Mit der heutigen dritten Veranstaltung im Rechenzentrum Frankfurt am Main endet die dreiteilige Event-Reihe zum Thema „Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen“.

Ohne Übertreibung können wir schon jetzt sagen, dass wir mit unserem neuesten IT-Produkt offenkundig den Nerv und die Bedürfnisse vieler Anwaltskanzleien und Anwälte getroffen haben.

Da stellt sich unweigerlich die Frage: Warum ist das so? Warum scheinen zahlreiche Juristen und Anwälte förmlich darauf gewartet zu haben, ihren Kanzleiserver in unsere Obhut zu übergeben? Nun, dieser Wunsch hat einen gemeinsamen Nenner:

Mit Advozon Kanzlei-IT sorgen wir für eine sorgenfreie Kanzlei-IT!

Das bedeutet im Einzelnen:

Sie können wie gewohnt mit Ihren Anwendungen arbeiten, nur dass sich diese nicht auf Ihrem Kanzlei-Server, sondern auf einem hochsicheren Rechenzentrumsserver befinden. Zu diesen Programmen zählen standardmäßig unsere Kanzleisoftware Advoware, Microsoft Office und Microsoft Exchange.

Das heißt für Sie auch, sich nie wieder um Software-Updates kümmern zu müssen, denn das übernehmen wir für Sie.

Sie müssen obendrein keine Angst mehr vor Viren und Trojanern haben, denn wir sorgen für eine virenfreie Server-Umgebung.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder eine weitere Niederlassung errichten, wächst Ihre Server-Umgebung mühelos mit. Sie brauchen nur noch einen Rechner oder Tablet, mit dem die neuen Kollegen auf den Kanzlei-Server im Rechenzentrum zugreifen können.

Die Verschlüsselung Ihrer E-Mails gehört ebenfalls zum Leistungsumfang von Advozon Kanzlei-IT. Das garantieren wir gemeinsam mit der Firma Tutao und unserem ebenfalls neuen IT-Service Advozon Tutanota. Damit erfolgt die komplette E-Mail-Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihren Mandanten hochverschlüsselt und abhörsicher.

Apropos Sicherheit: Ihre Daten befinden sich nicht nur in einem Hochsicherheitstrakt, sondern es wird auch regelmäßig – sprich einmal pro Tag – eine Datensicherung angefertigt. Damit stehen sämtliche Mandantendaten blitzschnell wieder zur Verfügung, falls doch mal wider Erwarten etwas passieren sollte.

Selbstverständlich entspricht das Rechenzentrum für Juristen den gängigen Sicherheitsstandards, für deren Umsetzung wir in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner netclusive sorgen. Denn nichts liegt uns mehr am Herzen als eine datenschutzkonforme Kanzlei-IT.

Sie sehen also: Mit Advozon Kanzlei-IT sorgen wir für eine sorgenfreie Kanzlei-IT. Schließlich wollen wir, dass Sie sich künftig noch besser um Ihre Mandanten und nicht mehr um die Technik kümmern. Für zufriedenere Klienten, Anwälte und Mitarbeiter.

Falls Sie mehr wissen wollen zu Advozon Kanzlei-IT, möchten wir Sie auf die zugehörige Webseite verweisen. Oder Sie rufen uns unter 025 73 93 93 0 an. Dann können wir direkt besprechen, wie Sie sich der Sorge IT-Technik entledigen.

Viele unserer Kunden nutzen sie bereits mit großer Begeisterung: die neu gestaltete Advozon Onlineakademie. Dabei steht vor allem die ausführliche Schulung unserer Kanzleianwendung Advoware im Vordergrund. Aber auch Ausbildungsseminare wie “Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement” oder “Datenschutz” bieten wir innerhalb der Advozon Onlineakademie an.

Die Anmeldung zur Advozon Onlineakademie erfolgt mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard auf Basis deren Nummer. Falls Sie als unser Kunde diese Karte nicht erhalten haben sollten, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Wir schicken Ihnen dann gerne Ihre persönliche Advozon Comfortcard zu.

Um sich mit der Kartennummer für den Verwaltungsbereich der Advozon Onlineakademie anzumelden, verzweigen Sie auf huelskoetter.info/onlineakademie, wählen die Option “Ich möchte mich erstmalig mit meiner Advozon Comfortcard anmelden” und klicken auf “Weiter”. Sollten Sie bereits ein Kennwort erhalten haben, wählen Sie die dritte Option. Und im Falle, dass Sie Ihr Kennwort vergessen haben sollten, sind Sie hier ebenfalls richtig.

Nachdem Sie Ihre Kartennummer eingetragen haben, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und den Sicherheitscode ein, der angezeigt wird (damit stellen wir sicher, dass kein Roboter, sondern ein “richtiger” Anwender den Zugang beantragt).

Anschließend erhalten Sie eine E-Mail, in der Ihre Zugangsdaten und der Internetlink zum  Verwaltungbereich der Advozon Onlineakademie vermerkt sind. Klicken Sie darauf, und melden Sie sich an. Dort können Sie dann Kollegen und Mitarbeiter per E-Mail zur Teilnahme an der Advozon Onlineakademie einladen oder sich über das aktuelle Kursprogramm informieren.

Sobald Sie alle potentiellen Kursteilnehmer per E-Mail eingeladen haben, können Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeiter/Kollegen bei der Advozon Onlineakademie anmelden, um sich für die verfügbaren Kurse anzumelden. Klicken Sie hierzu auf onlineakademie.huelskoetter.info. Dort stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Webseite-Start: Dort finden Sie sämtliche Kurse, für die Sie sich angemeldet haben. Das betrifft auch die Seminare, die in der Vergangenheit liegen. Hier befindet sich auch der Advozon Wegweiser, der im PDF-Format vorliegt und der alle Inhalte ausführlich beschreibt. Darüber hinaus werden dort interessante IT-Services von Hülskötter & Partner genauer beleuchtet.

Website: Innerhalb dieser Sektion werden Ihre Zertifikate/Auszeichnungen angezeigt sowie der Kalender dargestellt, in dem sich sämtliche Termine befinden. Das betrifft globale Termine, Kurs- und Gruppentermine und persönliche Termine.

Mein Profil: Dort werden Ihre bereits besuchten Seminare angezeigt, Ihre eigenen Forumsbeiträge darstellt und Ihre Dateien und Auszeichnungen abgebildet. Die Auszeichnungen von anderen Webseiten werden mithilfe sogenanntenr Backpacks verwaltet. Hierzu ist ein kostenloses Konto auf backpack.openbadges.org, das Sie über die Advozon Onlineakademie anlegen können.

Meine Kurse: Innerhalb dieser Sektion werden sämtliche Video- und Webinar-Kurse angezeigt, die Sie besuchen können bzw. für die Sie sich angemeldet haben. Das betrifft sowohl die Advoware-Seminare, die Sie jederzeit besuchen können, als auch die Live-Webinare zum Datenschutzbeauftragten und zur Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement. Diese sind nur freigeschaltet, wenn Sie entweder Matrixkunde bei der advozon Kanzlei Konzept sind oder die Kurse separat gebucht haben.

Um ein bestimmtes Video zu starten, klicken Sie auf den zugehörigen Link. Daraufhin öffnet sich ein separates Browserfenster (achten Sie darauf, dass Sie Popup-Fenster zulassen) und klicken Sie auf die Start-Schaltfläche. Sie können den Videokurs jederzeit anhalten und wieder starten.

Während des Kurses bekommen Sie Fragen gestellt, die Sie unmittelbar beantworten müssen. Haben Sie sämtliche Fragen richtig beantwortet und den Videokurs bis zum Schluss gesehen, bekommen Sie ein entsprechendes Zertifikat ausgestellt. Darüber hinaus können Sie innerhalb des zugehörigen Forums Fragen zu diesem Seminar stellen, die wir zeitnah beantworten.

Hinweis: Mit Mausklick auf “Fragen und Antworten” können Sie uns Fragen stellen, falls Sie mehr Informationen zu der Video-Akademie haben. Und hinter “Technische Voraussetzungen und Wissenswertes” finden Sie weitere zahlreiche nützliche Informationen rund um die Advozon Onlineakademie.

Es gibt gerade viel zu tun bei Hülskötter & Partner, denn wir haben in den letzten Wochen und Monate erfolgreich neue Dienstleistungen entwickelt und auf den Markt gebracht. Und diese zusätzliche Arbeit ist natürlich von hierfür qualifizierten Menschen zu erledigen. Daher stellt Hülskötter & Partner ein, und zwar

eine(n) IT-Administrator/in sowie eine(n) Industriekaufmann/-frau.

Der/die Administrator/in wir uns unterstützen bei der Installation und dem technischen Support unserer Kanzleisoftware Advoware samt der zugehörigen Peripherie und weiteren Komponenten.

Der/die Industriekaufmann/-frau hingegen beschäftigt sich bevorzugt mit der Abwicklung und Projektierung von neuen Aufträgen. Den Link zu den genauen Anforderungen finden Sie am Ende dieses Beitrags. 

Dabei kommt es uns natürlich auf eine fundierte Ausbildung an, aber noch mehr auf sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein gutes Miteinander im Team. Denn wir erwarten ein Höchstmaß an selbstständigem Arbeiten und eine große Portion Spaß, die Sie in Ihre Arbeit einbringen.

Im Gegenzug bieten wir eine ganze Menge: Dazu gehört selbstverständlich eine angemessene Bezahlung, ein sehr guter Teamgeist, sehr gute Weiterbildungsperspektiven und eine Unternehmensorganisation, die vom TÜV gemäß DIN EN ISO 9001:2008 geprüft und mit einem entsprechenden Zertifikat bedacht wurde.

Das heißt für alle unsere Mitarbeiter: Perfekt organisierte Arbeitsabläufe und -prozesse, was die Einarbeitung und die ersten Erfolge bei der Umsetzung Ihrer neuen Aufgaben optimal unterstützt.

Was meinen Sie: sind das gute Voraussetzungen für Ihre Bewerbung? Wir denken schon, daher freuen wir uns auf Ihre kompletten Unterlagen in digitaler Form, und zwar per E-Mail an Herrn Gerhard Hülskötter. Verraten Sie uns doch, warum wir gerade Sie einstellen sollen. Wir sind gespannt!

• Weitere Informationen zum/r IT-Administrator/in
• Weitere Informationen zum/r Industriekaufmann/-frau

In gut zwei Wochen steht der alljährliche Jahreswechsel an, zu dem es wieder einiges zu tun gibt, auch in Sachen Advoware.

Damit Sie genau wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2014 auf 2015 unbedingt achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge etwas ausführlicher darstellt.

Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in Advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Starten Sie diesen aber auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2015!

Folgende Merkmale von Adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:

• Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit “1” beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2014 anschließen soll.

• Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.

• Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.

• Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.

• Basiszinssatz: Tragen Sie manuell den aktuellen Zinssatz der Deutschen Bundesbank ein, den Sie auf der betreffenden Webseite einsehen können.

• Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in Advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü “Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.

Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen, die ebenfalls vom Assistenten berücksichtigt werden. Diese lassen sich mithilfe des Aktenregisters relativ einfach überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Explorerbaum der Aktenverwaltung mit einem Doppelklick die „Datenbankabfragen“ (Tastenkombination Strg + D).

