Ach ja: Anmelden können Sie sich für die Veranstaltung, indem Sie sich zunächst bei der Deutschen Anwaltsakademie registrieren oder direkt Ihre Anmeldedaten eingeben.

Die Digitalisierung von Anwaltskanzleien liegt uns besonders am Herzen. Denn mit jedem Arbeitsschritt, den Anwälte und Anwältinnen analog vollziehen, verpassen sie eine weitere Gelegenheit, die digitale Transformation ernsthaft umzusetzen und mitzugehen.

Daher haben wir uns mit der Deutschen Post zusammengeschlossen und bieten gemeinsam rund um den E-POST-Service bestimmte Dienstleistungen an. Eines davon ist eine zweiteilige FAQ-Liste, mit dessen Hilfe wir die häufigsten Fragen rund um den E-POST-Service aus Advoware-Anwendersicht beantworten wollen. Den zweiten Teil gibt es ebenfalls hier auf dem Blog, und das schon sehr bald.

Dass der E-POST-Service immer mehr Anwender überzeugt, hat die Veranstaltungsreihe gezeigt, die wir in diesem Sommer gemeinsam mit der Deutschen Post durchgeführt haben. Dort konnten wir zahlreiche Teilnehmer davon überzeugen, sich noch an Ort und Stelle für den E-POST-Dienst zu registrieren. Warum das eine gute Idee ist, konnte ich höchstpersönlich von Nicole Schimmelpfennig erfahren, mit der ich in München das verlinkte Videointerview geführt habe.

Gerne zeigen wir Ihnen auch in einem kurzen persönlichen Webinar, wie der E-POST-Service in Kombination mit Advoware funktioniert und welches Einsparpotenzial im E-POST-Dienst der Deutschen Post steckt. Rufen Sie uns gerne unter 02573-9393-0 an oder buchen Sie Ihr persönliches Webinar direkt online.

So, und für alle E-POST-Interessierten, die sich noch nicht ganz sicher sind, wie sie diesen Service in Kombination mit Advoware nutzen sollen, folgen jetzt die ersten 10 Fragen und Antworten:

Frage #1: Können E-POST-Briefe nur elektronisch zugestellt werden?

Frage #2: Welche Voraussetzungen sind für das Verschicken von E-POST-Briefen via Advoware erforderlich?

Frage #3: Werden E-POST-Dokumente bei Gericht rechtlich anerkannt?

Frage #4: Wie funktioniert der Versand aus Advoware heraus?

Frage #5: Wer darf E-POST-Briefe via Advoware versenden?

Frage #6: Kann man elektronisch verfasste Briefe mit einer Unterschrift versehen?

Frage #7: Wo kann ich meine empfangenen E-POST-Briefe abrufen?

Frage  #8: Erscheinen empfangene E-POST-Briefe automatisch in Advoware?

Frage  #9: Kann man den Empfang von elektronischen E-POST-Briefen deaktivieren?

Frage #10: Können meinen E-POST-Briefen Anhänge beigefügt werden?

Frage#1: Können E-POST-Briefe nur elektronisch zugestellt werden?

Verfügt der Empfänger einer E-POST-Mail über keine E-POST-Adresse oder keinen empfangsbereiten elektronischen Briefkasten, wird der elektronische Brief nach dessen Erhalt von der Deutschen Post ausgedruckt und per Postbote auf herkömmlichen Weg zugestellt. Besitzt der Empfänger eine empfangsbereite E-POST-Adresse bzw. elektronischen Briefkasten, kann ein E-POST-Brief selbstverständlich auch rein elektronisch zugestellt werden.

Frage #2: Welche Voraussetzungen sind für das Verschicken von E-POST-Briefen via Advoware erforderlich?

Hierfür sind folgende Schritte auszuführen:

1. Der Kanzlei-Inhaber registriert sich für den E-POST-Dienst bei der Deutschen Post, um in den Besitz einer gültigen E-POST-Adresse zu kommen.

2. Die Zugangsdaten des E-POST-Kontos hinterlegen Sie in den Grundeinstellungen unter dem Punkt Zusatzmodule – E-POST. Wenn Sie diesen anwählen, können Sie dort ihre E-POST Adresse mit dem gewählten Passwort hinterlegen.

3. Stellen Sie ein, welche Anschreibenarten in Ihrer Kanzlei über die E-POST-Schnittstelle versendet werden können. Gehen Sie hierfür in den Grundeinstellungen auf Aktenverwaltung und dann auf den Punkt Postausgang. Setzen Sie innerhalb der Option Versendungsarten den Haken in der Spalte E-POST bei den Anschreiben, die über die E-POST-Schnittstelle versendet werden dürfen.

4. Ebenso sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wer innerhalb Ihrer Kanzlei E-POST Briefe versenden darf. Der Administrator Ihres Advoware-Systems kann in den Grundeinstellungen Ihrer Advoware-Installation einstellen, welcher Nutzer das E-POST Symbol im Postausgang angezeigt bekommt.

5. Der Kanzleibriefkopf muss den E-POST-Standards angepasst werden. Wichtig ist, dass der Briefkopf bestimmte Sperrflächen auf dem Briefkopf frei lässt und Grafiken auf Ihrem Briefkopf im CMYK-Farbraum gespeichert sein müssen.

Generell sollten Sie beachten, dass aufgrund des Druckverfahrens seitens der Deutschen Post beim Ausdruck der E-POST-Briefe kein randloser Druck erfolgen kann. Sollten Sie in Ihrem Briefkopf eine randlose Grafik haben, sollten Sie mit Ihrer Grafikagentur überlegen, wie Sie den Briefkopf für den E-POST-Versand anpassen können. Weitere Details zur Anpassung des Briefkopfes finden Sie im Benutzerhandbuch des E-POST-Mailers. Dieses Dokument können Sie auf der zugehörigen E-POST-Webseite herunterladen.

5. Alle vorgesehenen Anwender sollten für den Umgang mit der E-POST-Funktion in Advoware geschult werden.

Frage #3: Werden E-POST-Dokumente bei Gericht rechtlich anerkannt?

Ja, denn das OLG Hamm hat am 4. April 2016 beschieden, dass der Versand von bestimmenden Schriftsätzen über das Medium E-POST zulässig ist. Hierzu ein Auszug aus dem Beschluss des OLG Hamm:

„… Der von dem Beschwerdeführer genutzte E-Post-Brief genügt jedoch den Anforderungen, die von der höchstrichterlichen Rechtsprechung für ein schriftliches Dokument, welches durch ein modernes Fernkommunikationsmittel übermittelt wird, aufgestellt worden sind. Gegenstand dieser Rechtsprechung war die Übermittlung bestimmender Schriftsätze per Telegramm, Fernschreiber und schließlich per Fax, also auf Kommunikationswegen, bei denen das zum Gericht gelangende Schriftstück ebenso wie beim E-Post-Brief keine eigenhändige Unterschrift des Absenders trägt. …“

Den gesamten Beschluss finden Sie auf der verlinkten Webseite.

Frage #4: Wie funktioniert der Versand aus Advoware heraus?

1. Um aus Advoware heraus Dokumente per E-POST verschicken zu können, erstellen Sie zunächst Ihre Anschreiben/Dokumente wie gewohnt über die Funktion Anschreiben. Die Anschreibenfunktion finden Sie in Advoware wie gewohnt über das Kontextmenü der rechten Maustaste, wenn Sie in der Akte auf einen Aktenbeteiligten klicken. Wie Sie in Advoware Anschreiben erstellen, können Sie sich als Advoware-Kunde der Firma Hülskötter in unserer Onlineakademie ansehen.

2. Sobald Sie das Dokument über die Advoware-Schnittstelle in Word zur Akte speichern, öffnet sich ein Dialogfenster. Hier können Sie angeben, dass Sie das Dokument per E-POST versenden möchten, ebenso können Sie Anhänge aus der Aktengeschichte oder vom Computer anfügen.

3. Weitere Einstellungen (duplex/simplex Druck, Einschreiben, farbig/schwarz-weiß Druck) können Sie vor dem Versand im Dialogfenster für die E-POST vornehmen.

