Ein sehr bekanntes Szenario: Das Advoware-Update steht auf der Agenda, der IT-Techniker kommt wie vereinbart in die Kanzlei, will die aktualisierte Version auf dem Server installieren – und in den nächsten Stunden ist die Arbeit lahmgelegt.

Aber nicht etwa, weil das Update so lange dauert, sondern weil sich eine nicht vorhersehbare Komplikation ergeben hat. Und dass solch ein Arbeitszeitausfall richtig Geld kosten kann, dürfte gemeinhin bekannt sein.

Doch für dieses und weitere mögliche Szenarien gibt es glücklicherweise schon sehr bald eine passende Lösung: Advozon Kanzlei-IT. Mit diesem brandneuen Service von Hülskötter & Partner bietet das Vertriebs- und Beratungsunternehmen aus Nordwalde bei Münster ihren Kunden die einzigartige Möglichkeit, sich von allen IT-Sorgen künftig zu befreien.

Advozon Kanzlei-IT steht für eine hochverfügbare IT-Umgebung

Denn mit Advozon Kanzlei-IT begeben sich Anwaltskanzleien in sichere und erfahrene Hände, wenn sie eine hochverfügbare IT-Infrastruktur für unerlässlich halten. Und das sollten sie, wie die Vergangenheit immer wieder zeigt. Unvollständige Advoware-Updates behindern einen kontinuierlichen Kanzleibetrieb, denn eine IT-Umgebung ohne robuste Sicherheitsmechanismen gefährden die Daten der Kanzlei und deren Mandanten. Fazit: Eine unprofessionelle Verwaltung von Hard- und Software kostet Kanzleien Geld und Mandanten.

Advozon Kanzlei-IT steht im Zentrum der neuen IT-Dienstleistung von Hülskötter & Partner, und sie steht für einen „Umzug“ sämtlicher Computersysteme plus den Anwendungen wie Advoware auf einen zentralen Hochleistungsrechner, der sich in einem hochsicheren Rechenzentrum befindet. In der Konsequenz bedeutet das für unsere Kunden: Sie sagen uns, wie viele Arbeitsplatzrechner und welche Anwendungen in ihrer Kanzlei zum Einsatz kommen, und wir kümmern uns um den Rest.

Ein zentraler Rechner und hochsichere Verbindungen mit PC, Notebook und Tablet

Das bedeutet konkret, dass Sie Ihren eigenen Server bekommen, auf dem sämtliche Anwendungen installiert sind, die Sie für Ihre Kanzleiorganisation benötigen, also zum Beispiel Advoware, Microsoft Exchange und Office, eine leistungsfähige Antiviren-Software, und so fort. Im nächsten Schritt stellen Sie über eine hochverschlüsselte Remote-Verbindung via Internet Kontakt zu Ihrem Server her und können sofort mit der Arbeit beginnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie vom stationären PC oder Notebook auf Ihre Anwendungen zugreifen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie sogar mit einem Tablet-PC arbeiten.

Und, wie klingt das? Wir glauben und wissen, dass dieser IT-Service unseren Kunden zahlreiche Sorgen und Probleme abnehmen wird, die sich in vielen Kanzleien und Firmen als echter Innovationsbremse herausstellt. Denn gerade eine perfekt funktionierende IT-Umgebung ist die beste Voraussetzung für nachhaltiges und störungsfreies Wirtschaften.

Also, woraus warten Sie noch? Wir freuen uns auf Ihren Anruf (025 73 – 93 93 0) oder auf Ihre E-Mail.

Ach ja: Natürlich werden wir hier Stück für Stück weitere nützliche Informationen rund um Advozon Kanzlei-IT veröffentlichen. Bleiben Sie uns also bitte gewogen…

Auch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern sollen.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie für die Kalenderwoche 37 sieht diese Inhalte und Termine vor:

Forderungsmanagement und EGVP. Automatisiertes Forderungsmanagement mit Advoware: Dieses Webinar beleuchtet unter anderem folgende Themen: “Forderungskonto”, “Forderungsaufstellung”, “Tilgungspläne”, “Ratenzahlungskontrolle”, “Mahnverfahren in Verbindung mit EGVP” und “Zwangsvollstreckungsmaßnahmen”.

Montag, 08.09.2014                 15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Dienstag, 09.09.2014                9:30 Uhr – 11:00 Uhr

Kanzleispezifische Textverarbeitung, Zeit sparen mit Textbausteinverwaltung: Dieses Online-Seminar beschäftigt sich unter anderem mit diesen Themen: “Advoware-Symbole in Word”, “Mustertexte”, “Textbausteine von Advoware”, “Honorar- und Zwangsvollstreckungsvorlagen ändern” sowie “Expresstexte erstellen”.

Donnerstag, 11.09.2014          15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Freitag, 12.09.2014                 09:30 Uhr – 11:00 Uhr

Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten: Darüber hinaus bieten wir zwei weitere Kurse im Rahmen der Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten an. Dabei handelt es sich um Teil 12, der die Themen “Risikomanagement” inklusive Gefährdungsanalyse und Notfallplan vorsieht sowie um Teil 3, der die Teile 1 und 2 zusammenfasst und sich mit der Frage beschäftigt, was Datenschutz im Allgemeinen und Speziellen bedeutet.

Teil 12:      Montag, 08.09.2014, 10:00 Uhr – 11:30 Uhr

Teil 3:        Montag, 08.09.2014, 11:30 Uhr – 13:00 Uhr

Ausbildung zur Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement: Im Rahmen der Ausbildung zur Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement bieten wir ein weiteres Webinar mit dem Titel “2008 – Das interne Audit der ISO 9001″ an. Dabei werden die Themen “Aufbau eines internen Audits” und “Managementbericht” näher beleuchtet.

Mittwoch:    10.09.2014                 16:00 Uhr – 17:30 Uhr

Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt wie immer mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus.

Wieder einmal führt Hülskötter & Partner gemeinsam mit seinem Exklusivpartner Speech Processing Solutions Germany GmbH (die ehemalige Diktiersektion von Philips) eine zeitlich limitierte Aktion durch, bei der Anwälte und Kanzleien in den Genuss eines lukrativen Diktierpakets kommen, und das zu einem interessanten Preis.

Die Rede ist vom Philips Diktier-Profi Paket 2014, das in dieser Form nur noch bis zum 26. September 2014 über Hülskötter & Partner zu beziehen ist. Das Komplettpaket besteht aus zwei Pocket Memo 8100 und einem Transkriptions-Set mit der Bezeichnung LFH 5220, das sich aus einem Fußschalter, einem Kopfhörer, einem USB Audio-Adapter und der zugehörigen Software zusammensetzt. Der USB-Adapter sorgt für mehr Klangkomfort beim Abhören von Diktaten mithilfe des beiliegenden Kopfhörers.

Wie Sie der verlinkten Philips-Broschüre (im PDF-Format) entnehmen können, besteht obendrein die Möglichkeit, anstatt des Pocket Memo 8100 die Version 8300 zu beziehen. Falls Sie diese Option erwägen, würden wir Sie bitten, vor Ihrer Bestellung telefonisch mit uns Kontakt aufzunehmen. Wir möchten Sie zudem darauf hinweisen, dass wir die Bedienung des Pocket Memo 8100 für den Einsatz mit Advovoice optimiert haben. Daher empfehlen wir, dieses Diktiergerät zu bestellen.