2. Wählen Sie die Kategorie „Akten“ und die Bezeichnung „Prozessregister (abgelegte Akten)“.

3. Mithilfe des passenden Modus’ bestimmen Sie, ob nur abgelegte, aktive oder alle Akten berücksichtigt werden sollen.

4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und aktualisieren Sie das Fenster per Mausklick auf den gelben Blitz.

5. Darüber hinaus können Sie die Abfrage auch nach Sachbearbeiter und/oder Referat starten.

Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.

Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von Advoware in knapp 5 Minuten präsentiert.

Der Jahreswechsel ist nicht nur aus organisatorischer Sicht wichtig. Er lädt auch dazu ein, sich zurückzulehnen, ein wenig Rückschau zu halten und die eigenen Ziele zu überprüfen, ob und wie diese erreicht wurden.

Aus der Sicht von Hülskötter & Partner lässt sich konstatieren: Ja, wir haben unsere Ziele erreicht, und zwar vollumfänglich. Und das hat gute Gründe, von denen hier und heute die Rede sein soll. Viel Spaß beim Lesen und Schmökern.

Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

First things first: Anfang September fingen wir damit an, eine neue IT-Dienstleistung vorzustellen, die Anwaltskanzleienbetreiber von einer großen Sorge befreien sollte: der Verwaltung des eigenen Kanzleiservers. Denn anhand zahlreicher Gespräche wussten und wissen wir, dass viele Juristen mit der regelmäßigen Wartung der Kanzlei-IT eigentlich nichts am Hut haben wollen.

Daher haben wir Ende Oktober/Anfang November unsere brandneue IT-Dienstleistung Advozon Kanzlei-IT vorgestellt. Und das mit großem Erfolg, wie erste Vertragsabschlüsse zeigen. Dabei scheint viele Kolleginnen und Kollegen vor allem der Slogan “Die sorgenfreie Kanzlei-IT” zu überzeugen. Denn das ist es doch, was wir alle am Ende des Tages wollen.

Auch wir selbst sind so sehr von dem Konzept und dessen Umsetzung überzeugt, dass wir nächstes Jahr mit unserem kompletten IT-Equipment ins Rechenzentrum umziehen werden. Denn das verhilft uns zu noch mehr Sicherheit. Und das ist es, was Sie von uns erwarten können – und sollten.

Datenschutzbeauftragter für mehr Datenschutz

Apropos Datenschutz: Den nehmen wir schon seit langem sehr ernst, was Anfang des Jahres in einem eigenen, externen Datenschutzbeauftragten mündete. Der hilft uns dabei, unsere gesamte IT-Umgebung so einzurichten und so zu strukturieren, dass es nur mit allergrößtem Aufwand möglich ist, in unser Netzwerk einzudringen. Und mithilfe von Advozon Kanzlei-IT werden wir diese Sicherheitsstandards weiter erhöhen. Zu Ihrem und unserem eigenen Schutz.

Zum Thema Datenschutz gehört aber auch das Verschlüsseln der elektronischen Post, was nach wie vor viel zu selten geschieht. Weil es bisher recht kompliziert war, die eigenen E-Mails verschlüsselt mit anderen auszutauschen. Doch auch diesem Umstand haben wir uns angenommen und gemeinsam mit der Firma Tutao einen Service ins Leben gerufen, der sich Advozon Tutanota nennt. Dahinter befindet sich nichts Geringeres als die abhörsichere und gesetzeskonforme Verschlüsselung aller E-Mails, die Ihre Kanzlei verlassen. Und klar, dass Ihre Mandaten auf diesen Extra-Schutz nicht verzichten müssen.

Natürlich trägt auch die ISO-Zertifizierung des eigenen Unternehmens zu mehr Datensicherheit bei, da die DIN-Norm EN ISO 9001:2008 genau definiert, wie und in welchem Umfang die eigenen Daten und die der eigenen Kunden behandelt werden müssen, damit ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund haben wir uns vom TÜV Hessen prüfen lassen, was am Ende zum begehrten Siegel “ISO-zertifiziert gemäß 9001:2008″ geführt hat. Damit können wir von uns mit Fug und Recht behaupten, den Datenschutz unserer eigenen Daten und der unserer Kunden sehr ernst zu nehmen.

Zahlreiche zertifizierte Anwaltskanzleien

Diesem Streben nach mehr Datenschutz und einer optimalen Kanzleiorganisation gehen aber nicht nur wir nach, sondern auch immer mehr unserer Kunden, und das mithilfe der von advozon Kanzlei Konzept ausgeklügelten Matrixzertifizierung. Ob Teigelack, Vollenberg & Fromlowitz oder Klages & Kollegen oder viele andere Kanzleien – alle haben sich in die bewährten Hände der advozon Kanzlei Konzept begeben und waren allesamt sehr begeistert. Denn neben dem TÜV-Siegel als erprobtes Marketing-Instrument hilft die Zertifizierung auch immer öfter, bares Geld zu sparen. Zum Beispiel bei der Berufshaftpflichtversicherung.

Glücklichere Kunden und Mitarbeiter

Neben den bereits aufgezählten Vorteilen der ISO-Zertifizierung zählt aber auch eine steigende Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit zu den Vorzügen einer optimierten Kanzleiorganisation. Das hat unter anderem mit klar strukturierten und definierten Arbeitsabläufen zu tun, an denen sich alle Kanzleimitarbeiter orientieren können. Das sorgt für kürzere Einarbeitungszeiten und bessere Zuständigkeiten. Und davon profitieren alle: die Kanzlei und deren Mandanten. Das können wir selbst nur bestätigen, seit wir noch mehr auf perfekt aufeinander abgestimmte Arbeitsprozesse achten.

Laufende Advoware-Verbesserungen

Zur Zufriedenheit unserer Kunden trägt natürlich auch unsere Kanzleisoftware Advoware bei, die schon ganz bald die nächste Stufe erreichen soll und in der Version 4.0 erscheint. Darauf freuen sich schon viele unserer Kunden, und das Warten lohnt sich. Davon können Sie sich schon mal im zugehörigen Beitrag zu Advoware 4 selbst überzeugen oder eines der Videointerviews ansehen, die ich in München auf der Rechenzentrumsveranstaltung geführt habe.

Das gibt es nur bei Hülskötter & Partner

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist das, was uns jeden Tag antreibt und unser Streben nach neuen, unterstützenden Services beflügelt. Darum gibt es nur bei Hülskötter & Partner das Advoware Rundum-Sorglos-Paket und die Advozon Onlineakademie mit exklusiven Videokursen für Ihre freie Zeiteinteilung und die Teilnahmezertifikate resp. Abschlusszertifikate für unsere Webinare und das Marketing- und PR-Starterpaket für unser Matrix- und Tutanota-Kunden und den Advozon IT-Schutz und…

Freuen Sie sich auf 2015, so wie wir das tun

Das und vieles mehr erwartet Sie und uns 2015. Bis dahin wünschen wir Ihnen einen guten Start ins neue Jahr. Und danke, dass Sie unser Kunde sind. Schließlich sind Sie der Grund dafür, warum wir das alles tun. Mit größter Begeisterung und Ernsthaftigkeit zugleich.

Nicht erst seitdem bekannt ist, dass Versicherungsunternehmen mehr und mehr dazu übergehen, Mandanten bevorzugt an ISO-zertifizierte Anwälte und Anwaltskanzleien zu vermitteln, erlangt das Thema Zertifizierung eine eigene Bedeutung.

Aus diesem Grund ermöglicht es die advozon Kanzlei Konzept teilnehmenden Kanzleien, mithilfe einer Matrixzertifizierung in den Besitz eines TÜV-Zertifikats zu kommen.

Genau diesem Gedanken folgt die Kooperation zwischen Behrschmidt & Kollegen und Hülskötter & Partner. Diese sieht vor, dass das Maklerunternehmen aus Nürnberg dem Beratungs- und Vertriebsspezialisten für IT-Services aus Nordwalde deren zertifizierten Anwälten und Kanzleien eine besondere Rabattierung der Vermögensschadenhaftpflicht gewährt. Ermöglicht wird das aufgrund eines sehr lukrativen Rahmenvertrags, der zwischen Behrschmidt & Kollegen und der R&V Versicherung besteht.

Der Advoblog hat sich aus diesem Grund mit Sascha Schwarz von Behrschmidt & Kollegen über den aktuellen Stand der Zusammenarbeit unterhalten. Schwarz ist seit 2001 ausgebildeter Versicherungskaufmann, seit 2006 Versicherungsfachwirt und arbeitete bis 2008 bei der Victoria Versicherung AG mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Er ist seit 2010 bei der Behrschmidt & Kollegen Versicherungsmakler GmbH als COO aktiv. Schwarz studiert berufsbegleitend seit 2013 an der Hamburger Fernhochschule (HFH) Wirtschaftsrecht und wird diesen Studiengang voraussichtlich 2016 als Wirtschaftsjurist (LL.B.) abschließen.

Herr Schwarz, wofür steht die Firma Behrschmidt & Kollegen?

Sascha Schwarz: Wir sind ein Versicherungsmaklerunternehmen mit Sitz in Nürnberg mit zwei Schwerpunkten: Die Beratung von industriellen Firmen im Großraum Nürnberg und seit 2010 das Projekt jur.PROTECT, das sich mit dem Thema Vermögensschadenhaftpflicht beschäftigt. Obwohl es sich dabei um eine für Anwälte und Juristen verpflichtende Versicherung handelt, gibt es derzeit nur wenige Makler, die sich so intensiv wie wir mit dieser Disziplin beschäftigen. Und genau dort sehen wir unsere Fachkompetenz und unseren Mehrwert, und das bundesweit.

Wer oder was steckt hinter jur.PROTECT?

Hinter jur.PROTECT steckt der Ansatz, sich ganzheitlich um den Versicherungsschutz von Rechtsanwälten zu kümmern. Hierbei ist ein wesentlicher Bereich die Vermögensschadenhaftpflicht, für die wir mit der R&V Versicherung Sonderkonditionen vereinbart haben. Darüber hinaus kümmern wir uns um weitere versicherungstechnische Belange von Juristen. Ob Hausrat oder Brandschutz – wir wollen unsere Kunden ganzheitlich beraten und versichern. Dabei zählen Einzelanwälte genauso zu unseren Mandanten wie international aktive Anwaltskanzleien.

Wie kam die Koop mit Hülskötter & Partner zustande?

Angefangen hat diese auf der letztjährigen Hausmesse der APRAXA, mit denen sowohl wir als auch Hülskötter & Partner kooperieren. Auf dieser Veranstaltung kamen wir mit Herrn Gerhard Hülskötter ins Gespräch und haben recht schnell festgestellt, dass wir eine sehr kongruente Zielgruppe haben. Dabei entstand dann die Idee einer Zusammenarbeit, die in Verbindung mit der advozon Kanzlei Konzept und deren Matrixzertifizierung für Anwälte steht.

Was ist der wesentliche Gegenstand dieser Kooperation?

Ziel der Zusammenarbeit mit Hülskötter & Partner ist eine wesentliche Vergünstigung bei der Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung, die wir den Kunden von advozon Kanzlei Konzept anbieten können, wenn sich diese der Matrixzertifizierung anschließen. Davon profitieren dann alle: Die Kanzlei, die zertifiziert ist, das Versicherungsunternehmen, das zertifizierte Kanzleien bevorzugt und die Mandanten, die sich bei der Kanzlei sicher fühlen können. Umgekehrt erscheint uns vor allem das neue Produkte „Advozon Kanzlei-IT“ als eine sehr interessante Lösung, die wir unseren Mandanten wiederum empfehlen können. So profitieren wir und Hülskötter & Partner in verschiedene Richtungen.