4. Den E-POST-Versand nehmen Sie nach Kontrolle des Dokuments direkt aus dem Postausgang vor. Nach Prüfung des Dokumentes müssen Sie den Status zunächst auf „freigegeben“ setzen und dann den gelben E-POST-Button betätigen. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie erneut auswählen können, welche Briefe über die E-POST-Schnittstelle versendet werden sollen. Soll der Versand initiiert werden, klicken Sie auf „Übertragung starten“. Das Porto wird für Sie automatisch berechnet und in der jeweiligen Akte als Auslage hinterlegt. 

Frage #5: Wer darf E-POST-Briefe via Advoware versenden?

Innerhalb der Grundeinstellungen von Advoware können die Benutzergruppen bestimmt werden,  die elektronische Briefe mithilfe der E-POST-Schnittstelle von Advoware versenden dürfen. Die Einstellungen zu den Benutzergruppen finden Sie in den Grundeinstellungen unter dem Punkt Kanzleiorganisation.

Frage #6: Kann man elektronisch verfasste Briefe mit einer Unterschrift versehen?

Ja, man kann. Dies geschieht idealerweise während des Korrekturlesens eines Briefs. Öffnen Sie hierzu das Dokument in Word und fügen Sie über die Advoware-Word-Schnittstelle Ihre Signatur hinzu. Alternativ können Sie Dokumente mit einer qualifizierten Signatur versehen, sofern Sie ein geeignetes Kartenlesegerät und eine Signaturkarte besitzen. Informationen zu geeigneten Kartenlesegeräten finden Sie in der Advoware-Hilfe unter dem Punkt „Hilfe zum Elektronischen Rechtsverkehr“.

Frage #7: Wo kann ich meine empfangenen E-POST-Briefe abrufen?

Sobald Sie einen E-POST-Brief erhalten, werden Sie darüber kostenlos per SMS informiert. Ihre empfangenen Briefe befinden sich im Posteingang des kostenlosen Zusatzprogramms E-POST MAILER. Den E-POST MAILER können Sie von der zugehörigen Webseite auf Ihren PC laden und dort installieren. Sollten Sie Fragen zur Installation und Bedienung des E-POST MAILERS haben, setzen Sie sich bitte mit der Servicehotline der Deutschen Post in Verbindung oder erkundigen sich im Hilfe-Bereich der Deutschen Post.

Frage  #8: Erscheinen empfangene E-POST-Briefe automatisch in Advoware?

Nein, diese erscheinen derzeit noch nicht automatisch in Advoware. Sollten Sie allerdings das Zusatzmodul AdvoScan Plus nutzen, können Sie Ihre Briefe mit wenigen Handgriffen einscannen und der jeweiligen Akte zuordnen lassen. Eine ordnungsgemäße Zuordnung setzt eine korrekte Referenzierung aktenspezifischer Daten auf der Eingangspost voraus, da die Daten auf dem Brief während der Zuordnung mit den Daten Ihrer Advoware-Datenbank verglichen werden. Für weitere Informationen zum Modul AdvoScan Plus steht Ihnen unser Beraterteam gerne zur Verfügung.

Frage  #9: Kann man den Empfang von elektronischen E-POST-Briefen deaktivieren?

Grundsätzlich bleibt es jedem Inhaber einer E-POST-Adresse überlassen, ob er sich in das  E-POST-Verzeichnis der Deutschen Post eintragen lässt oder nicht. Zusätzlich kann man den Empfang von E- POST-Briefen steuern, indem man die E-POST-Adresse der Kanzlei auf dem Briefbogen bekannt gibt oder nicht.

Insbesondere zu Beginn empfiehlt es sich, erst einmal nur den Postausgang zu digitalisieren. Sind diese Prozesse in der Kanzlei etabliert, sollte man auch den Posteingang schrittweise digitalisieren und seinen Mandanten und anderen Kontakten die kanzlei-bezogene E-POST-Adresse mitteilen.

Falls Sie dahingehend weitere technische Fragen haben, die das E-POST System betreffen, bitten wir Sie mit dem Kundenservice der Deutschen Post AG Kontakt aufzunehmen.

Frage #10: Können meinen E-POST-Briefen Anhänge beigefügt werden?

Ja, Sie können Ihren digitalen E-POST-Briefen jeweils ein Dokument über Advoware beifügen. Falls Sie mehrere Anhänge einem Brief zuordnen möchten, erreichen Sie dies momentan nur mithilfe eines „Kniffs“: Fassen Sie die gewünschten Dokumente in der Aktengeschichte zu einem einzigen Dokument zusammen und hängen Sie dieses Ihrem Brief an. Diese Funktion wird in einem der nächsten Advoware-Updates erweitert.

Wie die Bundesrechtsanwaltskammer per Pressemeldung brandaktuell verlauten lässt, haben sich die zuständigen Institutionen und Personen bei der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) auf ein neues Startdatum geeignet.

Dieses ist terminiert auf den 29. September 2016. Ab diesem Tag wird allen rund 165.000 zugelassenen Anwältinnen und Anwälten in Deutschlang der Zugriff auf das beA gewährt. Darüber hinaus werden laut Pressemeldung auch die etwa 300.000 Kanzleimitarbeiter und -mitarbeiterinnen Zugriff auf das digitale Postfach Zugriff gewährt bekommen.

Bis dahin ist noch ein ganze Menge zu tun. Dazu gehört vor allem die Beantragung der beA-Karte, die für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr zwingend erforderlich ist. Diese bekommt man direkt bei der BRAK.

Doch nicht nur die formalen Bedingungen sollte eine Kanzlei erfüllen, sondern auch den gesamten Workflow der Kanzlei sollte auf ihre digitale Tauglichkeit hin untersucht werden. Dazu gehört unter anderem der Einsatz einer passenden Kanzleisoftware, die das beA am besten direkt integriert.

Darüber hinaus sollte die gesamte technische Infrastruktur der Kanzlei auf einen reibungslosen Zugriff auf das beA abgestimmt sein. Auch hierbei können wir Ihnen helfen, indem wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Hardware- und Software-Ausstattung auf ihre beA-Kompatibilität überprüfen.

Am besten vereinbaren Sie mit uns einen Termin, damit wir Sie beim Umstieg auf den digitalen Rechtsverkehr mithilfe des beA bestmöglich unterstützen können. Oder Sie laden sich zunächst einmal unseren beA-Ratgeber auf Ihren Rechner, um sie damit kundig zu machen in Sachen beA.

Unsere Exklusivpartnerschaft mit der Deutschen Post zum Thema E-POST-Service wurde bereits von zahlreichen Kunden äußerst positiv aufgenommen. Das belegen vor allem die zahlreichen Anmeldungen für die 20-minütige, kostenlose Telefonberatung und die damit verbundenen Registrierungen zum E-POST-Dienst.

Das hat zum einen mit dem gestiegenen Sicherheitsbedürfnis vieler Anwälte zu tun, ist zum anderen aber auch dem Umstand geschuldet, dass sich die gesamte Korrespondenz via E-POST direkt aus Advoware heraus erledigen lässt. Damit tauchen aber auch zwangsläufig Fragen unserer Kunden auf, die mehr wissen möchten zum E-POST-Service  und wie sich dieser mit Advoware am besten nutzen lässt.

Daher haben wir einen Frage- und Antwortkatalog zusammengestellt, mit dessen Hilfe wir Ihnen die wichtigsten Fragen auch noch einmal zum Nachlesen geben möchten. Die ersten zehn Fragen haben wir Ihnen bereits in unserem ersten Teil der Serie beantwortet.. Im vorliegenden Blogbeitrag sind die Fragen 11 bis 20 an der Reihe. Für einen schnellen Zugriff auf Ihr ganz persönliches Anliegen klicken Sie bitte auf den jeweiligen Eintrag.

Frage #11: Welche maßgeblichen Vorteile bietet der E-POST-Service gegenüber dem herkömmlichen Postversand?

Frage #12: Wie viele E-POST-Adressen stehen mir zur Verfügung?

Frage #13: Kann ich für E-POST-Briefe den Dreifachdruck von Advoware nutzen?