Der besondere Clou des Philips-Komplettpakets ist sein Preis: anstatt der 1.047 Euro, die Sie für die Einzelkomponenten bezahlen würden, bekommen Sie als Advovoice-Kunde dank unserer exklusiven Partnerschaft mit Speech Processing Solution das Komplettpaket zu einem Vorzugspreis von 898 Euro (netto). Sie sparen als 149 Euro.

Falls Sie sich für dieses Diktier-Paket interessieren, laden Sie bitte das verlinkte Bestellformular auf Ihren PC, füllen es entsprechend aus und senden es an die angegebene Faxnummer zurück. Weitere Informationen zum Philips Diktier-Profi Paket finden Sie im (ebenfalls) verlinkten PDF-Formular.

Sieht man sich die Komponenten eines aktuellen Serversystems genauer an, fällt vor allem eins auf: Die darin verbauten Komponenten werden immer leistungsfähiger, was dazu führt, dass der Energiebedarf zunimmt.

Zwar steigt auch die Energieeffzienz – also das Verhältnis von Leistung zu Energieverbrauch – was aber nichts daran ändert, dass die einzelnen Bausteine wie Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte, etc. immer mehr Abwärme produzieren, wenn sie ihr Maximum leisten.

Nehmen Sie die Serverkühlung sehr ernst

Warum aber schreiben wir darüber? Nun, das hat einen ziemlich ernsten Hintergrund. Denn wie wir anhand zahlreicher Gespräche mit Kunden wissen, nehmen viele Kanzleien das Thema Serverkühlung gar nicht oder nur unzureichend ernst. Dabei kommt der richtigen Temperatur in solch einem technischen Gerät eine wichtige Bedeutung zu. Vernachlässigt man nämlich die richtige Kühlung des Servers, kann das zumindest auf Dauer, aber auch in Spitzenzeiten, weitreichende Konsequenzen haben.

So sorgt beispielsweise ein zu warmer Prozessor dafür, dass Berechnungen nicht mehr richtig durchgeführt werden oder der Rechner automatisch ausgeschaltet wird. Dasselbe gilt für den Arbeitsspeicher oder die Grafikkarte. Dabei gehen im ungünstigen Fall schlagartig sämtliche Daten verloren, wenngleich nur die flüchtigen, die sich in diesem Moment ungesichert im Hauptspeicher des Rechners befinden.

Der Datenverlust wegen fehlender Serverkühlung hat weitreichende Folgen

Schlimmer jedoch ist der Verlust von permanenten Daten, die sich beispielsweise auf der Festplatte befinden. Auch dieser Fall tritt dann ein, wenn die Temperatur innerhalb des Serversystems auf einen Wert ansteigt, der auf Dauer die Opto-Mechanik des Speichermediums zerstört. Was bedeuten kann, ist klar: Die Festplatte verweigert ihren Dienst, und das im schlimmsten Fall dauerhaft. Die daraus resultierenden Folgen: Ein enormer Datenverlust, falls keine Datensicherung vorliegt, was meist in einem erheblichen Image-Schaden der Kanzlei mündet, was mit monetären Ausfällen einher geht.

Begeben Sie sich in Sachen Serverkühlung in professionelle Hände

Daher ist die richtige Kühlung des Serversystems unbedingt erforderlich, und das nicht nur während der wärmeren Perioden des Jahres. Allerdings ist solch ein Kühlungssystem mit nicht ganz unbedeutenden Investitionen verbunden, was die Frage aufwirft, ob es nicht sinnvoller wäre, die komplette IT-Infrastruktur der Kanzlei in professionelle Händen zu geben. Soll heißen: Wenn Sie Ihren Server künftig nicht mehr selbst administrieren oder von einem externen IT-Spezialisten warten lassen wollen, sondern Ihren Zentralrechner von einem hierfür spezialisierten Dienstleister in Betrieb nehmen lassen, entledigen Sie sich mit einem Schlag all Ihrer IT-Probleme. Und dazu gehört auch das richtige Kühlen Ihres (Advoware)-Servers.

Am besten rufen Sie uns dazu an (025 73 – 93 93 0) oder schreiben uns eine E-Mail. Wir freuen uns darauf, Sie in Sachen Kanzlei-IT beraten zu dürfen.

Aufmerksame Leser des Advoblog wissen es längst: Die Themen Datensicherheit und Datensicherung stehen bei Hülskötter & Partner ganz oben auf der Agenda. Das lässt sich am besten anhand diverser Beiträge und (Video-)Interviews festmachen:

• So bestätigt uns in einem ausführlichen Videointerview Andreas Gutesa vom Mindtime, wie wichtig die tägliche Datensicherung für Kanzleien ist. Und zwar nicht nur wegen Einhaltung des §203 StGB.

• Die Firma Mindtime stellt übrigens die Infrastruktur und das Wissen rund um Advozon Datensicherung bereit, mit dessen Hilfe Anwaltskanzleien ihre hochsensiblen Daten hochverschlüsselt und abhörsicher im Rechenzentrum verwalten, speichern und gegen Verlust schützen können.

• Zum Thema Datensicherung gehört zwangsläufig auch das Thema Datenschutz, den wir bei Hülskötter & Partner schon seit langem sehr ernst nehmen. Das machen wir immer wieder deutlich: Sei es in Form eines Interviews mit Gerhard Hülskötter, einem der beiden Geschäftsführer, oder im Gespräch mit einem ausgewiesenen Experten wie Olaf Tenti, dem Externen Datenschutzbeauftragten von Hülskötter & Partner.

• Darüber hinaus bietet Hülskötter & Partner eine vollständige Ausbildungsreihe an, in dessen Rahmen wir Kunden in Webinarform zum Datenschutzbeauftragten ausbilden. Das ist nicht nur für Kanzleien interessant, die sich gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifizieren lassen wollen.

Wie Sie anhand dieser Aufzählung gut erkennen können, ist die Wahrung der Datensicherheit und des damit verbundenen Datenschutzes kein einfaches Unterfangen. Daher haben wir uns viele Gedanken gemacht, wie wir unsere Kunden – also auch Sie – beim täglichen Schutz ihres immateriellen Kapitals bestmöglich schützen können.

Herausgekommen ist ein allumfassender IT-Service, den wir Advozon Kanzlei-IT nennen und mit dessen Hilfe die komplette Serverinfrastruktur unserer Kunden in ein hochsicheres und hochverfügbares Rechenzentrum „wandert“.

Was das für Sie als Kanzlei bedeutet, können Sie im verlinkten Beitrag nachlesen. Oder Sie rufen uns unter der Nummer 025 73 – 93 93 0 an oder schreiben uns eine E-Mail. Wir würden Sie von den Vorzügen unseres dezentralen, ausgelagerten Server-Dienstes nämlich sehr gerne höchstpersönlich überzeugen.

Auch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern sollen.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie für die Kalenderwoche 38 sieht diese Inhalte und Termine vor:

Finanzbuchhaltung und halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung im Electronic Banking

Folgende Themen stehen auf der Agenda: “Planung und Organisation der internen Finanzbuchhaltung mit Advoware”, “Grundeinstellungen vornehmen”, “Buchungen eingeben (inkl. Umbuchung und Storno-Buchung)”, “Listen (Journal, Summen- und Saldenliste, Saldenliste) erstellen und verwalten”, “Abschluss mit Advoware durchführen (Einnahmen- und Überschuss-Rechnung, BWA)” sowie “Halbautomatische Kontoauszugsverarbeitung richtig nutzen”.