Was tragen Sie zu der Kooperation bei?

Kunden von advozon Kanzlei Konzept können über unser Haus die Kosten der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung dauerhaft um etwa 30 bis 40 Prozent reduzieren, sofern die Kanzleiorganisation Kunde von advozon Kanzlei Konzept ist und erfolgreich beim TÜV zertifiziert wurde.

Was müssen Kunden tun, um über Sie versichert zu werden?

Zum einen müssen sie Kunde von advozon Kanzlei Konzept sein und zum anderen einen zweiseitigen Fragebogen ausfüllen, mit dessen Hilfe wir bestimmte Informationen abfragen. Dazu gehören Fragen nach den Beschäftigten der Kanzlei, um welche Versicherungssumme es sich handelt, und so fort. Sofern die Kanzlei im Bereich der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit unserem Haus zusammenarbeiten möchte, ist die Mandatierung im Rahmen eines Maklerauftrages notwendig, wodurch jedoch keine weiteren Kosten für die Kanzlei entstehen, denn –  wie marktüblich – werden die Courtagen des Versicherungsmaklers direkt durch den Versicherer vergütet. Weitere Voraussetzungen sind nicht erforderlich wie zum Beispiel die Begleichung eines regelmäßigen Mitgliedsbeitrag oder ähnlichem.

In rund zwei Wochen ist es endlich soweit, dann steht das lang erwartete Advoware 4 unseren Kunden zur Verfügung. Wir haben auf dem Blog schon darüber berichtet, ohne dabei aber zu sehr ins Detail zu gehen.

Das holen wir mit diesem ersten Teil unserer Advoware-Trilogie nach. Dabei stehen vor allem die grafischen Verbesserungen und Neuheiten im Vordergrund.

Insgesamt sieht die Benutzeroberfläche moderner aus, indem die Bedienelemente vergrößert wurden, neue Designs wie „Office 2010“ implementiert wurden, Auswahllisten für Referate in „Langform“ angezeigt werden, bestimmte Farben in Tabellen einheitlich eingesetzt werden, Tabellen optimal an die Bildschirm angepasst werden und vieles mehr.

Hinzu kommt, dass Advoware 4 eine individuelle Oberflächengestaltung erlaubt. Dazu gehört unter anderem die Option, Fenster- und Schriftgrößen an den Monitor und die Sehgewohnheiten des Anwenders anzupassen. Aber auch die sogenannten „andockbaren“ Elemente sollen helfen, Advoware noch besser zu nutzen, vor allem auf Rechnern mit kleineren Bildschirmen.

Neue Bedienelemente verbessern  Advoware auf kleinen Monitoren

Hierfür haben die Entwickler der Advoweb auch neue Bedienelemente wie Programmstartleiste, die Aufgabenleiste und die Kommunikationsleiste integriert. Diese grafischen Elemente vereinfachen die Arbeit mit Advoware auf kleineren Bildschirmen, da diese nahezu an jeder Stelle platziert werden können. Darüber hinaus können sie automatisch ein- und ausgeblendet werden. Oder man lagert seltener benötigte Bedienelemente auf einen zweiten Monitor aus. Und kaum genutzte Elemente lassen sich dauerhaft ausblenden.

Mit der neu gestalteten Aufgabenleiste behält man nahezu alle termingebundenen Einträge aus Advoware im Blick. Dazu gehören unter anderem Termine, Aufgaben, Diktate, Wiedervorlagen, Fristen und Verfügungen. Aber auch Anrufe in Abwesenheit und interne Nachrichten erscheinen im Tagesplaner. Hierfür ist das Zusatzmodul Advoware Telefonie erforderlich.

Ebenfalls neue ist die Kommunikationsleiste, die in Advoware 4 die interne Nachrichtenleiste ersetzt. Im Gegensatz zu Advoware 3 können jetzt mehr als 25 Mitarbeiter am Kommunikationssystem angemeldet werden.

Verbesserte Favoriten, individuelle Tastenkombinationen und Grids

Die Favoriten bieten zwei neue Untersektionen: eine für sämtliche Akten und eine für wichtige Mandanten. Damit kann man die Akten innerhalb der neuen Programmstartleiste als Favoritenakten anlegen und diese mit einem einzigen Mausklick aufrufen.

Darüber hinaus bietet Advoware 4 die Option, individuelle Tastenkombinationen für Modulfenster und Optionen zu definieren, falls dafür keine existieren.

Zu den neuen Elementen der Benutzeroberfläche von Advoware 4 zählen auch sogenannte Grids, die eine neue Generation von Tabellen darstellen. Neben den optischen Vorzügen wie der Darstellung von Tabellenspalten in Form von Schaltflächen, Bildern, Hyperlinks, etc. bietet diese Tabellenform eine Vielzahl neuer Möglichkeiten zur Gestaltung der persönlichen Advoware-Oberfläche. Damit lassen sich Daten übersichtlicher und schneller gruppieren, sortieren, ausrichten, etc. Aber auch der Zugriff auf das Drucksystem von Windows geschieht mithilfe der Grids.

Mit “Toasts” behalten Sie Advoware noch besser im Blick

Ein weiteres neues grafisches Element von Advoware 4 nennt sich „Toast“. Darunter versteht man kleine Informationsfenster, die analog zu einer Brotscheibe aus dem Toaster am Bildschirm erscheinen. Damit werden die Benachrichtigungsfenster ersetzt.

Der große Vorteil dieser Toasts: Man kann nicht versehentlich hineinschreiben und sie bleiben so lange sichtbar, bis sie der Anwender ausblendet. Und wenn Advoware nicht im Vordergrund läuft, werden diese Benachrichtigungen auch eingeblendet. Damit lassen sich Anrufe per Mausklick annehmen, falls das Advoware-Modul Telefonie installiert ist.

Auch das Darstellen des Datums hat sich in Advoware 4 geändert. So lässt sich ein neues Datum mithilfe von Pfeiltasten schnell und intuitiv ändern. Zudem wird die Kalenderwoche links vor der jeweiligen Woche angezeigt.

Advoware 4 bietet aber auch ein neues Notizfenster, in dem man kleine Textblöcke beliebig formatieren kann. Damit ist das Einbinden von Bildern und Grafiken möglich. Schön daran ist auch die Möglichkeit, diese Textblöcke per Kopieren und Einfügen in vorhandene Textdokumente zu übernehmen. Die Notizen können zudem als PDF-Dokument einer Akte direkt zugeordnet werden.

Im Rahmen des brandneuen IT-Service „Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen“ stellt sich für die ein oder andere Kanzlei zwangsläufig die Frage: „Hält meine vorhandene PC-Hardware den Anforderungen der Rechenzentrumslösung überhaupt Stand?“.

Um das herauszufinden, unterziehen die Technikexperten von Hülskötter & Partner sämtliche PCs einem ausführlichen Hardware-Check, der genau diese Frage beantworten soll.

Falls sich bei der Überprüfung herausstellt, dass die in der Kanzlei installierten Rechner nicht mehr den aktuellen Anforderungen genügen, ist der Austausch der PC-Hardware unumgänglich. Um diesen Wechsel finanziell in überschaubarem Rahmen zu halten, kooperiert Hülskötter & Partner seit kurzem mit dem Bremer Unternehmen IGEL Technology.

Kern der Zusammenarbeit ist das Bereitstellen sogenannter Thin Clients, die sich mit geringem Aufwand in der Kanzlei installieren lassen und die dank ihrer Architektur wie geschaffen für die Anbindung an das Rechenzentrum sind.

Advoblog wollte es genauer wissen und hat mit Nils Mewes von IGEL Technology dieses Interview geführt. Darin erläutert er, wie die Kooperation mit Hülskötter & Partner zustande gekommen ist, was diese Zusammenarbeit genau vorsieht und was die Kunden von Hülskötter & Partner davon haben.

Nils Mewes ist seit Oktober 2014 Partner Account Manager bei der IGEL Technology GmbH, für die er bereits seit Mitte 2006 tätig ist. In dieser Zeit zeichnete Mewes sich unter anderem für den Inside Sales und die Service-Administration verantwortlich.

Herr Mewes, wofür steht die Firma IGEL?

IGEL Technology ist der führende Hersteller von Thin Clients in Deutschland und seit 2006 Marktführer bei Linux-basierten Endgeräten. Thin Clients von IGEL gibt es bereits seit 1997, so dass wir auf eine langjährige Erfahrung in diesem Umfeld bauen können.

Besonders erwähnenswert ist die Tatsache, dass IGEL Thin Clients ausschließlich in unserer Entwicklungsabteilung in Augsburg konzipiert und in der Bremer Hauptniederlassung zusammengebaut werden – das heißt nach Kundenanforderungen montiert. Zudem gehören wir zu den Herstellern, die ihre Geräte selber warten und reparieren. Ihre Kunden werden also stets mit einem lokalen Support-Mitarbeiter zu tun haben. Hierfür müssen sich die Kunden von Hülskötter & Partner einmalig bei uns registrieren, um in den Genuss unserer technischen Unterstützung zu kommen.

Wie kam die Kooperation mit H&P zustande?

Der erste Schritt in Richtung dieser Kooperation ging von Hülskötter & Partner aus, und zwar ganz klassisch auf dem telefonischen Weg. Kurz darauf haben wir Ihrem Unternehmen eine Handvoll Thin Clients zur Verfügung gestellt, damit Sie diese ausführlich und im Praxiseinsatz testen konnten. In dieser Zeit wurden die Geräte bereits im Rahmen der Rechenzentrum-Events als mögliche Lösung für Kanzleien präsentiert (Anmerkung Advoblog: Davon gibt es sogar ein Beweisfoto).

Damit stand relativ schnell fest: Hülskötter & Partner ist von unseren Thin Clients überzeugt und möchte diese als Hardware-Lösung seinen Rechenzentrumskunden zu speziellen Konditionen anbieten. Aber nicht nur die Hardware, sondern auch unsere Managementlösung IGEL Universal Management Suite hat Hülskötter & Partner sehr gefallen. Damit lassen sich nämlich sämtliche Thin Client-Rechner aus der Ferne administrieren, sprich neue Software aufspielen, mögliche Fehler beheben, und so fort. Für unsere Admin-Software spricht auch die Tatsache, dass sie ohne Aufpreis im Lieferumfang enthalten ist.

Was sieht der grundsätzliche Ablauf einer Thin-Client-Bestellung aus?

Grundsätzlich geht die Bestellung unserer Thin Clients wie folgt vonstatten: Der Kunde gibt per Fax einen oder mehrere Rechner bei Hülskötter & Partner in Auftrag, der an die Firma Möllers aus Altenberge übertragen wird. Diese leitet die Bestellung an den zuständigen Support-Partner weiter, der dafür sorgt, dass die Lieferung sach- und termingemäß beim Kunden ankommt. Die Lieferung selbst erfolgt im Namen der IGEL Technology GmbH.

Daneben garantieren wir auf unsere Geräte fünf Jahre Hardware-Garantie mit allen Vorteilen, die ich bereits erwähnt habe. Wir gewährleisten eine Reaktionszeit auf Anfragen von 24 Stunden, im Reparaturfall geben wir eine Bearbeitungszeit von 48 Stunden aus, natürlich ohne Transportzeiten. Die Lieferkosten teilen wir mit dem Kunden: Er kommt für die Anlieferung auf, wir kümmern uns um die Rücksendung.