Frage # 14: Wie stellt die Deutsche Post sicher, dass meine Daten beim elektronischen und klassischen Versand nicht mitgelesen werden können?

Frage # 15: Wo und wie sehe ich, dass meine Briefe erfolgreich via Advoware-E-POST-Schnittstelle versendet werden?

Frage # 16: In welchen Formaten müssen E-POST-Anhänge vorliegen?

Frage # 17: Gibt es eine maximale Seitenanzahl für E-POST-Briefe?

Frage # 18: Wie bekomme ich eine Empfangsbestätigung?

Frage # 19: Kann ich Einschreiben auch direkt aus Advoware verschicken?

Frage # 20: Wie kann ich mich auf die Registrierung für den E-POST-Service vorbereiten?

Frage #11: Welche maßgeblichen Vorteile bietet der E-POST-Service gegenüber dem herkömmlichen Postversand?

Der Einsatz des E-POST-Service via Advoware bietet im Vergleich mit der herkömmlichen, postalischen Korrespondenz zahlreiche Vorteile:

1. Die Postlauf-bezogenen Arbeitsprozesse müssen nicht umgestellt werden und werden darüber hinaus deutlich vereinfacht, da fast die gesamte postalische Korrespondenz direkt aus Advoware heraus abgewickelt werden kann. Ausgenommen sind hiervon allerdings zum Beispiel Dokumente insbesondere aus dem Notariat, die eine Originalunterschrift benötigen.

2. Damit entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte wie das Drucken, Kuvertieren und Freimachen der Versendungen. Dies spart viel Zeit in Ihrer Kanzlei, die Ihre Mitarbeiter für andere Arbeit nutzen können.

3. Aus diesem und anderen Gründen sinken im Vergleich zum klassischen Brief die Kosten für die E-POST-Korrespondenz erheblich. Hier spielen vor allem Material-, Zeit- und Personalkosten eine Rolle, aber auch das Porto fällt für E-POST-Briefe niedriger aus als für herkömmliche Briefsendungen.

Kostenvergleich herkömmlicher Brief vs. E-POST-Brief (ohne Vorsteuerabzug). Die Kosten des klassischen Briefs sind geschätzt und dienen als Kalkulationsbasis.

Frage #12: Wie viele E-POST-Adressen stehen mir zur Verfügung?

Als Geschäftskunde können 50 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer angelegt werden sowie zusätzlich drei Postfächer für Administratoren. Die Postfächer werden stets nach dem Schema info@kanzleiname.epost.de angelegt.

Benötigen Sie dazu weiterführende Beratung, dürfen Sie gerne das Service Team der Deutschen Post oder das nächstgelegene Direktmarketing-Center kontaktieren.

Frage #13: Kann ich für E-POST-Briefe den Dreifachdruck von Advoware nutzen?

Zur Zeit  ist es leider nicht möglich, den Dreifachdruck von Advoware direkt über die E-POST-Schnittstelle zu versenden, da der Dreifachdruck anders gespeichert wird als herkömmliche Anschreiben. Falls sich hier Neuerungen ergeben, halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden.

Tipp: Sie können die beglaubigte Kopien und Abschriften als Anhang mit Ihrem herkömmlichen Anschreiben versenden. Dafür führen Sie die Dokumente über die Funktion „Dokumente zu einem zusammenführen“ in der Aktengeschichte zusammen und wählen das gewünschte Dokument dann als Anhang aus.

Frage # 14: Wie stellt die Deutsche Post sicher, dass meine Daten beim elektronischen und klassischen Versand nicht mitgelesen werden können?

Ihre elektronischen Daten werden während Versands sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung im Portal verschlüsselt und erst beim Öffnen des Empfängers entschlüsselt.

Während des hybriden Versands werden Ihre Daten in einem Druckzentrum verarbeitet. Das heißt, die Briefe werden vollautomatisch gedruckt, gefalzt und kuvertiert. Das System, mit dem Ihre Briefe gedruckt werden, ist ein geschlossenes Druckersystem und nur im Störungsfall greifen hierfür autorisierte Mitarbeiter ein.

Sämtliche Mitarbeiter, die im Druckzentrum arbeiten, wahren selbstverständlich das Postgeheimnis im Sinne des §39 Postgesetz und das Datengeheimnis gemäß §5 Bundesdatenschutzgesetz.

Frage # 15: Wo und wie sehe ich, dass meine Briefe erfolgreich via Advoware-E-POST-Schnittstelle versendet werden?

Sie können anhand des Status Ihres Briefes im Advoware-Postausgang sehen, ob er versendet wurde oder ob er noch kontrolliert und für den Versand freigegeben werden muss. Ist der Brief über die E-POST-Funktion in Advoware versendet worden, wird der Status automatisch auf Versendet geändert. Zusätzlich können Sie in Ihrem persönlichen E-POST-Portal der Deutschen Post nachsehen, ob ihr Brief versendet wurde.

Frage # 16: In welchen Formaten müssen E-POST-Anhänge vorliegen?

Um gewährleisten zu können, dass Ihre Anlagen auch in gedruckter Form bei dem jeweiligen Empfänger ankommen, müssen Anhänge Ihrem E-POST-Anschreiben im JPEG- oder PDF-Format beigefügt werden. Denn nur diese Dateien können im Druckzentrum verarbeitet und gedruckt werden. Generell sollten Sie für Ihre E-POST-Anhänge folgende Dinge beachten:

• Das Dateiformat muss JPEG oder PDF sein.

• Als Seitengröße ist DIN A3 zulässig. Der Ausdruck Ihres Anhangs erfolgt allerdings im DIN A4-Format.

• Die Anhänge können schwarz-weiß oder farbig gedruckt werden. Beachten Sie bitte, dass farbige Ausdrücke höhere Versandkosten verursachen.

• Es werden nur die Schriftarten Arial, Courier New, Verdana und Times New Roman unterstützt.

• Werden Briefe über den E-POST-Service in gedruckter Form  zugestellt, kann aus technischen Gründen nicht randlos gedruckt werden. Daher sollten Sie Seitenränder von 2,5 mm für oben, unten und rechts und 12 mm für links einhalten. Sollten Ihre Seitenränder von den vorgegebenen Werten abweichen, werden Bilder und Texte an die Seitengröße angepasst.

• Zu jedem Anhang, den Sie versenden möchten, müssen Sie mindestens ein 1-seitiges Anschreiben verfassen. Separate Anhänge können über den E-POST Service nicht versendet werden.

Die Informationen basieren auf den Angaben aus dem E-POST-Serviceportal für Geschäftskunden (Stand: 31.10.2016). Bitte prüfen Sie regelmäßig, ob sich Änderungen für Anhänge ergeben haben.

Frage # 17: Gibt es eine Seitenbegrenzung für E-POST-Briefe?

Ja, die gibt es. Ein E-POSTBRIEF kann maximal 94 Seiten umfassen. Dabei werden bis zu 3 Blätter als Standardbrief versendet, vier bis neun Blätter als Kompaktbrief und zehn und mehr Blätter als Großbrief. Abhängig von der Anzahl der Seiten und ob Sie ihre Briefe farbig oder schwarzweiß drucken lassen, variieren die Portokosten.

Frage # 18: Bekomme ich eine Empfangsbestätigung meiner E-POST-Briefe?

Eine Empfangsbestätigungsfunktion ähnlich wie bei E-Mails gibt es bei der E-POST nicht. Sie haben aber die Möglichkeit, ein Anschreiben als Einschreiben mit Empfangsbestätigung zu versenden. Wie bei einem herkömmlichen Einschreiben mit Empfangsbestätigung muss der Empfänger den Empfang des Briefes dann quittieren. Die Empfangsbestätigung wird Ihnen zusätzlich zur Versand- und Zustellbestätigung gesondert zugeschickt.

Frage # 19: Kann ich Einschreiben auch direkt aus Advoware verschicken?