Montag           15.09.2014                 15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Dienstag         16.09.2014                  9:30 Uhr – 11:00 Uhr

Zeithonorar inklusive Budgetüberwachung und Controlling

Dieses Webinar umfasst folgenden Themen: “Abrechnung nach Zeit”, “Budget-Überwachung” und “Kanzlei-Controlling”.

Donnerstag    18.09.2014                 15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Freitag            19.09.2014                  9:30 Uhr – 11:00 Uhr

Darüber hinaus geht die Online-Ausbildung zur Fachkraft für juristisches Qualitätsmanagement in die nächste Runde. Sie beginnt mit dem Webinar “DIN EN ISO 9001:2008 – Einführung und praktischer Nutzen in der Kanzlei “.

Mittwoch        17.09.2014                 11:00 Uhr – 12:30 Uhr

Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt wie immer mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus.

Letzte Woche stand der Advoblog ganz im Zeichen der hochsicheren Kanzlei-IT-Infrastruktur. Hierfür haben wir Fragen beantwortet wie “Brauchen Kanzleien eine Serverkühlung?” und “Was hat Datensicherung mit Datensicherheit und Datenschutz zu tun?”.

Gerade die Antworten auf die zweite Frage stehen in einem engen Verhältnis zur Ankündigung einer neuen Dienstleistung von Hülskötter & Partner, die sich Advozon Kanzlei-IT nennt.

Um das Gesamtkonzept hinter diesem neuartigen IT-Service für Sie greifbarer zu machen, stellen wir im heutigen Blogbeitrag die zwei Pakete vor, die unsere Kunden buchen können, wenn sie an Advozon Kanzlei-IT interessiert sind. Diese Service-Pakete sehen wie folgt aus:

Advozon Kanzlei-IT Standard

• komplette Advoware-Installation mit zahlreichen Funktionen inklusive automatischer Updates

• aktuelle Versionen von Microsoft Office + Exchange inklusive automatischer Updates

• professionelle Antiviren-Anwendung inklusive automatischer Updates

• professionelle Datensicherung (3x pro Tag)

• hochverschlüsselte E-Mails dank einer ganz neuen Technik, die sich komfortabel nutzen lässt.

Advozon Kanzlei-IT Premium

Der Premium-Service umfasst sämtliche Merkmale des Standardpakets plus einer ISO-basierten QM-Zertifizierung der Kanzleiorganisation, die von der advozon Kanzlei Konzept professionell vorbereitet und begleitet wird. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie die bereits zertifizierten Kanzleien allesamt bestätigen.

Darüber hinaus bietet Advozon Kanzlei-IT eine vollständige Administration aller serverbasierten Komponenten sowie eine garantierte Reaktionszeit bei Serverproblemen innerhalb einer Stunde und eine Entstörzeit innerhalb von sechs Stunden (werktags von Montag bis Samstag).

Und wer noch weitere Dienste hinzubuchen möchte, dem sei das Monitoring für proaktive Dienstleistungen empfohlen sowie das Bestellen eines Externen Datenschutzbeauftragten, den wir Ihnen vermitteln können.

Falls Sie Interesse an Advozon Kanzlei-IT haben, dürfen Sie uns sehr gerne anrufen (025 73 – 93 93 0) oder uns eine E-Mail schreiben. Wir freuen uns darauf, Sie ausführlich beraten zu dürfen.

Auch nächste Woche stehen wieder zahlreiche nützliche, interessante und verfolgenswerte Webinare an, die unseren Kunden den Umgang mit Advoware, der Kanzleisoftware erleichtern sollen.

Der “Stundenplan” der Advozon Onlineakademie für die Kalenderwoche 39 sieht diese Inhalte und Termine vor:

Zeitsparendes Diktieren mit Advovoice und mobileDictate: Folgende Themen werden in diesem Webinar besprochen: “Alles zur Diktatübersicht”, “Statistiken verstehen und richtig anwenden”, “Grundeinstellungen von Diktant und Korrekturplatz vornehmen”, “Wissenswertes zu Wave-Diktaten”, “Dragon Naturally Speaking sinnvoll nutzen” und “Diktate unterwegs diktieren und in Advoware importieren“.

Montag:          22.09.2014                 15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Dienstag:        23.09.2014                 09:30 Uhr – 11:00 Uhr

Favoriten aufgabenorientiert einrichten, Services, Zusatzmodule, Onlineakte, Advocom Inkasso: Dieses Webinar behandelt diese Themen: “Favoriten erstellen und verwalten”, “Tastenkürzel anpassen, anlegen und sinnvoll nutzen””Programmservices wie Datensicherung optimal einsetzen”, “Advocom Inkasso zielgerichtet nutzen”, “So setzen Sie die Online-Akte richtig ein” und “Die papierlose Kanzlei mit Advo-Scan“.

Donnerstag:    25.09.2014                 15:30 Uhr – 17:00 Uhr

Freitag:           26.09.2014                 09:30 Uhr – 11:00 Uhr

Die Anmeldung zu den Webinaren erfolgt wie immer mithilfe Ihrer Advozon Comfortcard-Nummer und diesem Link.

Ansonsten bleibt mir nur noch, Ihnen ein schönes Wochenende zu wünschen. Machen Sie das Beste daraus.

Mitte Mai auf der großen Veranstaltung von Hülskötter & Partner konnten die anwesenden Teilnehmer bereits einen ersten Blick auf die nächste Generation von Advoware werfen – und waren allesamt sehr angetan von den neuen Funktionen und Möglichkeiten der Kanzleisoftware.

Seitdem hat sich eine Menge getan, und das Entwicklerteam der Advoweb GmbH hat die ersten Installationen bei ausgewählten Kanzleien auf Basis des sogenannten Release Candidate durchgeführt. Bislang läuft alles nach Plan, sodass es bis zur finalen Version von Advoware 4.0 nicht mehr allzu lang hin sein kann.

Um die Zeit bis dahin zu verkürzen, werden wir in den nächsten Wochen regelmäßig neue, aktuelle Informationen zu Advoware 4.0 veröffentlichen. Den Anfang macht eine kurze, kompakte Liste der wichtigsten Verbesserungen und Neuerungen der Kanzleisoftware mit der Versionsnummer 4:

• Die Ergonomie von Advoware wurde stark verbessert. Das bedeutet konkret, dass die Kanzleisoftware optimal an die Bildschirmauflösung angepasst werden kann. Darüber hinaus stehen verschiedene Schriftgrößen zur Verfügung, die sich mit wenigen Mausklicks anhand der individuellen Sehgewohnheiten des Anwenders einstellen lassen.

• Advoware 4.0 lässt sich viel stärker personalisieren als bisher. Dies geschieht unter anderem mithilfe von “andockbaren” und ausblendbaren Elementen. Damit kann Advoware exakt an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden. Das geht soweit, dass am Bildschirm nur noch der gerade benötigte Arbeitsbereich von Advoware dargestellt wird.

• Die Mandantensichten des Moduls “Beteiligteninfo” wurden stark überarbeitet. Herausgekommen ist die sehr komfortable Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks sämtliche Vorgänge zu einem Mandanten aus allen vorhandenen Akten übersichtlich am Bildschirm darzustellen. Damit werden unsere Kunden künftig nicht mehr von einem Anruf überrascht, da alle Informationen zu dem anrufenden Mandanten sofort zur Verfügung stehen.