Aus technischer Sicht handelt es sich bei den Geräten, die wir den Kunden von Hülskötter & Partner zur Verfügung stellen, um den IGEL UD5 Universal Desktop Thin Client, einem unserer leistungsstärksten Modelle für anspruchsvolle Anwender.

Besonders hervorzuheben ist neben der Rechenleistung  seine Flexibilität. Dazu gehören vor allem diverse Erweiterungsoptionen wie die PCI-Schnittstelle und der Smartcard-Reader. Aber auch die parallele Schnittstelle und der USB- sowie WLAN-Anschluss machen aus dem UD5 einen echten Allrounder. Praktisch und in manchen Fällen unverzichtbar sind aber auch die beiden Monitoranschlüsse, an denen zwei digitale Bildschirme betrieben werden können.

Und dank seines lüfterlosen Designs hört und sieht man den UD5 unter dem Tisch gar nicht. Damit bekommen die Kunden von Hülskötter & Partner einen Rechner, der mit den Aufgaben Schritt hält und höchsten Anforderungen genügt.

Warum sollten Kanzleien auf IGEL Thin Clients anstatt auf Standard-PCs setzen?

Hierfür gibt es zahlreiche Gründe. Dazu zählt auf jeden Fall die lange Garantiezeit von fünf Jahren auf die komplette Hardware, aber auch der lokale Support und Service sprechen für unsere Thin Clients.

Für den IT-Verantwortlichen ist das einfache Management ausschlaggebend, denn dank der IGEL Universal Management Suite kann er alle Thin Clients zentral verwalten und z.B. Software-Updates ganz einfach für alle Geräte gleichzeitig über das Netzwerk  einspielen.

Darüber hinaus möchte ich auch noch einmal auf den lüfterlosen Betrieb der Geräte hinweisen, der für viel Ruhe am Arbeitsplatz sorgt, aber auch die Wärmeentwicklung auf ein Minimum reduziert.

Erwähnenswert sind zudem die vierteljährlichen Software-Updates, die wir unseren und damit auch Ihren Kunden ohne weitere Kosten zur Verfügung stellen. Damit arbeiten Ihre Anwender stets auf Rechnern, die den aktuellen Anforderungen angepasst sind und damit ein Höchstmaß an Leistung und Komfort bieten.

Im ersten Teil des großen Advoware-4-Mehrteilers stand die neuen Benutzerführung im Vordergrund. In diesem zweiten Teil werden unter anderem neue Module näher beleuchtet, die Verbesserungen innerhalb der Aktengeschichte vorgestellt und die ausgeklügelte Volltextsuche beschrieben.

Neue Module in Advoware 4

Advoware 4 bietet drei neue Programmbausteine, die dabei helfen sollen, die Kanzleisoftware noch effizienter zu nutzen. Dabei handelt es sich um das Prozessregister, die Beteiligteninfo für die aktenübergreifende Ansicht einer Person und die Ausgangspost.

Das Prozessregister wurde bis einschließlich Advoware 3 über den Umweg der Datenbankabfragen aufgerufen. In Advoware 4 steht hierfür ein eigenes Modul zur Verfügung, das direkt über die Programmstartleiste oder innerhalb der Favoriten gestartet werden kann. Es kann mithilfe diverser Filter schneller nach Akten gesucht werden, aber auch die Suchfunktion „Mandant“ ist sehr nützlich. Damit lassen sich anhand von Namen oder Namenfragmenten zielgerichtet zugehörige Akten ermitteln. Zudem können bereits abgelegte Akten von der Suche ausgeschlossen oder in diese einbezogen werden.

Mithilfe der neuen Funktion Beteiligteninfo lassen sich mit geringem Aufwand alle Akten anzeigen, in denen ein bestimmter Aktenbeteiligter enthalten ist. Das ist zum Beispiel bei telefonischen Anfrage zu einem bestimmen Fall sehr nützlich.

Das neue Modul Ausgangspost stellt die Ausgangspost sehr übersichtlich dar. Das ist ein praktisches Werkzeug für Anwälte, die ihre Korrespondenz vor dem Versand mit geringem Aufwand freigeben wollen

Tipp: Sollten in der Ausgangspost keinerlei Dokumente/E-Mails erscheinen, muss möglicherweise die Winword-Schnittstelle (Advoware.dot) auf den neuesten Stand gebracht werden.

Bequemes Transferieren kompletter Datenbestände 

In Advoware 4 steht ein neues Hilfsprogramm zur Verfügung, mit dem sich einzelne Akten oder ganze Aktenpools schnell und komfortabel kopieren oder verschieben lassen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn innerhalb einer Kanzlei mehrere Anwälte arbeiten, die ihre eigenen Aktenpools verwalten. Soll dann beispielsweise eine Akte von Anwalt A zu Anwalt B übertragen werden, geschieht diese innerhalb der Advoware-Installation per einfachem Kopierbefehl. Hierfür stehen die Funktionen „exportieren“, „importieren“ und „kopieren“ bereit. Dieses Hilfsprogramme ist aber auch dann nützlich, wenn zwei Anwälte eine gemeinsame Kanzlei gründen und ihre Datenbestände in einen gemeinsamen Aktenpool überführen wollen.

Neue, intelligente und schnelle Volltextsuche in Advoware 4

Mit der neuen Volltextsuche in Advoware 4 lassen sich Dokumente und Inhalte deutlich schneller als bisher auffinden. Hierfür kommt die Suchtechnik Windows Search zum Einsatz, die Microsoft in seinen aktuellen Betriebssystemen einsetzt. Suchanfragen erfolgen dabei sehr schnell, zudem kann in mehr als 200 verschiedenen Dokumenttypen wie PDF, Bildern, E-Mails und vielen mehr gesucht werden. Aber auch die netzwerkübergreifende Suche ist damit möglich. Advoware 4 geht noch einen Schritt weiter, indem sich bestimmte Dateiinhalten und Dateinamen mit und ohne Aktenbezug aufgespürt werden können.

Verbesserte Funktionen innerhalb der Aktengeschichte

Die Aktengeschichte von Advoware 4 bietet diverse Verbesserungen, die bei der Aktenverwaltung sehr nützlich sind. Dazu zählen unter anderem:

• aktenübergreifende Aktengeschichte zu einem Mandanten oder zu anderen Beteiligten
• mehrfache Speicherung von PDF-Notizen
• Offline-Export von Dokumenten für eine bessere Übersichtlichkeit
• Umwandlung von TIF-Dateien in PDF-Dokumente
• Darstellung von Akten inklusive Ablagenummer

Verbesserte Benutzerverwaltung

Advoware 4 bietet eine verbesserte Benutzerverwaltung, mit deren Hilfe festgelegt werden kann, welche Anwender welche Inhalte sehen können. Das betrifft die Bereiche Buchhaltung, Honorar, Notariat, Inkasso/Forderungen, Zahlungsverkehr, Termine und Fristen.

Vereinfachte Erfassung von steuerpflichtigen Auslagen

Innerhalb des Moduls „Notar“ müssen dank der GNotKG-Funktion steuerpflichtige Auslagen nicht mehr einzeln erfasst werden, mit Advoware 4 wird das auf das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz erweitert. Damit stehen in einem Auslagenblatt diverse Auslagenarten automatisch zur Verfügung. Dabei müssen nur noch die Anzahlen bzw. tatsächlichen Kosten erfasst werden.

Verbesserunge des Moduls „Advovoice“

Das Sprachmodul „Advovoice“ unterstützt mit Advoware 4 den Barcode-Aufsatz einiger mobiler Diktiergeräte von Phillips und Grundig. Damit lassen sich Mandantendaten durch Scannen eines Barcodes mit einer aufgenommenen Datei verknüpfen, was den gesamten Workflow verbessert.

Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung 

Durch die Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung vom 23. August 2012, die am 16. Juni 2014 novelliert wurde, sind drei neue Formulare erforderlich, die in Advoware 4 zur Verfügung stehen:

• Antrag auf Erlass einer richterlichen Durchsuchungsanordnung
• Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses insbesondere wegen gewöhnlicher Geldforderungen
• Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses wegen Unterhaltsforderungen.

Anfang 2003 fusionierten die Kanzleien Löbbecke/Büse sowie Gövert/Behler, woraus letztlich die Sozietät Löbbecke, Gövert, Behler und Partner entstand. Gemeinsam kümmern sich die angeschlossenen Anwälte um die Belange ihrer Mandanten, und das speziell in den Fachbereichen Arbeitsrecht, Verkehrsrecht, Versicherungsrecht, Wettbewerbsrecht und Zivilrecht. Im Fokus stehen hierbei Privatpersonen und mittelständische Unternehmen aus der heimischen und auswärtigen Wirtschaft.

Um die täglichen Arbeitsabläufe und die damit einhergehende Kanzleistrukturen zu verbessern, entschied man sich bei Löbbecke, Gövert, Büse und Partner für die ISO-Zertifizierung mithilfe von advozon Kanzlei Konzept. Anlässlich der erfolgreichen Prüfung durch den TÜV haben wir dieses Interview mit RA Löbbecke geführt, der uns freundlicherweise sieben Fragen beantwortete.

Herr Löbbecke, warum haben Sie sich seitens des TÜV zertifizieren lassen?

RA Löbbecke: Anlass der Zertifizierung war für uns der Wunsch einer uns freundlich gesonnenen Rechtsschutzversicherung, die ein zertifiziertes Anwaltsnetz aufbauen möchte. Das hat dazu geführt, dass wir uns mit dem Zertifizierungsmarkt und den zugrunde liegenden Verfahren im Einzelnen auseinandergesetzt haben. Dabei gelangten wir letztlich zu der Erkenntnis, dass die Zertifizierung und das damit verbundene Verfahren für uns einen erheblichen Qualitätsvorteil in den täglichen Abläufen bringen wird, sodass die Zertifizierung von uns nicht mehr als notwendiges Übel, sondern als grundsätzlich sinnvoll empfunden wurde.

Warum haben Sie sich für die advozon Kanzlei Konzept entschieden? 

Wir haben uns für die advozon Kanzlei Konzept entschieden wegen des günstigen Preis/Leistungsverhältnisses und der nach der Internetseite des Unternehmens und den geführten Telefonaten scheinbar völlig unkomplizierten Vorgehensweise. Wir hatten den Eindruck, einen kompetenten und zuverlässigen Partner gewonnen zu haben.

Hatten Sie wegen der vorbereitenden Maßnahmen größere Bedenken?

Selbstverständlich hatten wir größere Bedenken wegen der vorbereitenden Maßnahmen. Von Mandanten, befreundeten Unternehmen und Bekannten hatten wir wie viele andere schon die wildesten Geschichten über den Aufwand einer Zertifizierung gehört. Wir waren jedoch voller Hoffnung, dass die advozon Konzept die größten Hürden mit uns gemeinsam nehmen wird.

Wurden Ihre Erwartungen seitens der advozon Kanzlei Konzept erfüllt?

Unsere Erwartungen wurden seitens der advozon Kanzlei Konzept mehr als erfüllt. Der Ablauf der Vorgespräche, die zur Verfügung gestellten Unterlagen und die Begleitung in dem Prozess der Zertifizierung haben wir als äußerst angenehm, kompetent und zielführend empfunden.