Mit dem Update Advoware 4.1 haben Sie die Möglichkeit, Einschreiben aus Advoware heraus zu verschicken. Dafür geben Sie im letzten Schritt vor dem E-POST-Versand in den Optionen an, ob Sie dieses Schreiben als Einschreiben mit Empfangsbestätigung verschicken möchten. Neben dieser Option können Sie zudem wählen, ob Ihr Brief zum Beispiel per Farbdruck oder beidseitig bedruckt verschickt werden soll.

Frage # 20: Wie kann ich mich auf die Registrierung für den E-POST-Service vorbereiten?

Als Geschäftskunde halten Sie für eine möglichst schnelle E-POST-Registrierung folgende Unterlagen und Informationen bereit:

• Im Falle eines existierenden Registerauszugs (Handelsregister, etc.) halten Sie bitte Registernummer, den Ort sowie die persönlichen Daten der gesetzlichen Unternehmensvertreter bereit.

• Falls Sie schon Kunde bei der Deutschen Post sind, benötigen Sie für die Registrierung Ihre Kundennummer (EKP-Nummer).

• Darüber hinaus sollten Sie die Kontaktdaten der Person dabei haben, die in Ihrer Kanzlei die Administration für das E-POST-Portal übernehmen soll. Wichtig sind hierfür das Geburtsdatum, die Adresse und die Mobilfunknummer Ihres Administrators.

• Die Kontaktdaten des Ansprechpartners in Ihrer Kanzlei, falls der Kundenservice der Deutschen Post Rückfragen hat.

• Ihre Zahlungsdaten.

Das digitale juristische Zeitalter hat begonnen.

Nachdem am vergangenen Freitag der Anwalts­ge­richtshof Berlin die einst­wei­ligen Anord­nungen gegen die BRAK aufge­hoben hat, steht heute ab sofort für jeden bereits angemeldeten Juristen die Webseite www.bea-brak.de zum sicheren Austausch digitaler Dokumente zur Verfügung.

Verpflichtend wird die Nutzung des beA zwar erst zum 1.1.2018, trotzdem ist es eine gute Idee, sich schon heute mit dem Thema besonderes elektronisches Anwaltspostfach zu beschäftigen. Gerne helfen wir Ihnen dabei.

Die Voraussetzungen sind für die Teilnahme am beA erforderlich 

Für die Teilnahme am beA ist zunächst eine Signaturkarte erforderlich, die Sie bei der Bundesnotarkammer auf der Webseite bea.bnotk.de anfordern können. Hierfür benötigen Sie Ihre SAFE-ID, die Sie bei Ihrer Rechtsanwaltskammer erfragen können, falls Ihnen diese nicht bekannt ist. Auf dieser beA-Karte sind Ihre persönlichen Daten vermerkt. Sie dient zur Erstanmeldung und kann auch für die tägliche Anmeldung im laufenden Kanzleialltag genutzt werden. Bei der Bundesnotarkammer können Sie auch das Kartenlesegerät sowie weitere Karten bestellen, falls erforderlich.

Sobald Sie die beA-Karte und das Lesegerät erhalten haben, gehen Sie auf die Webseite www.bea-brak.de und laden zunächst eine Sicherheitssoftware auf Ihren Rechner. Diese ist für die Betriebssysteme Windows, macOS und Linux erhältlich. Die Download-Links befinden sich ganz am Ende der Webseite. Die Software ist für das Ver- und Entschlüsseln als auch das Signieren Ihrer digitalen Nachrichten zuständig.

Nach der Installation melden Sie sich mithilfe Ihrer Zugangsdaten und Ihrer beA-Karte samt PIN auf der beA-Seite an Dort können Sie Ihr persönliches Postfach einrichten und Ihre Mail-Adresse hinterlegen. Auf diesem Weg versenden und empfangen Sie künftig Ihre elektronische Post via beA.

Die rechtlichen Konsequenzen der beA-Teilnahme

Zwar müssen Anwälte und Anwältinnen erst ab dem 1.1.2018 verpflichtend das beA nutzen, wer damit freiwillig vor diesem Stichtag beginnt, muss die Posteingänge via beA gegen sich gelten lassen. Um kund zu tun, dass Sie künftig mithilfe des beA kommunizieren werden, stehen Ihnen diverse Kanäle zur Verfügung. Das kann Ihre Kanzlei-Webseite sein oder der Briefkopf Ihrer Kanzlei oder Ihre Profilseite innerhalb der Anwaltsauskunft.

Wann ist die Kanzleisoftware Advoware bereit für beA?

Der Startschuss für das beA bedeutet natürlich auch für unsere Kunden eine neue Zeitrechnung, und wir wollen Sie dabei bestmöglich unterstützen. Hierbei steht vor allem unsere Kanzleisoftware Advoware im Vordergrund, die so schnell wie möglich beA-tauglich sein wird. Sobald die Advo-web das hierfür notwendige Update bereitstellt, informieren wir Sie selbstverständlich sofort darüber.

Seit dem 28. November 2016 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle zugelassenen Anwälte und Anwältinnen in Deutschland eingerichtet.

Damit beginnt hierzulande eine neue digitale Zeitrechnung, da künftig Dokumente zwischen Anwälten und Behörden auf dem elektronischen Weg ausgetauscht werden können.

Doch solch eine fundamentale Umstellung ruft zahlreiche Fragen auf, die sich Rechtsanwälte und Juristen zurecht stellen. Daher haben wir von der Firma Hülskötter die häufigsten Fragen in Form dieser FAQ-Liste zusammengetragen und beantwortet. Damit Sie genau wissen, was in Sachen beA auf Sie zukommt. Und falls Ihre Fragen damit nicht beantwortet werden können, dürfen Sie uns gerne anrufen. Wir helfen Ihnen, den Überblick im beA-Dickicht zu bewahren.

FAQ „besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)“

Wie funktioniert das beA eigentlich?

Wie komme ich an mein persönliche beA-Postfach?

Wie kann ich das beA zur Zeit nutzen?

Was kostet meine Kanzlei die Teilnahme am beA?

Welche Gerichte sind derzeit via beA erreichbar?

Bekomme ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes beA?

Welche technischen Voraussetzungen muss ich für die Teilnahme am ERV via beA erfüllen?

Bin ich ab sofort zur Teilnahme am beA verpflichtet?

Wie sollte ich meine Teilnahme am ERV via beA kommunizieren?

Wie sicher ist der Datenaustausch via beA?

Was bringt mir der ERV via beA eigentlich?

Wie sieht der Zeitplan für den ERV via beA aus?

Worin unterscheiden sich die einzelnen beA-Karten?

Was ist der Unterschied zwischen der beA-Karte „Signatur“ und dem beA-Softwarezertifikat?

Kann ich die Kanzleisoftware Advoware bereits mit meinem beA nutzen?

Wie funktioniert das beA eigentlich?

Im Grunde funktioniert das beA wie ein herkömmliches E-Mail-Programm, mit dem Unterschied, dass dort nur Nachrichten mit Anwälten und Behörden ausgetauscht werden können, und das hochverschlüsselt und damit sehr sicher. Darüber hinaus bietet das beA zahlreiche Funktionen, die Programme wie Microsoft Outlook nicht bieten. Dazu gehört unter anderem ein Rechteverwaltungssystem, mit dessen Hilfe den Mitarbeitern der Kanzlei bestimmte Rechte eingeräumt werden können.

Das beA besteht aus einem Postein- und -ausgang, kann zahlreiche Ordner aufweisen und bietet ein virtuelles Kanzleipostfach, das sich für jeden einzelnen Mitarbeiter anpassen lässt. Damit bekommt jeder nur die Nachrichten angezeigt, die für ihn oder sie relevant sind.

Sehr komfortabel ist auch das automatisierte Mahnverfahren, das in das beA integriert ist. Damit wird das beA das EGVP ablösen, das bis dato diese Funktion übernommen hat. Das EGVP kann parallel zum beA bis zum 1.1.2018 genutzt werden, der Anwendersupport für den EGVP-Client endet allerdings zum 31.12.2016.

Wie komme ich an mein persönliche beA-Postfach?