• Dank des neuen Benachrichtigungssystems, das die Advoweb GmbH auf Basis der Windows-8-Toasts vollständig neu entwickelt hat, wird der Interaktionsgrad von Advoware deutlich verbessert. Denn immer, wenn eine neue E-Mail empfangen wird, via Advoscan ein neues Diktat das Sekretariat erreicht oder ein neuer Termin ansteht, bekommt man das per Benachrichtigung im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Damit behält man Advoware noch besser im Blick.

• Auch bei der neuen Volltextsuche haben sich die Software-Entwickler von Advoweb an Windows orientiert und die Windows Search-Technik in Advoware integriert. So kann man innerhalb der Kanzleisoftware nach beliebigen Dokumenten und Informationen suchen, ganz gleich, wo sich diese befinden. Zudem erfolgt die Suche nach bestimmten Einträgen in der aktuellen Advoware-Datenbank. Damit erfolgt die Suche nach Mandanteninformationen noch einfacher und schneller.

• Notare dürfen sich auf Advoware 4 ebenfalls freuen, denn endlich funktioniert der Zugriff auf das Zentrale Testamentsregister via Advoware so, wie es sein sollte. Zwar bietet Advoware 3 diese Funktion bereits seit geraumer Zeit, aber erst jetzt konnte die externe ZTR-Schnittstelle von sämtlichen Fehlern seitens der Bundesnotarkammer befreit werden. Gut für uns und gut für alle Notare, die mit Advoware arbeiten.

• Advoware wurde ein neues Hilfsprogramm spendiert, mit dem man abgelegte Akten in eine gesonderte Datenbank auslagern und aktive Akten kopieren, also “mit nach Hause” nehmen kann.

• Auch neu in Advoware 4: Das Filtern von Informationen innerhalb der Aktengeschichte mithilfe bestimmter Kategorien, die zur Verfügung stehen. So sieht man nur das, was wirklich relevant und wichtig ist.

Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten (BvD) hat erst kürzlich die Alarmglocken läuten lassen. Hintergrund: Laut BvD sind etwa 50 Prozent aller Datenschutzbeauftragten nicht ausreichend qualifiziert. Damit sind sie laut Marco Biewald den Anforderungen nicht gewachsen, die für das Umsetzen der internen Sicherheitsstandards notwendig sind.

Das klingt äußerst beunruhigend, schließlich sollte man gerade als Anwalt stets darauf bedacht sein, die eigenen Daten und die seiner Mandanten mit der größtmöglichen Sorgfalt zu behandeln.

Genau aus diesem Grund beschäftigt Hülskötter & Partner einen Externen Datenschutzbeauftragten, der ein ausgewiesener Fachmann ist. Von dem wollten wir es genauer wissen, warum es so wichtig ist, bei der Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten auf höchste Standards zu setzen und diese möglichst auf einem kontinuierlich hohen Niveau zu halten.

Herr Tenti, Marco Biewald, Sprecher des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten (BvD), hat sich anlässlich des 25-jährigen Bestehens des BvD kritisch zum aktuellen Ausbildungsstand vieler Datenschutzbeauftragten in Deutschland geäußert. Was sagen Sie dazu?

Das kann ich mir sehr gut vorstellen, da Datenschutz nach wie vor in zahlreichen Unternehmen sehr stiefmütterlich behandelt wird, was in vielen Fällen mit der oft kostspieligen Ausbildung zu tun hat. Daher bevorzugen viele Firmen eher eine 24-Stunden-Schulung, anstatt auf eine fundierte Ausbildung zu setzen, was dem Thema sehr viel angemessener wäre. Denn zu einem gut ausgebildeten Datenschutzbeauftragten gehört sowohl ein technisches als auch juristisches Fachwissen, das sich nicht über Nacht aneignen lässt.

Wodurch zeichnet sich eine fundierte Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten aus?

Wichtig ist vor allem, das die geeigneten Kandidaten ein solides Grundwissen vorweisen können, und das vor allem in technischer Hinsicht. Wir können immer wieder feststellen, dass es deutlich einfacher ist, einen IT-Fachmann mit dem notwendigen juristischen Grundwissen zu versorgen als umgekehrt. Denn wichtig ist vor allem ein sehr profundes Know-how zu technischen und organisatorischen Belangen, die sich ein Datenschutzbeauftragter aneignen muss. Dabei sollte man sich stets vor Augen führen, dass Ausbildungsangebote zum Datenschutzbeauftragten mit einer Laufzeit unter einer Woche nicht seriös sind.

Derzeit fordert das Gesetz von Datenschutzbeauftragten lediglich, dass sie fachkundig und zuverlässig sind. Reicht das aus oder fordern Sie auch wie Herr Biewald eine verpflichtende Zulassung?

Aus berufsethischen Gründen muss ich Herrn Biewald zustimmen, allerdings wider besseres Wissen. Denn in der Praxis würde solch eine Verpflichtung die Messelatte gerade für mittelständische Unternehmen sehr hoch legen, da sich diese wie bereits erwähnt oft vor den Kosten  scheuen, die mit einem internen oder externen Datenschutzbeauftragten einher gehen. Zudem müsste erst einmal genau definiert werden, wie so eine verpflichtende Zulassung aussehen und wie diese umgesetzt werden soll. Allerdings darf man dabei nicht vergessen, dass dem Thema Datenschutz eine immer größere Bedeutung beigemessen wird.

Was sollte ein gut ausgebildeter Datenschutzbeauftragter alles leisten können?

Ein guter Datenschutzbeauftragter ist in der Lage, ein vollständiges Verfahrensverzeichnis anzulegen, eine Liste aller personenbezogenen Prozesse anzufertigen, die existierende Organisation vor Ort zu prüfen und daraus Verbesserungsvorschläge abzuleiten. Sie können davon ausgehen, dass ein Datenschutzbeauftragter seinen Aufgaben nicht ernsthaft nachkommt, wenn er keine fundierten Vorschläge zur Verbesserung der IT-Organisation macht oder machen kann. Dazu gehören beispielsweise komplexe Kennwörter sowie der regelmäßige Wechsel derselben, die ordnungsgemäße Entsorgung digitaler Daten und vieles mehr.

Erst kürzlich haben wir über die nächste Generation der Kanzleianwendung Advoware berichtet. Damit Sie noch mehr über die Verbesserungen und Neuerungen der Software erfahren, berichten wir ab heute in regelmäßigen Abständen über alles Wissens- und Berichtenswerte, worauf Sie sich bei der Version 4 freuen dürfen.

Anpassbarer Bildschirm für jede Monitorgröße

Damit Advoware künftig auf jedem Monitor bestmöglich bedienbar ist, bietet Advoware 4 die Möglichkeit, die Schriftgrößen für Hauptfenster, Diagogfenster, Tabellen und die Programmstart- und Aufgabenleiste separat einzustellen. Dabei stehen die Größen klein, mittel und groß zur Verfügung.

Darüber hinaus kann man gerade auf kleineren Bildschirmen einzelne Elemente wie die neue Programmstart-, die Aufgaben-, und die Kommunikationsleiste sowie das Vorschaufenster an einem beliebigen Platz auf dem Monitor abgelegt und damit eine bessere Sicht auf das Hauptfenster ermöglicht werden. Diese Elemente können auch auf einem zweiten Monitor “ausgelagert” werden. Sämtliche Elemente lassen sich obendrein automatisch ausblenden.