Wie ist die Prüfung durch den TÜV verlaufen?

Die Prüfung durch den TÜV ist aus unserer Sicht schon deshalb äußerst erfreulich verlaufen, weil wir im ersten Prüfungslauf nicht zu den Kanzleien gehörten, die persönlich durch den TÜV aufgesucht und umfassend geprüft wurden. Dieser Vorlauf bietet uns die Möglichkeit, die sowieso bereits umgesetzten Prozesse und die auf Anregung der advozon Kanzlei Konzept ergänzend umgesetzten Prozesse in Ruhe durchzuarbeiten und Routine zu entwickeln. Heute sehen wir der künftigen Prüfung durch den TÜV vor Ort bei uns gelassen entgegen, da wir die Überzeugung gewonnen haben, bereits jetzt unser Qualitätsmanagement verbessert zu haben.

Werden Sie das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen?

Selbstverständlich werden wir das TÜV-Siegel zu Marketingzwecken nutzen. Die Überarbeitung unserer Homepage ist bereits erfolgt. Eine Mandanteninfo ist ebenso geplant wie eine Info der Presse. Da wir allerdings auch ohne die Werbung mit der Zertifizierung heute bereits bestens ausgelastet sind, müssen wir diese Marketingmaßnahmen noch aus reinen Zeitgründen ein wenig nach hinten schieben.

Würden Sie die QM-Zertifizierung anderen Kollegen empfehlen?

Die QM-Zertifizierung werden wir sehr gerne anderen Kollegen empfehlen. Damit ist selbstverständlich auch die Empfehlung für die advozon Kanzlei Konzept ohne jede Einschränkung verbunden.

Seit Samstag, den 7. Februar 2015 steht die lang erwartete und von vielen Anwendern herbeigesehnte vierte Generation der Kanzleisoftware Advoware zum kostenfreien Download bereit. Damit lässt sich jede der bisherigen Advoware-Versionen aktualisieren.

Die gut 390 Megabyte sind randvoll mit zahlreichen neuen und verbesserten Funktionen, von denen wir auf dem Advoblog schon die wichtigsten vorgestellt haben. Allerdings wollten wir es noch ein wenig genauer wissen und haben das nachfolgende Interview mit Uwe van der Horst geführt. Herr van der Horst ist der Chef der Entwicklungsabteilung bei der Advoweb GmbH und damit maßgeblich verantwortlich für Advoware 4.

Herr van der Horst, welche neuen und verbesserten Funktionen von Advoware sind besonders bemerkenswert?

Uwe van der Horst: Advoware 4 enthält sehr viele Programmerweiterungen. So umfasst allein die Dokumentation der neuen Funktionen mehr als 80 Seiten. Besonders bemerkenswert sind dabei zahlreiche Funktionen, von denen ich die wichtigsten nennen möchte.

Dazu zählt beispielsweise die neue Volltextsuche der Aktengeschichte, die auf der Microsoft-Technik Windows Search basiert, die unsere Kunden von neueren Windows-Versionen kennen. Die Vorteile liegen vor allem in der extrem hohen Geschwindigkeit, mit der Suchergebnisse möglich sind, aber auch in der guten Netzwerkunterstützung. Windows Search ist in Advoware nicht nur vollständig eingebettet, sondern wurde zudem erweitert: Unser Kunden können alternativ nach Inhalten der Datenbank (z.B. nach Bemerkungen), nach Dateiinhalten oder -namen suchen, und zwar mit oder ohne Aktenbezug.

Aber auch Netzwerkfreigaben können durchsucht werden. Stellen Sie sich vor, Sie halten nach einem Schriftsatz Ausschau, einer E-Mail oder einem anderen Dokument, und können sich nicht mehr an den jeweiligen Vorgang oder die Akte erinnern. Sie wissen aber noch ungefähr das Datum, an dem es verfasst wurde, oder können sich an einen Namen des Beteiligten erinnern oder an ein Wort, das in dem Dokument mit hoher Sicherheit vorkommt. Mit unserer optimieren Volltextsuche finden Sie das gesuchte Dokument ganz bestimmt.

Auch praktisch: Kunden, die den Oracle Viewer lizensiert haben, können diesen auf einen zweiten Monitor auslagern. Damit kann man auf dem ersten Monitor die Suchergebnisse der Volltextsuche in einer Tabelle anklicken und kann sich auf dem zweiten Monitor sofort die Inhalt anzeigen lassen.

Ein weiteres Highlight von Advoware 4 ist die neue Aufgabenleiste, die alle termingebundenen Einträge auf einen Blick anzeigt. Das sind zum Beispiel Termine, Aufgaben, Diktate, Wiedervorlagen oder Fristen. Aber auch Anrufe in Abwesenheit (hierfür ist das Zusatzmodul Advoware Telefonie erforderlich), interne Nachrichten und Einträge aus der Eingangspost werden dort aufgeführt. Damit müssen sich unsere Kunden zu Beginn eines Arbeitstages nicht mehr die aktuellen Aufgaben aus einzelnen Programmteilen zusammensuchen, sondern nur noch das Programm starten.

Stark ausgebaut haben wir aber auch die Aktengeschichte, die nunmehr eigene Ansichten für frei definierbare Kategorien bietet, zum Beispiel für die Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten oder Versicherungen. Ein mögliches Anwendungsszenario ist der Offline-Export der Einträge aus der Aktengeschichte auf Smartphones oder Tablets ermöglicht. Damit lassen benötigte Dokumente auf ein mobiles Gerät kopieren und bei Gericht verwenden. Besonders wichtige Einträge können optisch hervorgehoben werden.

Dokumente können mit Advoware 4 einfacher als bisher versioniert werden. Damit bietet Advoware 4 mit der Basisversion in Kombination mit der Volltextsuche viele Funktionen eines Datenbankmanagementsystems, die in vergleichbaren Kanzleianwendungen gar nicht oder nur gegen Aufpreis vorhanden sind. Und mit dem neuen, separaten Prozessregister, der Beteiligteninfo der Ausgangspost und der ZTR-Schnittstelle gibt es auch völlig neue Module.

Mit einem weiteren und sehr mächtigen Hilfsprogramm lassen sich komplette Akten von einem Datenpool in einen anderen Datenpool kopieren. Mithilfe dieser Option kann zum Beispiel ein Anwalt, der in seiner eigenen Datenbank arbeitet, bestimmte Akten an einen anderen Anwalt übergeben, der ebenfalls Advoware einsetzt. Ausgewählte Akten lassen sich aber auch exportieren, um diese zu Hause in einen lokalen “Home-Office”-Datenpool einzulesen und dort zu bearbeiten, ohne mit dem Kanzleiserver verbunden zu sein. Denkbar ist auch die dauerhafte Auslagerung abgelegter Akte in einen separaten Datenpool. Die Arbeit mit aktiven Akten wird dadurch merklich  beschleunigt und der Zugriff auf abgelegte Akten bleibt weiterhin möglich.

Vor dem Hintergrund des zunehmenden Konkurrenzdrucks wird serviceorientiertes Kundenmanagement immer wichtiger. Daher werden mandantenbezogene Informationen in Advoware 4 intelligenter dargestellt. So liefert das neue Modul Beteiligteninfo als Ergänzung zu den personenbezogenen Sichten auf Termine und Wiedervorlagen alle Beziehungen zu Akten und Kontaktadressen einer Person und zeigt auf einen Blick alle bisherigen Aktionen einschließlich der vorhandenen Korrespondenz. Damit sind unsere Kunden auch bei überraschenden Anrufen stets auf der Höhe des aktuellen Geschehens.

Und schließlich haben wir die Ergonomie von Advoware 4 deutlich verbessert. So lassen sich beispielsweise sämtliche Schriftgrößen und andere sichtbare Elemente individuell anpassen, und zwar unabhängig von den Windows-Einstellungen. Darüber hinaus kann jeder Benutzer durch neue andockbare und automatisch ausblendbare Elemente Advoware noch besser selbst gestalten.

Als Beispiel sei der aus Advoware 3 bekannte Explorerbaum genannt. Dieser kann wie die Taskleiste in Windows so eingestellt werden, dass er automatisch nur dann eingeblendet wird, wenn man mit der Maus an den äußersten Rand geht. Auch Benutzer mit kleineren Bildschirmen haben somit ausreichend Platz für die wesentlichen Programminhalte und müssen nicht ständig scrollen. Viele Elemente lassen sich zudem auf einen zweiten Monitor auslagern. Dort kann ein Dokument im stark verbesserten Viewer permanent geöffnet bleiben – selbst wenn der Anwender auf dem ersten Monitor in andere Programmteile wechselt.

Kommt wie angekündigt ein eigener E-Mail-Client in Advoware 4?

Ja, der angekündigte E-Mail Client kommt. Wir starten am 16. Februar 2015 eine Pilotphase mit ausgewählten Kanzleien, die mit uns eng zusammenarbeiten. Bereits die erste Version wird sowohl die Protokolle POP3 und IMAP als auch alle gängigen Verschlüsselungsarten (TLS/SSL, STARTTLS) unterstützen. Für das schnellere Erstellen von E-Mail-Nachrichten wird Advoware 4 nicht nur die aus Outlook bekannten Grußformeln (“Signaturen”), sondern E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern zur Verfügung stellen. Eingerichtet werden können sowohl private als auch kanzleibezogene Konten.

Wie ist das Feedback der Release Candidate-Kanzleien insgesamt ausgefallen?

Wie Sie dem neuen Advoware 4-Forum entnehmen können, war das Feedback überwiegend sehr positiv. Neben den angemeldeten Teilnehmern am Release Candidate haben sich seit Dezember ca. 200 weitere Kanzleien die neue Version heruntergeladen.

Was kann man von Advoware künftig noch alles erwarten?

2015 steht ganz im Zeichen des Elektronischen Rechtsverkehrs. Die Kommunikation zwischen Justiz und Rechtsanwälten wird gemäß des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten voraussichtlich ab 1.1.2016 über das besondere elektronische Anwaltspostfach erfolgen. Der bisherige EGVP-Client wird dann obsolet. Die neue Komponente entwickeln wir in Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Experten auf dem Gebiet des elektronischen Rechtsverkehrs, der procilon IT-Solutions GmbH.

Ein anderer Schwerpunkt liegt im Ausbau unserer Onlineakte. Wir haben sowohl in neue Entwicklungswerkzeuge als auch in Personal investiert, um optimale Lösungen für mobile Endgeräte zu entwickeln. Bereits in einigen Tagen wird es ein Update für unseren Smartphonekalender geben. Damit können vom Smartphone nicht nur Termine, sondern auch Aufgaben vom Kanzleiserver abgerufen und neu eingegeben werden. Anschließend folgt ein komplettes Relaunch unserer Onlineakte.

Sieht man sich das Advoware-Vertragswerk einmal genauer an, fallen zwei Absätze auf: Paragraf 6 und Paragraf 7. Beide beziehen sich auf die Support-Leistungen, die Hülskötter & Partner seinen Kunden vertraglich zusichert. Einerseits.

Anderseits wird in beiden Absätzen auch geregelt, welche Bedingungen Advoware-Anwender mit der Unterschrift des Lizenzvertrags akzeptieren. Und genau davon soll heute die Rede sein.