Hierzu verzweigen Sie auf die Webseite der Bundesnotarkammer (bea.bnotk.de) und beantragen mithilfe Ihrer SAFE-ID den Zugang zu Ihrem beA-Konto, das bereits für Sie eingerichtet ist. Falls Sie Ihre SAFE-ID nicht kennen: Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer kann Ihnen hierzu die nötige Auskunft erteilen.

Wie kann ich das beA zur Zeit nutzen?

Geplant ist, dass spätestens bis zum 1.1.2020 sämtliche Gerichtsbarkeiten der Disziplinen Ziviles, Arbeit, Finanzen, Soziales und Verwaltung elektronisch über das beA erreichbar sind. Darüber hinaus wird es ein Schutzschriftenregister geben, in dem ebenfalls via beA Schutzschriften hinterlegt werden können. Von Anfang an sind alle Rechtsanwaltskammern über das beA erreichbar, und natürlich erfolgt die digitale Kommunikation zwischen Anwälten darüber.

Die elektronische Kommunikation mit Ihren Mandanten ist via beA derzeit nicht vorgesehen. Falls Sie daran interessiert sind, Ihre Korrespondenz genauso sicher und komfortabel mit Ihrer Mandantschaft abzuwickeln wie mithilfe des beA, sollten Sie mit uns reden. Wir bieten für diese Zwecke eine geeignete Lösung, wie zum Beispiel die E-POST Schnittstelle in Advoware.

Was kostet meine Kanzlei die Teilnahme am beA?

Derzeit plant die BRAK einen jährlichen Beitrag von 65 bis 70 Euro pro beA. Darüber hinaus kommen weitere Kosten auf Sie zu. Das betrifft die verschiedenen beA-Karten, die es in den Varianten Basis (29,90 Euro pro Jahr), Signatur (49,90 Euro pro Jahr) und Mitarbeiter (12,90 Euro pro Jahr) gibt. Die Karten können mit einer Mindestvertragslaufzeit von 2 Jahren ausschließlich bei der Bundesnotarkammer auf der eigens eingerichteten bea-Webseite bestellt werden.

Außerdem kostet das Software-Zertifikat pro Rechner 4,90 Euro, falls Sie auch unterwegs Ihre beA-Nachrichten empfangen und versenden wollen. Das passende beA-Kartenlesegerät beläuft sich auf 129,90 Euro oder 59,90 Euro, je nach Komfort und Funktionen. Bestellen können Sie diese beA-Zutaten unter der Internetadresse bea.bnotk.de/bestellung. Sämtliche Preise sind Nettopreise, also exklusive der Umsatzsteuer.

Welche Gerichte sind derzeit via beA erreichbar?

Aktuell sind der Bundesgerichtshof (Zivilgerichtsbarkeit), das Bundessozialgericht, der Bundesfinanzhof und das Bundesverwaltungsgericht bereits über das beA erreichbar. Das Bundesverfassungsgericht hingegen nicht, da die Verfassungsgerichtsbarkeit vom ERV-Gesetz ausgenommen ist. Auf Landesebene sind noch nicht alle Gerichte elektronisch erreichbar, das variiert je nach Bundesland. Allerdings laufen die Vorbereitungen, auch sämtliche Landesgerichte für den ERV via beA fit zu machen.

Bekomme ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes beA?

Nein, nur eingetragene Rechtsanwälte und Juristen bekommen ihr eigenes beA. Falls Kanzleimitarbeiter auf das elektronische Postfach des Anwalts oder der Anwältin zugreifen sollen, benötigt er hierfür entweder eine eigene Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat, das auf dem beA-Rechner hinterlegt ist.

Welche technischen Voraussetzungen muss ich für die Teilnahme am ERV via beA erfüllen?

Für die Teilnahme am Elektronischen Rechtsverkehr via beA sind folgende Voraussetzungen erforderlich:

Eine einmalige Anmeldung, die über die Webseite https://bea.bnotk.de/ erfolgt. Sobald das geschehen ist, muss auf dem Rechner, auf dem das beA eingerichtet werden soll, eineSoftware installiert werden, die sich vor allem um das Ver- und Entschlüsseln der Nachrichten kümmert. Diese steht auf der Webseite www.bea-brak.de zum Download bereit. Es werden die Betriebssysteme Microsoft Window, Linux und Apple macOS unterstützt. Anschließend kann man sich mithilfe der beA-Karte und einem passenden Kartenlesegerät am beA anmelden.

Des weiteren sollte die Kanzlei-IT für den elektronischen Datenaustausch via beA vorbereitet sein. Hierfür ist vor allem eine leistungsfähige Internetleitung erforderlich, die den Datentransfer optimal unterstützt. Darüber hinaus sollte der beA-PC den Mindestanforderungen moderner Rechner entsprechen und es sollte ein aktueller Webbrowser genutzt werden. Dazu listet die BRAK folgende Varianten auf: Internet Explorer ab Version 11, Firefox ab Version 27, Google Chrome ab Version 30 und Safari ab Version 7. Microsoft Edge (Windows 10) ist derzeit laut BRAK nicht beA-tauglich.

Falls Sie genau wissen wollen, ob Ihre Kanzlei-IT den Anforderungen des ERV via beA entspricht, dürfen Sie gerne mit uns einen telefonischen Beratungstermin vereinbaren. Damit können wir gemeinsam herausfinden, ob Ihre IT-Infrastruktur fit für beA ist.

Bin ich ab sofort zur Teilnahme am beA verpflichtet?

Nein, das sind Sie nicht. Die am 23.09.2016 verabschiedete Rechtsanwaltsverzeichnis- und Postfachverordnung (RAVPV) sieht einen Testzeitraum für das beA vor, der am 31.12.2017 endet. Damit müssen Sie das beA erst zum 1.1.2018 verpflichtend nutzen. Sobald Sie allerdings gegenüber den Gerichten kommunizieren, dass Sie Ihr beA aktiv für den Nachrichtenaustausch einsetzen, müssen Sie diese Form der Korrespondenz gegen sich geltend machen lassen. Überlegen Sie also genau, ob Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kanzlei-IT bereits auf das digitale Kommunikationszeitalter vorbereitet sind.

Wie sollte ich meine Teilnahme am ERV via beA kommunizieren?

Hierfür stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung. Das kann Ihre Kanzlei-Webseite sein, der Briefkopf Ihrer Kanzlei oder Ihre Profilseite innerhalb der Anwaltsauskunft. Falls Sie Advoware nutzen und Ihren Briefkopf entsprechend anpassen lassen wollen, dürfen Sie uns gerne anrufen oder eine E-Mail schreiben. Gegen einen kleines Honorar helfen wir Ihnen gerne dabei.

Wie sicher ist der Datenaustausch via beA?

Da die anwaltlichen Daten das höchste Gut einer Kanzlei darstellen, garantiert die BRAK eine höchstmögliche Sicherheit beim Austausch von Daten über das beA. Das beginnt mit der sicheren Anmeldung, geht über die abhörsichere Nachrichtenübermittlung und endet beim zuverlässigen Empfang der Daten.

Hierfür kommt vor allem die sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Einsatz. Diese garantiert, dass niemand anderes als Sie und der Empfänger Ihrer Nachrichten Zugriff auf die Daten hat. Dies wird einerseits durch den Einsatz der beA-Karten und -Zertifikate sichergestellt, andererseits sorgt ein Nachrichtenjournal dafür, dass jederzeit nachgewiesen werden kann, dass die Nachrichten rechtzeitig und zuverlässig zugestellt wurden. Selbstverständlich befinden sich sämtliche beA-Rechnersysteme auf deutschem Hoheitsgebiet und unterliegen damit dem BDSG.

Was bringt mir der ERV via beA eigentlich?

Der Elektronische Rechtsverkehr mittels beA macht endlich Schluss mit Aktenstapeln, mit lästigen Postgängen und dem Kuvertieren und Versenden von Dokumenten. Damit erfolgt die Korrespondenz mit Anwaltskollegen und den teilnehmenden Behörden jederzeit und in jedem Fall elektronisch, was die Kanzleiabläufe erheblich beschleunigt, vereinfacht und effizienter gestalten lässt. Und das alles mit einem Höchstmaß an Sicherheit, die bei der elektronischen Korrespondenz unumgänglich ist. Zudem kann das beA in Zukunft direkt innerhalb der Kanzleisoftware genutzt werden, was für einen zusätzlichen Synergieeffekt sorgt.