Neue Programmstart- und Aufgabenleiste

Anstatt des bekannten Explorerbaums wird Advoware 4 eine Programmstartleiste hinzugefügt, die neue Funktionen bietet. Dazu zählen die neuen Untersektionen “Akten” und “Mandanten” innerhalb der Sektion “Favoriten”. Damit gelangt man mit einem Mausklick in einer speziellen Akte oder ruft einen Mandanten blitzschnell auf.

Mit der neuen Aufgabenleiste lassen sich nahezu alle termingebundenen Einträge auf einen Blick anzeigen. Dazu gehören Termine, Aufgaben, Diktate, Wiedervorlagen, Fristen und Verfügungen. Aber auch verpasste Anrufe werden dort angezeigt, falls man Advoware Telefonie einsetzt.

Neue Funktionen für die Advoware-Bedienung

Mit Adoware 4 wird das Verwalten Ihrer Akten noch einfacher. Hierfür haben die Software-Entwickler der Advoweb GmbH neue Elemente wie Grids implementiert. Aber auch die Notizfunktion wurde überarbeitet und ein neues Benachrichtigungssystem wird eingeführt. Darüber hinaus wird die Benutzeroberfläche aufpoliert.

Mit dem neuen Tabellensystem, genannt Grids, eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten. Neben der verbesserten optischen Gestaltung lassen sich Einträge per Mausklick gruppieren, sortieren und ausrichten. Aber auch das Ein- und Ausblenden von Spalten und das Festlegen ihrer Reihenfolge gelingen damit schneller und komfortabler.

Die überarbeitete Notizfunktion erlaubt ab Advoware 4 das Formatieren von Text, der anschließend in die zugehörige Akten kopiert werden kann. Aber auch Bilder und Grafiken lassen sich auf diesem Weg in Aktennotizen übernehmen.

Das bisherige Benachrichtigungsystem von Advoware wird mit der Version 4 durch ein neues, moderneres Toast-System ersetzt, bei dem interne Nachrichten, Aufgaben, Terminerinnerungen und eingehende Anrufe als kleine, farbige Informationsfenster darstellt werden, die an ein Toast-Brot erinnern sollen. Die Benachrichtigung wird solange am Bildschirm dargestellt, bis der Anwender das Infofenster schließt.

Die aufpolierte Benutzeroberfläche bietet größere Programmsymbole wie “Datei öffnen”, “Drucken” und “Speichern”. Zudem wurden neuen Designs hinzugefügt wie zum Beispiel “Office 2010 R2 Blue”, das allen VPN-Anwendern empfohlen wird, da die Überblendungseffekte fehlen.

Die letzten zwei Wochen standen ganz im Zeichen von Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen.

Mit dieser neuen IT-Dienstleistung will Hülskötter & Partner etwas Besonderes schaffen: Einerseits sollen Anwaltskanzleien von der lästigen Bürde der IT-Verwaltung entbunden werden. Andererseits wollen wir dafür sorgen, dass der Kanzleiserver zuverlässig und kontinuierlich seinen Dienst leistet. Denn nichts kann sich negativer auf Ihre Tätigkeit als Anwalt auswirken als eine Kanzlei-IT, die nicht oder nur unzureichend funktioniert.

Damit Sie selbst erfahren und erleben können, wer und was hinter Advozon Kanzlei-IT steckt, veranstaltet Hülskötter & Partner gemeinsam mit allen beteiligten Parteien an insgesamt drei Veranstaltungsorten jeweils einen Informationsvor- und nachmittag. Dort werden kurz und kompakt die Vorzüge von Advozon-IT vorgestellt, inklusive einer Begehung des Rechenzentrums, in dem die Events stattfinden.

Bei den Rechenzentren handelt es sich um die Standorte München, Düsseldorf und Frankfurt/Main, wo am 22. Oktober (München), 29. Oktober (Düsseldorf) und 5. November 2014 (Frankfurt) folgende Agenda auf die Teilnehmer wartet:

• In seinem Fachvortrag zeigt Cliff Simon, einer der Betreiber der drei Rechenzentren, wie Advozon Kanzlei-IT technisch umgesetzt wird und wie Advoware im Rechenzentrum funktioniert.

• Vertreter von Hülskötter & Partner demonstrieren anhand einer kleinen Live-Demo, wie Advoware 4 im Rechenzentrum aussehen wird. Darüber hinaus wird die Firma Tutao zeigen, wie ihre E-Mail-Verschlüsselungslösung Tutanota in Zusammenarbeit mit Advozon Kanzlei-IT funktioniert.

• Das Thema Digitales Diktieren in Verbindung mit Advovoice, Dragon Dictate und Philips Diktiergeräten wird ebenfalls einen wichtigen Teil der Veranstaltung einnehmen. Schließlich wissen wir, dass Anwälte gerne und viel diktieren.

• Anhand diverser Rechenbeispiele demonstriert Hülskötter & Partner das Einsparpotenzial, das Advozon Kanzlei-IT im Vergleich zu einer lokalen Serverinstallation bietet. Dabei wird auch auf die Kombination von Advozon Kanzlei-IT und der QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008 hingewiesen.

• Abschließend wird die Veranstaltung mit einem Rundgang durch das Rechenzentrum für Juristen beendet.

Hülskötter & Partner hat zahlreiche Einladungen für die drei großen Infoveranstaltungen auf dem Postweg verschickt. Falls Sie keine bekommen haben sollten, dürfen Sie uns gerne unter 025 73 – 93 93 0 anrufen oder sich per zugehöriger Webseite selbst anmelden.

Und für alle, die mehr wissen wollen zu Adozon Kanzlei-IT, haben wir diesen Film erstellen lassen, in dem die wesentlichen Vorzüge anschaulich präsentiert werden. Hierfür konnten wir einen unserer Geschäftsführer als Sprecher gewinnen. Wenn das mal nicht toll ist. Na dann: Film ab!

Über die neue IT-Diensleistung Advozon Kanzlei-IT und deren Vorzüge haben wir auf diesem Blog schon ausführlich berichtet.

Vor dieser Berichterstattung haben wir uns natürlich gefragt, ob derzeit am Markt ähnliche Dienstleistungen angeboten werden, mit denen die eigene Server-Infrastruktur von der Kanzlei in das Rechenzentrum wandert, wo Ihre Daten absolut sicher sind, wo sämtliche Anwendungen bereitgestellt werden und wo das Thema E-Mail-Verschlüsselung auch eine Rolle spielt.

Also haben wir uns umgesehen und ähnliche Angebote gefunden, die sich jedoch von Advozon Kanzlei-IT in vielerlei Hinsicht unterscheiden. Losgelöst von den einzelnen Anbietern gehören dazu folgende Punkte:

• Mit Advozon Kanzlei-IT adressiert Hülskötter & Partner die gesamte Bandbreite an Kanzleigrößen. Ob zwei, sechs oder 20 Arbeitsplätze, unsere Rechenzentrumslösung passt sich jeder Kanzlei an. Und das auch dann noch, wenn Sie bereits Kunde von Advozon Kanzlei-IT sind.

• Im Gegensatz zu vergleichbaren Angeboten steht Ihr dedizierter Server bei unserem Kooperationspartner in Deutschland, der über eine große Erfahrung in Sachen Server-Installation, Betreuung und Wartung verfügt. Und der im Falle eines Serverausfalls eine Reaktionszeit von einer Stunde garantiert, bis der Fehler lokalisiert und behoben wird. Andere Anbieter wälzen dies auf einen zwischengeschalteten IT-Dienstleister ab, was natürlich zu Lasten der Ausfallsicherheit geht.