So wird in Paragraf 6 nachdrücklich darauf hingewiesen, dass für die Einführung und Nutzung von Advoware hierfür spezielle Schulungen erforderlich sind, die Hülskötter & Partner seinen Kunden innerhalb der Advozon Onlineakademie zuteil werden lässt. Die gute Nachricht: Diese sogenannten Webinare sind für Advoware-Kunden von Hülskötter & Partner kostenfrei zu besuchen, und das seit der Umstellung von Live- auf On-Demand-Onlineseminare jederzeit.

On-Demand-Webinare schulen den richtigen Umgang mit Advoware

Das bedeutet, dass wir davon ausgehen, dass jeder Advoware-Anwender die Funktionen der Kanzleisoftware kennt, indem er oder sie die zur Verfügung stehenden Webinare mindestens einmal besucht hat. Denn nur so können wir sicherstellen, dass der richtige Umgang mit Advoware gewährleistet werden kann.

Denn wir wollen unsere Kunden vollumfänglich in die Lage versetzen, Advoware bestmöglich mit all seinen nützlichen Funktionen einsetzen zu können. Hierfür investieren wir viel Zeit und Aufwand in die Advozon Onlineakademie, in der Sie sämtliche Advoware-Inhalte in Videoform vorfinden.

Falls Sie also mit der Handhabung von Advoware noch nicht ganz vertraut sind, legen wir Ihnen den Besuch des passenden Webinars ans Herz. Dort finden Sie all die Antworten auf Ihre Fragen. Und falls das einmal nicht gelingen sollte, dürfen Sie uns selbstverständlich anrufen.

Unser Support hilft immer dann, wenn Sie partout nicht weiterkommen

Allerdings, und das ist die Quintessenz dieses Blogbeitrags, können unsere Support-MitarbeiterInnen nicht jede einzelne Frage zu Advoware beantworten. Denn würden sie das tun, fehlte ihnen schlichtweg die Zeit, all diejenigen Anfragen zeitnah zu beantworten, bei denen ein Kunde auch unter Zuhilfenahme des Handbuchs oder Webinars nicht weiterkommt. Und dass wir diesen Anwendern bevorzugt helfen wollen, sollte selbstverständlich sein.

Daher sei an dieser Stelle noch auf den Paragrafen 7 des Advoware-Lizenzvertrags hingewiesen. Darin heißt es explizit:

Seit Anfang des Jahres ist es in den Büroräumen von Hülskötter & Partner ein wenig voller. Der Grund hierfür sind neue Kollegen und Kolleginnen, die Gerhard Hülskötter und das gesamte Team mit ihren Kompetenzen und ihrem Wissen verstärken sollen. Schließlich gibt es dank neuer Produkte und Kanzleilösungen wie Advozon Kanzlei-IT, Advozon Tutanota und Co. eine Menge zu tun.

Mit einem dieser neuen Mitarbeiter konnte ich ein entspanntes Telefonat führen, in dem er mir ein wenig über sich selbst erzählt hat und auch darüber redete, warum er für Hülskötter & Partner arbeitet und was er so alles vor hat.

Für seine 21 Jahre hat Marcel Wehldreyer bereits einen klaren Plan vor Augen: „Ich will hier erst mal ankommen und mein Wissen als frisch absolvierter Fachinformatiker Systemintegration bestmöglich bei Hülskötter & Partner einbringen. Mittel- bis langfristig interessiert mich der Vertrieb und das Projektmanagement sehr. Und wer weiß, vielleicht verspüre ich eines Tages auch den Wunsch, das Ganze mithilfe eines Studiums abzurunden.“

Zunächst einmal wird Marcel das Support-Team verstärken und sein Know-how zu den Themen Server-Virtualisierung, Citrix-Umgebungen und Co. zur Verfügung zu stellen. Besonders bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang sein Abschlussprojekt, das er im Rahmen seiner Ausbildung verfasst und in die Praxis umgesetzt hat.

Thema: Wie können sich Terminal-Anwender mit einem Single Sign-on an einem virtualisierten Server anmelden, anstatt dies über mehrere Schritte erledigen zu müssen, wie das vor Marcels Arbeit der Fall war. „Mit meiner Hilfe melden sich sämtliche Mitarbeiter nur noch beim Windows-Start an und werden dann automatisch für weitere Dienste freigeschaltet, und das vollkommen authentifiziert“.

“Ich fühlte mich bei Hülskötter & Partner von Anfang an wohl.”

Das kam nicht nur bei seiner Ausbildungsstätte und der IHK gut an, die die Arbeit mit einer sehr guten Note bedachten, sondern auch bei Hülskötter & Partner. Denn zwei Stunden nach seiner mündlichen Prüfung, hatte Marcel sein Vorstellungsgespräch bei Hülskötter & Partner, was einen Tag später in der Zusage seitens Gerhard Hülskötter mündete. „Ich fühlte mich hier von Anfang sehr wohl und habe rund drei Stunden in Nordwalde verbracht. Wir haben uns über zahlreiche Themen ausgetauscht und ich wusste gleich: Ja, das passt.“, beschreibt Marcel seinen ersten Termin bei Hülskötter & Partner.

Zu seinen Schwerpunkten gehört der Support im Allgemeinen, wobei Marcel künftig mit dem Thema Advozon Kanzlei-IT  betraut werden soll. Zudem interessieren ihn weitere IT-Services von Hülskötter & Partner, wie er selbst sagt: „Ich finde Mindtime Backup sehr spannend, das wir ja als Advozon Datensicherung anbieten. Aber auch das Thema Datensicherheit samt Anti-Virenschutz liegt mir sehr am Herzen.“

“Advozon Tutanota ist ein ‘heißes’ Thema!”

Darüber hinaus schätzt er Advozon Tutanota als „sehr heiß“ ein, wie er selbst sagt, weiß aber auch, dass er sich nicht zuviel vornehmen sollte für den Anfang. Denn wenn er etwas macht, soll das „immer Hand und Fuß“ haben. Das Potential der hochverschlüsselten E-Mails mithilfe der Tutao-basierten Lösung hat er aber bereits erkannt, sodass er sich durchaus vorstellen kann, auch in dieser Richtung mehr machen zu wollen.

Eine Erklärung für seine Anstellung bei Hülskötter & Partner hat er auch parat: „Mich hat die Stellenausschreibung direkt angesprochen, weil sie Berufseinsteiger adressierte, vielfältige Aufgaben aufzeigte und insgesamt eine echte Perspektive bot. Zudem machte die Firma von Anfang an einen sympathischen Eindruck auf mich, was sich ja gleich beim ersten Treffen bestätigt hat.“

Angekommen fühlt sich Marcel bei Hülskötter & Partner auch schon, der die Stimmung innerhalb des Teams als sehr gut beschreibt. Und über die positiven Rückmeldungen seitens der Kollegen und Kolleginnen freut er sich sehr: „Alle haben mich gut aufgenommen, mögen meine Arbeit und die Geschäftsleitung hat sich auch schon lobend geäußert. So gesehen ist alles perfekt hier.“

Na dann wünschen wir Marcel viel Spaß und viel Erfolg bei Hülskötter & Partner!

Erst kürzlich durfte ich ein Interview mit einer ganz neuen Kollegin bei Hülskötter & Partner führen, die seit heute genau einen Monat in Nordwalde arbeitet. Darin erfahre ich von Dilan Durmus, warum sie bei Hülskötter & Partner arbeitet, was sie dort genau macht und worauf sie sich am meisten freut.

Gelernt hat Dilan wie viele andere bei Hülskötter & Partner den Beruf der Rechtsanwaltsfachangestellten, was ihr bei der geplanten Ausübung ihres neuen Jobs natürlich sehr hilft. Denn sie wird bei Hülskötter & Partner vorwiegend für die Auftragsbearbeitung zuständig sein.

Hierfür durchläuft Dilan gerade eine umfassende Schulung, die ihr vor allem Advoware 3 und Advoware 4 nahe bringen sollen, aber auch die anderen Produkte und Lösungen aus Nordwalde wird Dilan im Laufe der Zeit kennenlernen. Das ist für sie zwar alles noch recht neu, da sie während ihrer Ausbildung mit keiner Kanzleisoftware gearbeitet hat. Was für sie aber keine größere Herausforderung darstellt, wie sie selber sagt, da speziell Advoware sehr selbsterklärend ist.

Auf Hülskötter & Partner ist Dilan während ihrer Arbeitssuche via Arbeitsagentur aufmerksam geworden. Da war ihr erster Schritt das Aufsuchen der Webseite von Hülskötter & Partner. Was sie dort gesehen und gelesen hat, gefiel ihr so gut, dass sie sich sofort beworben hat.

Mich hat vor allem die Vielfältigkeit der ausgeschriebenen Stelle angesprochen. Aber auch die Infos und Videos auf der Homepage fand ich sehr gelungen, sodass ziemlich schnell feststand: Ja, da möchte ich hin.

Danach ging es mal wieder wie immer alles sehr schnell: Vom ersten Telefonat mit der Geschäftsleitung bis zum unterzeichneten Vertrag verging zirka eine Woche. Doch Dilan wusste schon vorher, dass es mit Hülskötter & Partner gut passt:

Ich wusste sofort, dass ich da auf ein tolles Team treffe, das aus netten, freundlichen und hilfsbereiten Kollegen und Kolleginnen besteht. Das war während meines Vorstellungstermins so, und setzte sich am ersten Arbeitstag nahtlos fort.

Und bestimmte Ziele hat sich Dilan auch bereits gesetzt:

Nach meiner Ausbildung bei Hülskötter & Partner möchte ich natürlich selbstständig den Bereich der Auftragsabwicklung übernehmen, und das sehr erfolgreich.

Mit Carina Schulze-Dahlhoff hat Hülskötter & Partner eine erfahrene Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte engagiert, die obendrein zertifizierte Insolvenzassisstentin ist. Sie ist für den Support bei Hülskötter & Partner zuständig, was uns auf jeden Fall ein Interview mit ihr wert ist.

Während der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung hat sich Carina im näheren Umfeld zu ihrem Wohnort nach einem passenden Arbeitgeber Ausschau gehalten. Dabei stieß sie auf Hülskötter & Partner und hat sich dort initiativ per E-Mail beworben, was recht kurzfristig in einer Einladung zum Vorstellungsgespräch mit Gerhard Hülskötter mündete.

Daraus resultierte ihr neuer Job, der sich im Bereich Support und Advozon Onlineakademie ansiedelt, wo Carina später als Dozentin aktiv werden soll. Darüber hinaus ist geplant, sie für Vor-Ort-Schulungen bei Anwaltskanzleien einzusetzen.

Carina war von Anfang sehr angetan vom Unternehmen Hülskötter & Partner und dessen gewachsenen Strukturen. Aber auch die Bereitschaft, sich laufend den Veränderungen des Marktes anzupassen, hat ihr sehr gefallen. Dabei reizte sie vor allem die Aussicht, immer wieder neue Dinge lernen zu können:

Das klang alles sehr interessant, was Herr Gerhard Hülskötter zu erzählen hatte. Der Willen, sich immer wieder auf Neues einzustellen, gepaart mit der Bereitschaft, seine Mitarbeiter daran teilhaben zu lassen, hat mich sehr angesprochen.

Aber auch die wiederkehrenden Schulungen und Weiterbildungen bei Hülskötter & Partner findet sie ganz toll. “Hier lernt man nie aus und wird immer wieder mit neuen Projekten und Aufgaben betraut. Das gefällt mir sehr.”