Wie sieht der Zeitplan für den ERV via beA aus?

Da ursprünglich mit dem 1.1.2016 der ERV via beA beginnen sollte und erst zum 30.11.2016 gestartet ist, können sich am geplanten Ablauf noch bestimmte Stichtage ändern. Geplant sind folgende Abläufe:

Bis zum 31.12.2017 gilt die Testphase für das beA. Bis dahin ist die Teilnahme am ERV freiwillig. Wird diese Form der Datenübermittlung allerdings genutzt, muss dies mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen.

Ab dem 1.1.2018 erfolgt der Datenaustausch mit zahlreichen Behörden (Zivil-, Arbeits-, Finanzgerichte, etc.) auf dem elektronischen Weg, allerdings noch nicht verpflichtend. Außerdem benötigen beA-Nachrichten keine qualifizierte elektronische Signatur mehr. Dies gilt aber nur, wenn der Rechtsanwalt selbst die Nachricht übermittelt. Erledigt das ein Mitarbeiter, muss die Nachricht nach wie vor signiert verschickt werden.

Ab dem 1.1.2020 können Länder per Rechtsverordnung die Teilnahme am ERV via beA verpflichtend machen. Hierzu muss der elektrische Rechtsverkehr im betreffenden Land mindestens ein Jahr lang vorher nutzbar sein.

Ab dem 1.1.2022 müssen Anwälte mit Behörden ausschließlich auf dem elektrischen Weg kommunizieren und Daten austauschen.

Worin unterscheiden sich die einzelnen beA-Karten?

Derzeit sind drei beA-Karten erhältlich: Basis, Signatur und Mitarbeiter. Mit der beA-Karte „Basis“ erfolgt die Erstregistrierung und die tägliche Anmeldung am beA-Konto. Im Gegensatz dazu eignet sich die Signatur-Karte für den signierten Versand von Nachrichten, falls dieser erforderlich ist. Dies ist verpflichtend geregelt bis zum 31.12.2017. Die beA-Karte „Mitarbeiter“ schließlich ist für Kanzleimitarbeiter erforderlich, die ja kein eigenes beA besitzen, aber trotzdem Zugriff auf das beA-Konto ihres Anwalts benötigen. Diese Karte ist ebenfalls mit einem Zertifikat ausgestattet.

Was ist der Unterschied zwischen der beA-Karte „Signatur“ und dem beA-Softwarezertifikat?

Im Gegensatz zur beA-Karte „Signatur“ wird das beA-Softwarezertifikat direkt auf einem Rechner (oder einem USB-Stick) installiert. Damit können Anwälte beispielsweise ihre beA-Nachrichten auch dann abrufen, wenn kein Lesegerät in der Nähe ist. Es kann aber auch von einem Mitarbeiter für das Lesen und Absenden von Nachrichten auf dem Anwaltsrechner genutzt werden.

Kann ich die Kanzleisoftware Advoware bereits mit meinem beA nutzen?

Wie uns die Advo-web nachdrücklich versichert hat, wird dort an der Integration des beA in Advoware mit Hochdruck gearbeitet. Sobald das hierfür notwendige Update zum Download bereitsteht, werden wir Sie darüber sofort informieren. Schließlich möchten wir, dass Sie das besondere elektrischen Anwaltspostfach direkt aus Advoware heraus nutzen können, und das so effizient, sicher und komfortabel wie möglich.

Erinnern Sie sich noch an die Schadsoftware Locky, der zu den Erpressungstrojanern gehört? Aktuell wütet ein ähnlicher Trojaner, und das unter der Bezeichnung „Goldeneye“ (wohl in Anlehnung des bekannten James-Bond-Films). Auch dabei handelt es sich um den perfiden Versuch, Ihren gesamten Datenbestand zu verschlüsseln und damit unbrauchbar zu machen.

Lesetipp: Wie Goldeneye analog zu Locky funktioniert und wie Sie sich wirksam davor schützen können, haben wir bereits zu den Hochzeiten des Trojaners beschrieben. Darüber hinaus haben wir weitere Hinweise für Sie:

> Die Mails, die den Trojaner im Anhang als Excel-Datei mit sich führen, sind als Bewerbung getarnt und in fehlerfreiem Deutsch formuliert, womit sich Goldeneye auf den ersten Blick nur schwer als Bedrohung erkennen lässt.

> Diese E-Mail fordert Sie dazu auf, die Bearbeitungsfunktion des eingesetzten Tabellenkalkulationsprogramms zu aktivieren. Erst dadurch ermöglichen Sie Goldeneye, auf Ihrem Rechner sein wahres Schadpotential zu entfalten.

> Der Schadcode wird ersten Erkenntnissen nach nicht auf allen Betriebssystemen aktiv. Während der Trojaner unter Windows 7, Windows 10 und Server 2008 problemlos Daten verschlüsselt, scheint dies auf Windows Server 2012 nicht zu funktionieren. Darauf sollten Sie sich allerdings nicht verlassen!

> Für einen wirksamen Schutz vor Goldeneye und Co. empfehlen wir Ihnen die Businesslösung der Anti-Schadsofware der Firma Bitdefender. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Basisversion für Privatanwender. Der Schutz der Businesslösung geht noch weit darüber hinaus. Die Businesslösung der Firma Bitdefender kommt auch bei uns zum Einsatz und  hat auf einem unserer Rechner den Trojaner zuverlässig entdeckt und blockiert. Dank der exklusiven Kooperation mit Bitdefender können Sie die Businessvariante der Schutzsoftware direkt bei uns beziehen.

Wenn Sie es wünschen, richten wir diese auch kostengünstig auf Ihren Kanzleirechnern ein. Als exklusiven Service übernehmen wir zusätzlich für Sie die Aktualisierungsroutinen und Überwachung Ihrer Schadsoftware und verständigen Sie umgehend, sollten Ungereimtheiten auftreten.

> Darüber hinaus können wir Ihnen einen Sicherheitsscheck anbieten, mit dem wir die aktuellen Word- und Excel-Einstellungen Ihrer PCs überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Damit unterbinden wir, dass Goldeneye überhaupt aktiv werden kann.

Gleichzeitig können wir nachsehen, ob Ihre Advoware Word-Schnittstelle mit einer digitalen Signatur versehen ist. Der hierfür notwendige Zeitaufwand beläuft sich pro Arbeitsplatz auf 15 bis 20 Minuten, was Sie etwa 26 Euro (zzgl. MwSt.) kostet. Das sollte Ihnen der Schutz Ihrer Daten auf jeden Fall wert sein.

Am besten rufen Sie uns heute noch an oder schicken uns eine E-Mail. Wir melden uns dann bei Ihnen.

Mit dem offiziellen Bereitstellen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) tritt seitens unserer Kunden vermehrt die Frage auf, wie es künftig um die Unterstützung des EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) durch Advoware bestellt ist.

Die gute Nachricht: Für unsere Advoware-Kunden ändert sich an den EGVP-Abläufen innerhalb und außerhalb von Advoware rein gar nichts!

Daran ändert auch nichts die Ankündigung, dass der Nutzersupport der EGVP-Software nur noch bis zum 31.12.2016 von der Firma Westernacher Solutions AG gewährleistet wird. Was das konkret im Falle einer technischen Störung am EGVP-Client bedeutet, werden wir in diesem Blogbeitrag sofort beantworten, sobald die Fa. Westernacher zu unserer schriftlichen Anfrage Stellung bezogen hat.

Es bleibt also festzuhalten, dass nach aktuellem Stand das EGVP und beA bis zum 31.12.2017 parallel und gleichberechtigt genutzt werden können, und EGVP unverändert direkt aus Advoware heraus. Darauf möchten wir an dieser Stelle mit allem Nachdruck hinweisen.

Jedem Jahresanfang wohnt auch ein Ende inne, und so möchte ich heute ein wenig zurückblicken auf das vergangene Jahr, das ja noch gar nicht lange hinter uns liegt. Hierbei stehen mehr die Themen und weniger die einzelnen Beiträge im Vordergrund.