• Mit Advozon Kanzlei-IT bekommen Sie das vollumfängliche Software-Angebot, das Sie für die alltäglichen Arbeiten innerhalb der Kanzlei benötigen. Damit sorgen wir dafür, dass Sie sowohl Advoware für die Kanzleiorganisation einsetzen können als auch Microsoft Office, Microsoft Exchange und ein professionelles Antiviren-Programm zur Verfügung stehen. Selbstverständlich inklusive aller notwendigen Updates, die für diese Anwendungspakete regelmäßig erforderlich sind.

• Da wir Datensicherheit groß schreiben, liegt uns eine höchst zuverlässige Datensicherung am Herzen. Daher erstellen wir nicht nur einmal oder zweimal, sondern dreimal pro Tag eine Kopie Ihrer Daten, die im Falle eines “Datenunfalls” augenblicklich zur Verfügung stehen und in Ihr System überspielt werden können. Das sorgt für kurze Ausfallzeiten, falls es einmal dazu kommen sollte.

• Zum Thema Sicherheit gehört auch eine Verschlüsselung Ihres gesamten E-Mail-Verkehrs, die bei Advozon Kanzlei-IT standardmäßig dabei ist. Das Beste daran: Dank eines vollständig neuen Verschlüsselungsverfahrens gelingt das Versenden und Empfangen Ihrer E-Mails fast genauso komfortabel wie ohne Verschlüsselung. Nur viel, viel sicherer. Damit kommen Sie künftig mit § 203 StGB nicht mehr in Konflikt. Und Advoware unterstützt Sie dabei.

• Das Thema ISO-Zertifizierung wird immer mehr an Bedeutung gewinnen und für Kanzleien, die sich zu diesem Schritt entschließen, in Zukunft ein echtes Alleinstellungsmerkmal sein. Damit Ihnen dieser Schritt nicht allzu schwer fällt, bieten wir Advozon Kanzlei-IT Premium inklusive der vorbereitenden Maßnahmen an, die für den Erwerb des TÜV-Siegels gemäß DIN EN ISO 9001:2008 erforderlich sind. Dies geschieht in Kooperation mit der advozon Kanzlei Konzept, die bereits mehr als 100 Kanzleien erfolgreich durch den TÜV zertifizieren konnte. Und das zu einem Aufpreis, den Sie im persönlichen Gespräch als “vernachlässigbar” bezeichnen würden.

Falls Sie Interesse an Advozon Kanzlei-IT gefunden haben, dürfen Sie uns sehr gerne anrufen (025 73 – 93 93 0) oder uns eine E-Mail schreiben. Wir freuen uns darauf, Sie ausführlich beraten zu dürfen.

Mit der IT-Lösung „Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen“ geht Hülskötter & Partner neue Wege bei der Betreuung und Bereitstellung von IT-Leistungen für Anwälte und Anwaltskanzleien.

Damit ist es möglich, den eigenen Server in Rente zu schicken und sämtliche Kanzlei-Anwendungen wie Advoware, Microsoft Exchange und Microsoft Office auf einem dedizierten Zentralrechner auszuführen. Die Vorteile dieser Herangehensweise liegen auf der Hand: Die Kosten der gesamten IT-Infrastruktur lassen sich reduzieren, es entstehen geringere Ausfallzeiten des Zentralservers, die Anwendungen befinden sich stets auf dem neuesten Stand, etc. In unserem ausführlichen Beitrag zu Advozon Kanzlei-IT präsentieren wir sämtliche Vorteile der Kanzlei-Lösung.

Fester Bestandteil von Advozon Kanzlei-IT ist eine E-Mail-Lösung, die vom ersten Tag an hochverschlüsselte E-Mails erlaubt, und das ohne größeren technischen Aufwand, wie man das von anderen Verschlüsselungstechniken wie PGP oder S/MIME kennt.

Hierfür kommt die ebenfalls neue IT-Lösung Tutanota des Software-Experten Tutao aus Hannover zum Einsatz, mit dem Hülskötter & Partner einen exklusiven Kooperationsvertrag abschließen konnte. Das bedeutet für unsere Kunden: Höchste Integration von Tutanota in Advozon Kanzlei-IT sowie eine bestmögliche Betreuung beim Einrichten von Tutanota in eine bestehende IT-Umgebung.

Da wir die Hintergründe der Kooperation mit Tutao für Sie aus Anwendersicht betrachten wollen, haben wir das folgende zweiteilige Interview mit einem der Geschäftsführer, Arne Möhle, geführt. Er ist bei Tutao für den gesamten Bereich „Software-Entwicklung“ verantwortlich und kann eine Menge zur E-Mail-Verschlüsselung à la Tutanota sagen.

Advoblog: Herr Möhle, Sie sind seit kurzem exklusiver Kooperationspartner von Hülskötter & Partner für die bundesweite Vermarktung von Tutanota auf dem juristischen Markt. Was bedeutet das für Sie?

Arne Möhle: Für uns als Start-up-Unternehmen ist eine tolle Gelegenheit, Tutanota für Outlook im Anwaltsbereich gemeinsam mit Hülskötter & Partner vermarkten zu können, die in diesem Segment eine große Erfahrung aufweisen. Aber auch Hülskötter & Partner wird von unserer Kooperation profitieren, denn mit Tutanota steht ein leistungsstarkes Produkt zur Verfügung, das vor allem Advozon Kanzlei-IT einen attraktiven und sinnvollen Mehrwert bietet. Damit wird nämlich sichergestellt, dass Anwälte und Mandanten abhörsichere E-Mails austauschen können. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Kunden von Hülskötter & Partner unsere Verschlüsselungslösung mit oder ohne Advozon Kanzlei-IT buchen möchten.

Warum ist die Verschlüsselung von E-Mails eine gute Idee?

Möhle: Das ist recht einfach: E-Mails können jederzeit unbemerkt abgehört, abgefangen und verändert werden, und das an vielen Stellen im Internet, da jede E-Mail zahlreiche Stationen wie beispielsweise den E-Mail-Anbieter durchläuft, bevor sie beim Empfänger ankommt. Hierbei ist es vor allem wichtig, dass zumindest die vertraulichen E-Mails verschlüsselt versendet werden, und das sind bei Anwälten und Juristen nahezu alle Nachrichten, die ihre Mandanten erreichen sollen. Denn stets werden personenbezogene Daten verschickt, die auf keinen Fall in falsche Hände geraten dürfen. Gerade das Verhältnis Anwalt/Mandant ist von besonderer Vertraulichkeit geprägt und erfordert daher die größtmögliche Sorgfalt bei der wechselseitigen Kommunikation via E-Mail.

Dabei kommt es aber nicht nur auf die Verschlüsselung an. Der Anwalt oder die Kanzlei sollte genauso sicherstellen, dass E-Mails von außen nicht angreifbar sind, beispielsweise durch Hacker, die auf dem elektronischen Weg eine Schadsoftware auf den Kanzleiserver einschleusen. Sollte das passieren, hilft auch die Verschlüsselung nicht weiter.

Wie lässt sich Tutanota am besten erklären?

Möhle: Tutanota für Outlook ist ein Zusatzprogramm, das einmal in Outlook installiert wird. Damit stellen unsere Kunden und die von Hülskötter & Partner eine Verbindung zu unserem Server her, der in Kombination mit dem Outlook-Addin die gesamte E-Mail-Kommunikation verschlüsselt. Dabei kümmert sich der Tutanota-Server um die verschlüsselte Weiterleitung der E-Mails, um die richtige Zuordnung der vorhandenen Schlüssel zu ihren Besitzern und um das Erstellen der öffentlichen Schlüssel.