Ihre Tätigkeit innerhalb des Supports empfindet Carina als laufende Herausforderung, die ihr einiges abverlangt. Dazu zählt vor allem, stets auf dem neuesten technischen Stand zu sein, um den Kunden von Hülskötter & Partner bestmöglich helfen zu können. Dies erleben gerade alle Mitarbeiter des Supports hautnah, schließlich ist der Umstieg von Advoware 3 auf Advoware 4 mit diversen Herausforderungen verbunden.

Dabei ist eine enge Zusammenarbeit mit den Kollegen und Kolleginnen aus dem Support und der Technik, aber auch mit den Entwicklern der Advoweb GmbH unerlässlich.

Schön ist wirklich die Möglichkeit, mit den Software-Entwicklern von Advoware direkt reden zu können, falls wir einmal nicht weiter wissen sollten. Das hilft uns und unseren Kunden sehr.

Apropos Advoware 4: Dazu bekommen sie und ihre Kollegen im Support überwiegend positives Feedback, was sich sehr gut mit den Erfahrungen während der Vorab-Testphase deckt, die mit ausgewählten Anwälten und Kanzleien durchgeführt wurde. Für einen Überblick aller neuen und verbesserten Funktionen empfiehlt Carina das Studium des umfangreichen PDF-Formulars – oder dieses Blogs mit seinen zahlreichen Infos zu Advoware 4.

Mit Beginn des kommenden Jahres, also am 1. Januar 2016, sind Rechtsanwälte und -anwältinnen dazu verpflichtet, mit Prozessbeteiligten auf elektronischem Wege zu kommunizieren.

Das bedeutet vor allem eins: Sämtliche Prozesse innerhalb einer Kanzlei, auf die das zugehörige Gesetz zutrifft, sollten vollständig digitalisiert werden.

Da dies mit erheblichen Anpassungen verbunden sein wird, berichten wir in diesem Zweiteiler (hier geht es zu Teil 2) über die Vorzüge des ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) und des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA). Wir stellen den geplanten Zeitablauf dar, nennen die Vorzüge beider Verfahren, vergleichen ERV mit dem derzeit verfügbaren EGVP und zeigen, wie wir unsere Kunden mithilfe von Advoware beim Umstieg auf den ERV und das beA unterstützen.

Der ERV wird bis 2022 die anwaltliche Kommunikation digitalisieren

Das entsprechende Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten wurde am 16. Oktober 2013 verabschiedet. Damit soll der gesamte Schriftverkehr zwischen Anwälten, Mandanten  und juristischen Behörden auf elektronischem Weg erfolgen.

Um dies zu ermöglichen, ist die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) verpflichtet, bis zum 1.1.2016 für jeden Anwalt und jede Anwältin ein eigenes, elektronisches Anwaltspostfach einzurichten. Auf diesem Weg wird zunächst die rechtlich wirksame Kommunikation zwischen Anwälten und Behörden/Gerichten mithilfe eines sicheren Zugangsverfahrens elektronisch erfolgen. Das soll den Austausch von Akten und anderen Schriftstück deutlich erleichtern.

In einem zweiten Schritt ist ab dem 1. Januar 2018 der wechselseitige Austausch von digitalen Akten ohne elektronische Signatur zwischen Anwälten und Gerichten laut ZPO und anderen Verfahrensverordnungen mithilfe des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) vorgesehen.

Es ist damit zu rechnen, dass einige Bundesländer bereist ab 2020 daraus eine Verpflichtung ableiten werden. So kann davon ausgegangen werden, dass Länder wie Brandenburg, Sachsen und Hessen den ERV als erste realisieren werden, da in diesen Bundesländern bereits heute das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungsfach) vollständig umgesetzt wurde.

Am 1. Januar 2022 wird dann eine Jahrhunderte lange Ära zu Ende gehen: An diesem Tag werden nur noch digitale Akten an Gerichten und anderen Behörden erlaubt sein. Papierakten sind von diesem Tag an Geschichte, was den Austausch von Schriftstücken erheblich vereinfachen und beschleunigen wird. Damit werden Dokumente und Akten in digitaler Form ausschließlich über das beA zwischen Anwälten, Behörden und Gerichten ausgetauscht – und das vollkommen rechtssicher und mit den höchsten Sicherheitsstandards.

Anwendbarkeit und abhörsichere Mechanismen

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) wird sich zunächst auf die Zivil-, Familien-, Arbeits-, Sozial- und  Verwaltungsgerichte sowie auf die Freiwillige Gerichtsbarkeit beschränken. Ausgenommen sind im ersten Schritt aufgrund ihrer besonderen Stellung und ihrer hochsensiblen Daten die Verfassungs- und Strafgerichte. Diese werden allerdings mit Verzögerung auf den ERV umgestellt.

Für die notwendige Sicherheit im Rahmen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) sind zunächst zwei voneinander unabhängige Verfahren vorgesehen, die sicherstellen sollen, dass ausschließlich der jeweilige Anwalt Zugriff auf das beA hat. Im Gespräch ist eine Kombination aus Benutzername/Kennwort und einer weiteren Maßnahme, die beispielsweise eine Signaturkarte darstellen kann.

Advoware wird für den ERV und das beA rechtzeitig vorbereitet sein

Noch stehen nicht die passenden Schnittstellen für das besondere elektronische Anwaltspostfach seitens der BRAK zur Verfügung, allerdings sind sich die Advoweb und Hülskötter & Partner einig darüber, dass Advoware und ERV/beA perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen. Damit Sie künftig Ihre digitalen Dokumente an Gerichte, Mandanten und Behörden abhörsicher und datenkonform übermitteln können.

Möglicherweise haben Sie schon vom Rechenzentrum für Juristen  gehört. Es erlaubt Anwaltskanzleien, ihren Server vollständig in ein abgeriegeltes Rechenzentrum zu überführen, wo dieser sehr sicher und regelmäßig gewartet der Kanzlei zur Verfügung steht.

Und das so, als ob er sich in den Kanzleiräumen befände – sowohl unter technischen als auch unter datenschutzrechtlichen Aspekten.

Von Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen – so der vollständige Name dieser IT-Dienstleistung von Hülskötter & Partner – können Anwaltskanzleien nur profitieren. Allerdings, und das ist eine häufiges Argument zahlreicher Kanzleien, richtet sich Advozon Kanzlei-IT vornehmlich an mittelgroße und größere Kanzleien, die zehn und mehr Arbeitsplätze vorzuweisen haben. Diese Kritik haben wir uns zu Herzen genommen und die Konditionen eingehend mit unserem Rechenzentrums-Kooperationspartner netclusive diskutiert.

Advozon Kanzlei-IT für bis zu 3 Arbeitsplatzrechner

Herausgekommen ist eine Kalkulation, die vor allem für Kanzleien mit bis zu drei Arbeitsplatzrechnern eine perfekte Option darstellt, sich vom eigenen Server zu verabschieden und stattdessen die komplette Technik ins Rechenzentrum umziehen zu lassen.

Das zugehörige Angebot könnte wie folgt aussehen:

Monatliche Grundkosten für 3 Kanzlei-PCs samt der notwendigen Softwarelizensen für Microsoft Office und Microsoft Exchange sowie  Advozon Tutanota für bis zu fünf E-Mail-Konten, die damit hochverschlüsselte Nachrichten versenden und empfangen können. Und das alles für unter 80 Euro pro Arbeitsplatz im Monat.

Alles in allem bezahlen Sie also für eine hochsichere und vor allem störungsfreie Serverinstallation in unserem Rechenzentrum rund etwa 240 Euro pro Monat, je nach Anzahl der Microsoft-Lizenzen, die Sie benötigen. Wir finden, das ist ein faires und den Leistungen äußerst angemessenes Angebot.

Anmerkung: Für das Einrichten des Kanzleiservers im Rechenzentrum werden einmalig 1.250,00 Euro netto fällig. Darin enthalten sind diverse technische Vorbereitungsmaßnahmen, die Ihnen beispielsweise die abhörsichere Verbindung zwischen der Kanzlei und dem Server ermöglichen. Für die gut 1.000 Euro richten wir auch Advoware und alle zugehörigen Datenbanken sowie Microsoft Office und Microsoft Exchange für Sie ein.

Die Service Level Agreements gelten auch für Advozon Kanzlei-IT

Selbstverständlich gelten die Service-Vereinbarungen hinsichtlich der zugesicherten Leistungsqualität für Advozon Kanzlei-IT und die zugehörigen Anwendungen wie für alle anderen Services von Hülskötter & Partner. Besonders bemerkenswert ist hierbei die Reaktionszeit im Falle einer Störung, die wir garantieren.

Dies ist 1 Stunde innerhalb der Geschäftszeiten. Die Entstörzeit haben wir auf 6 Stunden innerhalb der Geschäftszeit festgelegt. In jedem Fall kann man festhalten: Diese vertraglich garantierten Zeiten verdeutlichen, dass uns die Zufriedenheit unserer Kunden sehr am Herzen liegt. Schließlich wollen wir, dass sie möglichst störungsfrei arbeiten können.

Das Qualitätsmanagements-Zertifikat gibt es optional dazu

Falls Sie darüber hinaus Ihre Kanzlei-Organisation mithilfe eines auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien abgestimmten Qualitätsmanagements optimieren und sich das vom TÜV zertifizieren lassen wollen, ermöglichen wir das ebenfalls im Rahmen von Advozon Kanzlei-IT für eine monatliche Grundgebühr von 120 Euro. Unterstützt werden Sie hierbei von unserem Kooperationspartner advozon Kanzlei Konzept, der schon mehr als 100 Anwaltskanzleien erfolgreich zertifizieren lassen konnte.

Falls Sie mehr wissen wollen zu Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Anwälte, empfehlen wir die Lektüre folgender Beiträge:

Hülskötter & Partner sorgt für die sorgenfreie Kanzlei-IT

Video: Cliff Simon von netclusive über Advozon Kanzlei-IT

Das können Anwälte vom Rechenzentrum für Juristen erwarten

Warum Advozon Kanzlei-IT komfortabel und sicher ist

Advoware goes Rechenzentrum – und was unsere Kunden davon haben

Advozon Kanzlei-IT: Zwei Pakete, ein Rundum-Schutz

Interview: “Thin Client Computer sind eine echte Alternative.”

Interview: „Mit Tutanota ist die Verschlüsselung von E-Mails ganz einfach.“

Was Datensicherung mit Datensicherheit und Datenschutz zu tun hat

Mit Beginn des kommenden Jahres, also am 1. Januar 2016, sind Rechtsanwälte und -anwältinnen dazu verpflichtet, mit allen Beteiligten auf elektronischem Wege zu kommunizieren.

Das bedeutet vor allem eins: Sämtliche Prozesse innerhalb einer Kanzlei, auf die das zugehörige Gesetz zutrifft, sollten vollständig digitalisiert werden.

Da dies mit erheblichen Anpassungen innerhalb der Kanzlei verbunden sein wird, stellen wir mit diesem Zweiteiler (hier geht es zu Teil 1) die Vorzüge des ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) und des besonderen elektronischen Anwaltsfachs (beA) detailliert vor. Wir stellen den geplanten Zeitablauf dar, nennen die Vorzüge beider Verfahren, vergleichen ERV mit dem derzeit verfügbaren EGVP und zeigen, wie wir unsere Kunden mithilfe von Advoware beim Umstieg auf den ERV und das beA unterstützen.