Ein großes, immer wiederkehrendes Thema auf dem Advoblog 2016 war die Digitalisierung der Anwaltsbranche. Das war uns sogar eine große Veranstaltung wert, die wir in Nordwalde am 24. Februar 2016 unter dem Titel „Zukunft der Anwaltsbranche“ abhielten. Mit dabei waren unter anderem die Deutsche Post mit ihrem E-POST-Service und die Firma edicted (Legal Outsourcing). Auch mit von der Partie war zum ersten Mal unser ganz neues Projekt namens Advoliga, das wir Ende Februar zum ersten Mal vorstellten. (Dazu findet sich auf dem Advoblog auch ein schönes Interview mit Jennifer Hülskötter).

Nicht ganz neu, aber dafür bis heute sehr brisant ist das Thema beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach). Das findet auch der BRAK-Präsident, den wir auf dem Advoblog ein wenig zu Wort kommen ließen. Spannende Einblicke eines Insiders. Ach ja: Für Advoware-Kunden ändert sich trotz des ganzen beA-Trubels in Sachen EGVP bis Ende des Jahres nichts.

Dass die zunehmende Digitalisierung auch mit Schattenseiten verbunden ist, weiß man immer dann, wenn die neueste Warnung vor einer Schadsoftware in den Gazetten auftaucht. Da wir uns auch um diese Dinge kümmern, publizieren wir auf dem Advoblog regelmäßig Beiträge, die vor Bedrohungen aus dem Web warnen sollen. Wie zum Beispiel vor Locky, diesem fiesen Ransomware-Derivat, das Ihre gesamten Daten verschlüsselt. Aber auch „Goldeneye“ war uns einen Warnhinweis wert.

Doch nicht nur Warnungen sprechen wir aus, sondern gerne auch Empfehlungen, wie zum Beispiel für unsere eigene Broschüre, die wir Anfang des Jahres für unsere Kunden erstellt haben. Damit Sie noch genauer wissen, wer wir sind und was wir den lieben lang Tag machen.

Im Februar war die Deutsche Post bei uns zu Besuch, woraus sich eine Exklusivpartnerschaft ergab, was wir Anfang April vermeldeten. Daraus ist dann eine gemeinsame Eventreihe entstanden, die wir mit der Deutschen Post durchgeführt haben. Apropos Kooperation: Solch eine Zusammenarbeit sind wir auch mit der Firma Konica Minolta Business Solutions eingegangen.

beA hatte ich schon erwähnt, und Mitte April dachten wir schon alle, jetzt kommt das besondere elektronische Anwaltspostfach endgültig Ende September. Das dem doch nicht so war, wissen wir mittlerweile ja – und dass es schlussendlich bis Ende November gedauert hat, auch. Da das Thema so wichtig ist, haben wir einen umfassenden Frage-und-Antworten-Katalog rund um beA auf dem Advoblog veröffentlicht.

Spannend und bloggenswert fanden wir Anfang Juni eine Studie, die der Deutsche Anwaltsverein in Auftrag gegeben hatte. Überschrieben war sie mit „Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“ und zeigte diverse Trends innerhalb der Juris Prudenz auf. Dazu gehören unter anderem Themen wie die Akquise neuer Mandanten, die die Wichtigkeit der Mitarbeiterfortbildung und einiges mehr.

Apropos Studie: Eine solche hat letztes Jahr auch das Online-Netzwerk AdvoAssist unter 600 Anwälten durchgeführt, und dabei kam unter anderem heraus, dass viele Juristen mit der Bedienung und dem Funktionsumfang von Advoware sehr zufrieden sind. Grund genug, darüber einen Blogpost zu verfassen.

Dass man die Sicherung seiner Daten sehr, sehr ernst nehmen sollte, wissen wir nicht erst seit Locky & Co. Denn mit jedem Tag, den Sie ohne Datensicherung auskommen, nimmt das Risiko eines Daten-GAU zu. Das haben wir in einem eigenen Blogpost niedergeschrieben, damit Sie sich das Thema Datensicherung wirklich zu Herzen nehmen.

Erinnern Sie sich an die gemeinsame Eventreihe mit der Dt. Post? Dort stand Jennifer Hülskötter für ein Videointerview zur Verfügung, in dem sie über das Anwaltsnetzwerk Advoliga spricht. Sehr empfehlenswert. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch das Videointerview mit Nicole Schimmelpfennig von der Deutschen Post, in dem sie uns zum E-POST-Service Rede und Antwort stand.

Die Advoweb GmbH, ihres Zeichens Softwareschmiede der Kanzleisoftware Advoware, ist stets darauf bedacht, Kundenwünsche in ihre Kanzleianwendung zu integrieren. Dies ist Mitte des letzten Jahres in Form des Abfragemanagers geschehen, der unsere Kunden in die Lage versetzt, ihre eigenen Datenbankabfragen zu erstellen – und das ganz ohne Programmierkenntnisse.

Apropos E-POST: Da immer mehr Kunden diesen Service der Deutschen Post nutzen, haben wir eine ausführliche Fragen-und-Antworten-Liste erstellt, die mehr Licht ins Dunkel bringen soll. Und wie wir dem Feedback unserer Kunden entnehmen konnten: Es hat geklappt.

Was uns neben einer perfekt funktionierenden Anwaltssoftware am Herzen liegt sind gut ausgebildete Azubis, die am besten vom ersten Tag an richtig mit Advoware umgehen können. Hierfür bieten wir zwei Besonderheiten an: eine kostenfreie Advoware-Azubi-Lizenz und ein dazu passendes Webinar, dass die neuen Auszubildenden unserer Kunden mit Advoware vertraut macht.

Wieder einmal kommen unsere Kunden dank der Exklusivpartnerschaft, die Hülskötter seit vielen Jahren mit Philips verbindet, in den Genuss einer Rabattaktion.

Dieses Mal handelt es sich um die Möglichkeit, beim Kauf des Philips-Diktiergeräts Pocket Memo 8100 zu sparen. Wir räumen Ihnen nämlich einen Rabatt von 100 Euro ein – vorausgesetzt, Sie schicken uns Ihr derzeitiges Diktiergerät zurück, was wir selbstverständlich sachgemäß recyceln.

Philips Pocket Memo 8100: höchste Ansprüche für digitale Korrespondenz

Das Pocket Memo 8000 weist zahlreiche Vorzüge auf, die Ihr aktuelles Diktiergerät möglicherweise nicht bietet. Dazu gehört ein äußert robuster Schiebeschalter, ein hochauflösendes Farbdisplay und ein hochentwickeltes Mikrofonsystem, das Diktate in bester Qualität ermöglicht.

Damit eignet sich Ihre eingesprochene Korrespondenz nicht nur für das Transkribieren durch Ihr Sekretariat, sondern auch für eine Spracherkennung, die höchsten Ansprüchen genügt. Das hierfür notwendige Anwendungsprogramm Dragon NaturallySpeaking haben wir auch im Portfolio.

Falls wir Sie für das Pocket Memo 8100 begeistern konnten, sollten Sie nicht zögern, Ihr aktuelles Diktiergerät transportgerecht zu verpacken, unsere Adresse auf dem Päckchen zu vermerken und an uns zu senden.

Gleichzeitig können Sie das Bestellformular ausfüllen und entweder per E-Mail oder via Fax an uns schicken. Dann halten Sie in ein paar Tagen Ihr neues Philips Pocket Memo 8100 in den Händen.

Ach ja: Die Rabattaktion ist auf den 31. März 2017 terminiert. Lassen Sie sich daher am besten nicht allzu lange Zeit für Ihre Bestellung.

Der Beitrag Cashback-Aktion: Philips-Diktiergerät kaufen und 100 Euro Rabatt erhalten erschien zuerst auf Hülskötter - Die Kanzleiexperten.