Wenn Sie dann eine E-Mail verschlüsselt versenden wollen, klicken Sie auf eine kleine Schaltfläche in Outlook, was den verschlüsselten E-Mail-Verkehr startet. Dabei steht ein asynchrones Verschlüsselungsverfahren im Vordergrund, das auf dem bekannten Algorithmus RSA 2048 basiert. Hierfür sind zwei Schlüssel notwendig, nämlich ein privater, den nur der Absender kennt, und ein öffentlicher Schlüssel. Der private Schlüssel wird zum Verschlüsseln einer E-Mail verwendet, der öffentliche hingegen für das Entschlüsseln einer digitalen Nachricht.

Aber natürlich lässt sich ein um Tutanota erweiterter Outlook-Client auch ohne unsere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen.

Den zweiten Teil dieses Interviews lesen Sie morgen hier auf dem Advoblog.

Gestern ging der erste Teil eines umfangreichen Interviews online, das wir mit einem der Geschäftsführer von Tutao geführt haben.

Tutao ist ein Start-up-Unternehmen aus Hannover, mit dem Hülskötter & Partner künftig gemeinsam die IT-Lösung Tutanota vertreiben wird, mit der sich E-Mails sehr komfortabel und mit geringem Aufwand aus Outlook heraus verschlüsselt versenden und empfangen lassen. Für den bestmöglichen Schutz der digitalen Korrespondenz zwischen Anwälten und Mandanten.

Im ersten Teil hat Arne Möhle ausführlich darüber gesprochen, warum Juristen und Anwälte ihre E-Mails auf jeden Fall verschlüsseln sollten und wie das Verschlüsselungs-Addin für Outlook funktioniert. Heute sagt er uns, was Tutanota anders macht als vergleichbare Lösungen, warum die SSL-Verschlüsselung nicht sicher vollständig ist, wie die Integration von Tutanota in Advoware vonstatten geht und warum auch Anwender ohne Tutanota verschlüsselte E-Mails empfangen und lesen können.

Advoblog: Herr Möhle, was macht Tutanota anders als andere Verschlüsselungstechniken?

Arne Möhle: Der große Unterschied zu PGP oder S/MIME ist das einfache Senden und Empfangen von verschlüsselten E-Mails, da sich Tutanota sowohl um das Erstellen der notwendigen Schlüssel als auch um das Verschlüsseln der Mails kümmert. Aber auch das zur Verfügung stellen der öffentlichen Schlüssel sowie das Verwalten der notwendigen Zertifikate erfolgt mit unserer Lösung wesentlich einfacher und komfortabler als mit anderen Lösungen.

Darüber hinaus muss der Empfänger einer verschlüsselten E-Mail nicht zwangsläufig Tutanota-Anwender sein. Auch hierin unterscheiden wir uns von den genannten Lösungen. Das ist übrigens auch ein Grund, warum sich PGP und S/MIME bis heute nicht durchgesetzt haben: beide Ansätze sind für Standardanwender viel zu kompliziert.

Würde es nicht reichen, seine E-Mails per SSL zu verschlüsseln?

Möhle: Nein, das reicht nicht, da man mit SSL primär nur den Transportweg zwischen dem Absender-PC und dem E-Mail-Server des eigenen Anbieters verschlüsselt. Was anschließend beim Weitertransport der Mail geschieht, darauf hat der Anwender keinen Einfluss. Damit kommt die E-Mail im ungünstigen Fall nur teilverschlüsselt beim Empfänger an. Darüber hinaus liegen die per SSL verschickten Mails auf den „Zwischenstationen“ unverschlüsselt vor und können recht einfach gelesen werden. SSL bietet also eine sehr trügerische Sicherheit, die dem Anwender vorgegaukelt wird.

Wie muss man sich die Integration von Tutanota in Advozon Kanzlei-IT mit Advoware vorstellen?

Möhle: Das ist ziemlich einfach: Advoware-Anwender können wie gewohnt per Drag & Drop die von Tutanota entschlüsselten E-Mails in eine zugehörige Akte ziehen, die dann in Klartext innerhalb der Mandantenakte zur Verfügung steht und wie gewohnt genutzt werden kann. Man kann Tutanota in Verbindung mit Outlook als Kanzlei-IT-Kunde auch ohne Advoware nutzen, da unsere Verschlüsselungslösung fester Bestandteil der Rechenzentrumslösung für Juristen ist.

Kann man E-Mails auch ohne Tutanota empfangen?

Möhle: Ja, das ist eine der wesentlichen Stärken von Tutanota. Schließlich kommt vor allem bei Mandanten standardmäßig kein Tutanota zum Einsatz, sodass ohne eine praxistaugliche Entschlüsselung der Kanzlei-Mails unsere Lösung von Haus nicht funktionieren würde.

Das Verschlüsseln von E-Mails seitens des Anwalts gelingt mithilfe eines Kennworts, das die Rolle des öffentlichen Schlüssels übernimmt. Dafür kommen zwei Optionen in Betracht: Entweder legt der Absender manuell ein Kennwort selber fest, woraus das Tutanota-Plugin einen öffentlichen Schlüssel generiert, mit dessen Hilfe die E-Mail verschlüsselt versandt wird. Dabei kommt übrigens nicht RSA 2048, sondern das symmetrische Verschlüsselungsverfahren AES 128 zum Einsatz. Daher sollte man auf jeden Fall auf ein sicheres Kennwort achten. Dabei wird man allerdings von Tutanota unterstützt.

Oder der Absender der E-Mail wählt die Mobilfunknummer des Empfängers aus, woraufhin eine SMS an den Mandanten verschickt wird, sobald sich dieser in seine virtuelle Mailbox einwählt. In der SMS ist das Kennwort enthalten, das die zuvor versendete E-Mail entschlüsselt.  Dies gelingt aber auch auf dem Smartphone selbst, indem der Empfänger auf den Link innerhalb der Tutanota-SMS tippt und so mithilfe des Kennworts die empfangene E-Mail entschlüsselt. Sobald dieser Schlüsselaustausch erfolgt ist, geschieht die restliche E-Mail-Kommunikation hochverschlüsselt.

Selbstverständlich können sich Mandanten jederzeit für Tutanota registrieren, und das sogar kostenfrei. Hierfür bieten wir Tutanota Free an. Damit können E-Mails aus jedem Webbrowser verschlüsselt versendet und empfangen werden.

Spätestens seit Bekanntwerden der NSA-Affäre durch Edward Snowden sollte jedem klar sein: Der Schutz der externen Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant sollte an oberster Stelle stehen. Aus diesem Grund kooperiert Hülskötter & Partner mit dem in Hannover ansässigen Start-up-Unternehmen Tutao, um gemeinsam eine zuverlässige und einfach zu bedienende E-Mail-Verschlüsselungstechnik namens Advozon Tutanota anbieten zu können.

Erprobte Techniken sorgen für eine abhörsichere E-Mail-Kommunikation

Das Besondere an Advozon Tutanota ist neben den seit Jahren erprobten Verschlüsselungsalgorithmen RSA 2048 und AES 128 die einfache und komfortable Verschlüsselung der gesamten E-Mail-Kommunikation zwischen Anwaltskanzlei und ihren Mandanten. Damit können Juristen zuverlässig sicherstellen, dass der Austausch von vertraulichen Dokumenten und Vereinbarungen abhörsicher vonstatten geht.