EGVP versus ERV: Alt gegen neu

Wenn die Richtlinien des ERV ab dem 1.1.2016 verbindlich in Kraft treten, wird das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) an Bedeutung verlieren und eines Tages ad acta gelegt werden. Dabei wird das EGVP von einigen Bundesländern wie Brandenburg, Sachsen und Hessen bereits vollumfänglich genutzt sowie von den meisten Bundesländern zumindest teilweise unterstützt. Auch Advoware bietet seit Jahren eine Schnittstelle zum EGVP. Damit lassen sich direkt aus der Kanzleisoftware heraus folgende Aufgaben erledigen:

• Schriftsätze (Anträge, Dokumente, etc.) lassen sich elektronisch an Gerichte und Behörden übermitteln, und das rechtswirksam, weil abhörsicher dank einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

• Damit können Bürger, Rechtsanwälte und Behörden rechtsverbindlich elektronisch kommunizieren, was eine Rechtswirksamkeit in Verbindung mit einer schnellen Abwicklung, unabhängig von Büro- und Gerichtsöffnungszeiten, darstellt.

• Dank eines elektronischen Zeitstempels und der damit einher gehenden Eingangsquittung erfolgt der elektronische Rechtsverkehr via EGVP fristgerecht.

All diese Vorteile soll nun das ERV samt dem beA übernehmen und damit die Zukunft des papierlosen, schnellen und rechtssicheren Austauschs von Dokumenten zwischen Anwälten, Mandanten und Gerichten/Behörden ermöglichen. Ab dem 1.1.2016 geht es schrittweise los, daher sollten Sie sich so früh wie möglich mit dem Thema ERV beschäftigen. Am besten schon heute, mithilfe unseres Zweiteilers.

EGVP-Software steht nicht mehr zur Verfügung

Im Rahmen der Umstellung auf die digitalen Anwaltspostfächer wird ab dem 1.1.2016 auf der EGVP-Internetseite die sogenannte EGVP-Bürger-Client-Software nicht mehr zum Download bereitgestellt. Allerdings wird für den Austausch digitaler Dokumente zwischen Mandanten und Behörden eine eigens hierfür eingerichtete Internetseite zur Verfügung stehen. Diese funktioniert aber nur in Richtung der Behörden, eine Rückmeldung ist nicht vorgesehen.

Advoware wird für den ERV und das beA rechtzeitig vorbereitet sein

Noch stehen nicht die passenden Schnittstellen für das besondere elektronische Anwaltspostfach seitens der BRAK zur Verfügung, allerdings sind sich die Advoweb und Hülskötter & Partner einig darüber, dass Advoware und ERV/beA perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen. Damit Sie künftig Ihre digitalen Dokumente an Gerichte, Mandanten und Behörden abhörsicher und datenkonform übermitteln können.

Darüber hinaus enwickelt Hülskötter & Partner mit seinen Kooperationspartnern ergänzende technische Lösungen, die im Bereich der Digitalisierung und Archivierung angesiedelt sind und die Kanzleien bei der Umsetzung des ERV bestmöglich unterstützen sollen.

Das Thema Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen, erklimmt eine neue Stufe. Nachdem Hülskötter & Partner erste Anwaltskanzleien in das hochsichere und hochverfügbare Rechenzentrum erfolgreich überführt hat, möchten wir den potentiellen Kundenkreis erweitern und bieten zwei Veranstaltungen an, auf denen sich Kanzlei-Inhaber über die Vorzüge eines Rechenzentrums höchstpersönlich informieren können.

Dazu gehören unter anderem folgende Aspekte:

• Die Kanzlei arbeitet sorgen- und störungsfrei, da sich ausgewiesene Fachleute um die notwendigen Software-Updates für Server, Anwendungsprogramme und Advoware, die Kanzleisoftware, kümmern.

• Auf Wunsch kann die Kanzlei mit geringen Zusatzkosten zur Qualitätsmanagementkanzlei gemäß ISO 9001 zertifiziert werden, was ein Alleinstellungsmerkmal im Wettbewerb um neue Mandantenn darstellt.

• Kanzleien können von jedem Ort aus mit der Infrastruktur unter den gleichen Arbeitsumgebungen wie in der Kanzlei arbeiten, und das auf Basis des BDSG.

• Immer, wenn die Kanzlei größer wird, wächst die notwendige IT-Infrastruktur automatisch mit. Dabei bezahlen Sie nur für die erforderlichen IT-Services.

Damit Sie sich von diesen und weiteren Vorzüge selbst überzeugen können, laden wir Sie ein, gemeinsam mit uns und unserem Kooperationspartner einen Nachmittag lang zu erleben, was das Rechenzentrum für Juristen alles zu bieten hat.

Ende April und Anfang Mai das Rechenzentrum für Juristen hautnah erleben

Am 29. April findet in Frankfurt am Main von 14 bis 17 Uhr die erste Veranstaltung statt, eine Woche darauf, also am 6. Mai begrüßen wir Sie zur selben Zeit in unseren Büroräumen, die in Nordwalde bei Münster gelegen sind.

Die Agenda sieht jeweils folgende Programmpunkte vor:

• Organisation und Anwendung von Advozon Kanzlei-IT im Rechenzentrum für Juristen

• IT-Schutz in der praktischen Umsetzung

• praxisbezogene Präsentation am Beispiel von Advoware Kanzleisoftware im Rechenzentrum

• Besichtigung des Rechenzentrums (nur in Frankfurt)

Sie sehen, es gibt eine Menge zu erfahren und zu hören und zu erleben. Wenn Sie mögen, können Sie sich mithilfe der hinterlegen Webseite direkt anmelden. Dies geschieht per Mausklick auf die blaue Schaltfläche “Hier klicken und zum Live-Event anmelden”. Wir freuen uns auf Sie.

Als kleine Einstimmung finden Sie abschließend diverse Beiträge, die sich mit dem Thema Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen, beschäftigen. Inklusive eines Videointerviews, das wir auf der Münchner Veranstaltung im letzten Oktober mit Cliff Simon von netclusive geführt haben.

Advozon Kanzlei-IT gibt es bereits für unter 80 Euro im Monat

Hülskötter & Partner sorgt für die sorgenfreie Kanzlei-IT

Das können Anwälte vom Rechenzentrum für Juristen erwarten

Warum Advozon Kanzlei-IT komfortabel und sicher ist

Advoware goes Rechenzentrum – und was unsere Kunden davon haben

Advozon Kanzlei-IT: Zwei Pakete, ein Rundum-Schutz

Interview: “Thin Client Computer sind eine echte Alternative.”

Interview: „Mit Tutanota ist die Verschlüsselung von E-Mails ganz einfach.“

Was Datensicherung mit Datensicherheit und Datenschutz zu tun hat

Das BRAK-Magazin der Bundesrechtsanwaltskammer ist immer einen Blick wert. So liefert die April-Ausgabe 2015 einen Schwerpunkt zum Thema ERV/beA, was angesichts des näher rückenden Stichtags 1.1.2016 wenig erstaunlich ist.

Die 2/2015-Edition geht auf zwei Aspekte des besonderen Anwaltspostfachs näher ein: Auf den Zeitplan (den Sie auch hier auf dem Advoblog finden) und auf die technischen Voraussetzungen für das beA.

Voraussetzung #1: Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung 

Als erste Voraussetzung nennt die BRAK einen Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung, wobei leistungsfähig aus Sicht der BRAK 2 Megabit/s sind, was vor allem für den Upload, also das Hochladen von Dokumenten zu den Gerichten, deutlich zu wenig sein könnte. Das weiß auch die Kammer und kündigt im Magazin an, alle politischen Möglichkeiten ausschöpfen zu wollen, um den von der Bundesregierung angekündigten Breitbandausbau bis 2018 mit voranzutreiben. Andernfalls wird die vollständige elektronische Kommunikation laut BRAK nicht gewährleistet sein.

Voraussetzung #2: Kanzleisoftware oder Browser

Wie wir ja schon berichtet haben, wird im Gegensatz zum EGVP für das beA keine eigene Software mehr zum Einstanz kommen, sondern eine eigens hierfür entwickelte Webseite, mit deren Hilfe die Daten ausgetauscht werden können. Oder man nutzt eine Kanzleisoftware wie Advoware, die die passende Schnittstelle zum beA zur Verfügung stellt. Leider ist die hierfür benötigte Technik seitens der französischen Firma Atos noch nicht fertig, sodass es derzeit noch keine passende Lösung gibt. Allerdings warten die Entwickler der Advoweb GmbH bereits auf die notwendigen Voraussetzungen, um Advoware alsbald für das beA fit zu machen.

Voraussetzung #3: Kartenlesegerät und Signaturkarte

Für die abhörsichere Einwahl in das besondere Anwaltspostfach ist derzeit von einer Kombination aus Sicherheitskarte und PIN die Rede, wofür man ein passendes Kartenlesegerät benötigt. Da aber noch nicht endgültig entschieden ist, welches System zum Einsatz kommen soll, rät die BRAK vom vorschnellen Erwerb einer solchen Signaturkarte ab. Klar hingegen scheint, dass das Lesegerät bestimmte Voraussetzungen wie ein Tastaturfeld für die Eingabe der PIN erfüllen muss.

Voraussetzung #4: Scanner und Drucker

Für das Digitalisieren der Dokumente, die künftig via beA zwischen Anwälten, Mandanten, Gerichten und Behörden ausgetauscht werden sollen, ist selbstverständlich ein Scanner vonnöten. Da die BRAK auch einen Drucker vorsieht (als Backup quasi, falls doch nicht in jedem Fall digital versandt werden kann), empfiehlt sich der Einsatz eines sogenannten Multifunktionsgeräts, das Scannen, Drucken, Kopieren und Faxen beherrscht. Dabei sollte das Gerät unbedingt zur Größe der Anwaltskanzlei passen.

Was die BRAK nicht erwähnt: die gesamt Infrastruktur sollte vorbereitet sein

Was der Artikel im BRAK-Magazin verschweigt ist die Tatsache, dass für den reibungslosen und vor allem ungestörten Austausch von elektronischen Akten und anderen Dokumenten via beA die gesamte Infrastruktur auf ihre Leistungsfähigkeit hin überprüft werden sollte. Denn was nützt die schnellste Internetleitung, wenn beispielsweise auf den Kanzleirechnern noch Microsoft Windows XP installiert ist und die PCs damit ein hohes Sicherheitsrisiko darstellen.

Genauso verhält es sich mit den notwendigen Sicherheitsmaßnahmen wie dem Router, der das Tor zum Internet darstellt. Diese Geräte sollten so leistungsfähig sein, dass potenzielle Angriffe von außen sofort entdeckt und verhindert werden können. Hierfür ist der Einsatz einer robusten Firewall unbedingt erforderlich. Darüber hinaus sollten Kanzleien eine zuverlässige Antiviren-Software im Einsatz haben sowie über die Verschlüsselung ihres E-Mail-Datenverkehrs nachdenken.

Sie sehen also, die optimalen technischen Voraussetzungen sind mit einem PC, der schnellen Internetleitung und weiteren Zusatzgeräten nicht ohne weiteres erfüllt. Falls Sie genau wissen wollen, ob Ihre Kanzlei-Infrastruktur für ERV und beA gewappnet ist, dürfen Sie uns jederzeit anrufen. Wir beraten Sie sehr gerne.