Seit kurzem bietet die Firma Hülskötter gemeinsam mit der Firma Shore aus München ein online Terminbuchungssystem unter dem Namen Advozon 365+ an. Damit können Mandanten unkompliziert und rund um die Uhr Termine mit ihrer Anwaltskanzlei vereinbaren. Hierfür besuchen Klienten die Webseite der Kanzlei, wählen einen freien Termin aus und bekommen kurz darauf eine Bestätigungs-E-Mail zugesandt. Diese bestätigt das Treffen mit dem zuständigen Anwalt. Noch nie war es einfacher, die Rechtsanwaltskanzlei seiner Wahl zu kontaktieren. Möchten Sie Ihre Termine doch noch selbst bestätigen, können Sie dies selbstverständlich auch und der Termin ist zunächst nur vom Klienten reserviert.

Terminerinnerung via SMS und mehr: Advozon 365+ bietet nützliche Funktionen

Dabei wird die Kanzlei seitens Advozon 365+ von zahlreichen nützlichen Funktionen unterstützt. Dazu gehört beispielsweise eine Terminerinnerung, die automatisiert den Mandanten via E-Mail oder SMS an das bevorstehenden Treffen mit dem Anwalt erinnert. Damit lassen sich „geplatzte“ Termin nachweislich um etwa 40 Prozent reduzieren. Ein echter Kostenvorteil.

Wie das alles genau funktioniert, warum die Firma Shore mit der Firma Hülskötter kooperiert und ob es erste Projekte mit Anwaltskanzleien gibt, erfahren Sie in diesem Video. Na dann: Film ab.

Wenn Sie an Advozon 365 + interessiert sind, vereinbaren Sie am besten einen Beratungstermin mit der Firma Hülskötter per Mausklick.

Der Beitrag Videochat: Sven Strehlke von Shore über Advozon 365+ erschien zuerst auf Hülskötter - Die Kanzleiexperten.

Der Beitrag Advozon 365+: Schnelle Online Terminbuchungen und ein perfekter Weg zu neuen Mandanten erschien zuerst auf Hülskötter - Die Kanzleiexperten.

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Gestern hat die BRAK einen aktuellen Newsletter zum Thema beA verschickt, und daraus ergeben sich interessante Neuigkeiten, die wir unseren Kunden nicht vorenthalten wollen. So wurde eine „kleine BRAO-Reform“ verabschiedet, aus der sich zwei wesentliche Sachverhalte ableiten lassen:

1. Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) sind ab dem 1.Januar 2018 dazu verpflichtet, sich um die erforderlichen technischen Voraussetzungen und Werkzeuge selbst zu kümmern, die für den zuverlässigen und rechtmäßigen Erhalt und Versand von beA-Nachrichten erforderlich sind.

2. Neben Kanzleien und Zweigstellen lassen sich künftig auch beA-Konten für weitere Kanzleien einrichten. Das bedeutet, dass für einen Anwalt oder eine Anwältin mehr als ein beA-Postfach zugewiesen und eingerichtet werden kann.

Neben diesen sehr wichtigen Anpassungen der BRAO geht der Newsletter auf das Einrichten von Software-Zertifikaten innerhalb der beA Security Client-Software ein und zeigt die richtige Vorgehensweise Schritt für Schritt. Darüber hinaus werden alle derzeit beA-kompatiblen Webbrowswer aufgelistet. Und wer sich an einer Umfrage zum Thema „beA-Anforderungen von Terminal-Servern“ beteiligen möchte, wird in diesem BRAK-Newsletter ebenfalls fündig.

Der Newsletter steht auf der BRAK-Seite zur Ansicht bereit.

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Die Webseite der Hülskötter GmbH hat einen neuen Anstrich bekommen. Wobei es „Anstrich“ nicht ganz trifft, da wir unse Internetpräsenz radikal verändert haben, sowohl in Sachen Design als auch beim Aufbau der Seite. So finden Sie auf huelskoetter.info im Wesentlichen fünf Bereiche, mit denen wir uns intensiv beschäftigen:

• Kanzleisoftware
• Kanzlei-IT
• Kanzleimarketing
• Matrixzertifizierung
• Kanzleiakademie

Innerhalb dieser Sektionen finden Sie folgende Informationen, und das kurz und knapp:

Kanzleisoftware: Leistungsumfang, Zusatzmodule und mehr

• Welche Funktionen bietet Advoware?
• Welche Zusatzmodule lassen sich dazu buchen?
• Was kostet mich die Kanzleisoftware und gibt es Sonderkonditionen?

Diese und weitere Fragen werden innerhalb der Sektion Kanzleisoftware beantwortet.

Tipp: Falls Sie kurz und knapp das Wichtigste über Advoware lernen wollen, eignen sich hierfür unsere Kennenlernvideos ganz ausgezeichnet.

Kanzlei-IT: Online-Terminbuchung, Rechenzentrum, Diktieren und mehr

• Wie können Mandanten und Klienten jederzeit und unkompliziert Termine mit meiner Kanzlei vereinbaren?
• Kann ich meine fehleranfällige und teils veraltete Kanzlei-Hardware in erfahrene Hände legen?
• Wie sieht es mit Advoware und dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) genau aus?

Auf diese und weitere Fragen finden Sie in der Sektion Kanzlei-IT die passenden Antworten.

Tipp: Wussten Sie, dass immer öfter großer Unternehmensschaden aufgrund einer fehlenden oder unzureichenden Datensicherung  entsteht? Auch hierauf haben wir die passende Antwort – in Form einer erprobten Kanzlei-IT-Lösung.

Kanzleimarketing: Mit Advoliga das eigene Kanzleimarketing ankurbeln und verbessern

• Wie kann ich exklusiv von einem Werbebudget von etwa 1 Million Euro profitieren?
• Wie hilft mir die Advoliga beim Kanzleimarketing zu sparen und trotzdem effektiv zu sein?
• Wie muss ich mir die Kanzlei der Zukunft vorstellen?

Auch zu diesen und weiteren Fragen finden Sie viele Antworten und Informationen innerhalb des Kanzleimarketing-Bereichs.

Videotipp: Wie die Firma Hülskötter die Advoliga bewertet und was alles noch davon zu erwarten ist, erfahren Sie in diesem Videointerview mit Jennifer Hülskötter, die das Thema Kanzleimarketing verantwortet.

Matrixzertifizierung: Qualitätsmanagement auf höchstem Niveau

• Warum sollte ich meine Kanzlei QM-zertifizieren lassen?
• Was sagen Kollegen über die Matrixzertifizierung, die bereits das TÜV-Siegel erworben haben?
• Was kostest mich die Matrixzertifizierung eigentlich?

Fragen wie diese und mehr beantworten wir innerhalb der Sektion Matrixzertifizierung,

Tipp: Wussten Sie eigentlich, dass wir schon seit mehr als drei Jahren selber QM-zertifiziert sind? Im Interview mit Geschäftsführer Gerhard Hülskötter erfahren Sie alles über die Motivation und Ziele der Hülskötter GmbH für diese wichtige Maßnahme.

Kanzleiakademie: Advoware-Schulungen und mehr für den Kanzleierfolg

Wir glauben (und wissen), dass es für Kanzleien immer wichtiger wird, ihre Mitarbeiter stets auf den neuesten technischen Stand der Dinge zu bringen. Daher stecken wir ganz viel Zeit, Geld und Energie in die permanente Weiterentwicklung unserer Kanzleiakademie. Dort bieten wir umfangreiche Ausbildungsmaßnahmen in Sachen Advoware an, aber auch andere Schulungsmaßnahmen stehen hier zur Verfügung. Werfen Sie doch mal einen Blick darauf.

Tipp: Wir überarbeiten die Kanzleiakademie gerade für Sie, damit sie sich unter anderem noch besser auf mobilen Geräten nutzen lässt. Sobald wir diese Arbeiten abgeschlossen haben, werden wir Sie selbstverständlich darüber informieren.

Navigationstipp: Für den schnellstmöglichen Zugriff auf sämtliche Bereiche unserer neuen Webseite genügen zwei Mausklicks, und das mithilfe der neuen Menüsteuerung, die wir Ihnen spendiert haben.

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Der Beitrag huelskoetter.info: Übersichtliche Inhalte für schnelle Informationen erschien zuerst auf Hülskötter - Die Kanzleiexperten.