E-Mails lassen sich mit Advozon Tutanota komfortabel verschlüsseln

Der Versand einer verschlüsselten E-Mail mit Advozon Tutanota ist mit geringem Aufwand zu bewerkstelligen: Mit dem in Microsoft Outlook integrierten Tool schaltet man per Mausklick auf die abhörsichere Verschlüsselung einer E-Mail um. Damit kann jeder Anwalt zu 100 Prozent sicher sein, dass die hochsensiblen E-Mail-Inhalte an den Mandanten, das Gericht oder einen anderen Prozessbeteiligten nicht von Unbefugten geöffnet und gelesen werden können.

Der Clou: Auch ohne Tutanota können verschlüsselte E-Mails gelesen werden

Das Besondere an Tutanota: Der Empfänger selbst benötigt Advozon Tutanota nicht, um eine verschlüsselte E-Mail öffnen und lesen, also entschlüsseln zu können. Hierfür stehen zwei Möglichkeiten bereit: Der Anwalt fügt der E-Mail ein sicheres Kennwort bei, das nur der Empfänger (Mandant) kennt und mit dem dieser die E-Mail entschlüsseln kann. Oder der Absender initiiert den Versand einer SMS-Nachricht mithilfe von Advozon Tutanota, in der sich ein automatisch erstelltes Kennwort befindet, das zum Öffnen der E-Mail erforderlich ist.

Für die komfortable und kostenfreie E-Mail-Kommunikation: Tutanota Free

Am einfachsten ist es aber, wenn sowohl Absender als auch Empfänger mit Tutanota ausgestattet sind, vor allem dann, wenn die Korrespondenz regelmäßig erfolgt. Hierfür stellt die Firma Tutao eine kostenfreie Version von Tutanota zur Verfügung, die in jedem gängigen Webbrowser funktioniert und mit der die verschlüsselten E-Mails zwischen Anwalt und Mandant ausgetauscht werden können.

Also, worauf warten Sie noch. Mit Advozon Tutanota stellen Hülskötter & Partner und Tutao eine IT-Lösung bereit, die ihresgleichen sucht und die Ihnen das sichere Gefühl gibt, Ihre E-Mail-Korrespondenz ganz im Sinne des perfekten Datenschutzes abzuwickeln.

Gehen Sie am besten noch heute auf die zugehörige Webseite und bestellen Sie mithilfe des dort verlinkten PDF-Formulars Advozon Tutanota.

Advozon Tutanota-Kunden bekommen ein komplettes Marketingpaket geschenkt

Um Ihnen die Entscheidung noch ein wenig zu erleichtern, liefert Hülskötter & Partner beim Unterzeichnen des Tutanota-Vertrags ein komplettes Marketingpaket mit, das aus einem Informationsvideo, diversen Akquiseschreiben, einer Pressemitteilung, einem Marketingfahrplan und einem Webinar besteht. Damit lassen Sie Ihre Mandanten und Geschäftspartnern wissen, dass Sie das Thema E-Mail-Verschlüsselung sehr ernst nehmen.

Preislich bewegt sich Advozon Tutanota zwischen 9,90 Euro und 99,90 Euro pro Monat, je nach Anzahl der vorhandenen E-Mail-Arbeitsplätze. Und einrichten kann Hülskötter & Partner die Verschlüsselungsprogramm ebenfalls, und das ohne einen zeitintensiven Besuch in Ihrer Kanzlei. Dies geschieht nämlich via Internet – natürlich hochverschlüsselt.

Weitere Informationen gibt es im zweiteiligen Interview mit Arne Möhle

Falls Sie noch mehr wissen wollen zu Advozon Tutanota, sollten Sie das zweiteilige Interview lesen, das wir mit einem der Geschäftsführer der Firma Tutao geführt haben (Teil 1, Teil 2). Sehr lesenswert.

Vorgestern ging es endlich los: Mit der ersten Rechenzentrums-Veranstaltung in München stellte Hülskötter & Partner gemeinsam mit seinem neuen Kooperationspartner netclusive den jüngsten Spross der IT-Service-Familie “Advozon” vor, nämlich Advozon Kanzlei-IT. Was sich dahinter verbirgt, können Sie auf diesem Blog prima nachlesen (hier, hier und hier). Heute sind eine Menge Bilder dran, mit dem wir demonstrieren wollen, wie das Event bei unseren Kunden angekommen ist.

Cliff Simon von netclusive stellt seine Firma und das Rechenzentrum für Juristen genauer vor

Die Kernaussage von Advozon Kanzlei-IT auf einer Folie

Wer sich seiner lokal installierten Kanzlei-IT entledigen will, ist bei Hülskötter & Partner genau richtig

Dann benötigen Sie im besten Fall nur noch einen minimalistisch ausgestatteten PC wie diesen Thin Client

Das Interesse war groß und die Zuhörerschaft lauschte gespannt, Teil 1

Das Interesse war groß und die Zuhörerschaft lauschte gespannt, Teil 2

Das Interesse galt übrigens nicht nur Advozon Kanzlei-IT, sondern auch Advoware 4.0, das Hülskötter & Partner präsentierte

Namentlich Andreas Hülskötter zeigte gemeinsam mit Maja Neufeld die schönsten und neuesten Funktionen von Advoware 4.0

Maja Neufeld von Hülskötter & Partner während ihrer Advoware-4-Präsentation

Abschließend stellte Gerhard Hülskötter ein weiteres neues Produkt vor: Advozon Tutanota

Garniert wurde die Veranstaltung von zahlreichen Fragen, die vor allem Cliff Simon und Gerhard Hülskötter kompetent und geduldig beantworteten

Was sich offenkundig positiv auf die Stimmung auswirkte

Zusammengefasst lässt sich also sagen: Die erste Rechenzentrum-Veranstaltung von Hülskötter & Partner war ein voller Erfolg, sodass sich bereits heute alle Beteiligten auf die zwei weiteren Events in Düsseldorf (29.10.) und Frankfurt (5.11.) freuen. Vielleicht sehen wir Sie ja dort.

Nächste Woche gibt es dann noch bewegte Bilder vom Rechenzentrums-Event.

Letzte Woche fand in München die erste von drei Veranstaltungen statt, auf denen Hülskötter & Partner seinen neuesten IT-Service „Kanzlei-IT, Das Rechenzentrum für Juristen“ vorgestellt hat. Hiervon haben wir bereits erste Bilder veröffentlicht, und heute ist das erste kurze Video an der Reihe.

Das soll anhand einer Analogie aus dem Postversand zeigen, wie die Verschlüsselung von E-Mails sehr konträr interpretiert werden kann. So gibt es zum einen die vermeintlich sichere E-Mail, wie sie derzeit in einer groß angelegten Marketingaktion beworben wird. Wie abhörsicher diese Form der Verschlüsselung tatsächlich ist, können Sie anhand der ersten 60 Sekunden sehen – nämlich gar nicht.

Der Grund hierfür ist recht trivial: Der E-Mail-Provider, der zwischen Absender der E-Mail und deren Empfänger als Vermittler fungiert, kann auf seinem E-Mail-Server sämtliche Mails öffnen, lesen und sogar verändern. Zwar wird die die elektronische Post dann wieder verschlüsselt und dem Empfänger zugestellt, diese vermeintliche Verschlüsselung ist allerdings nicht gegeben.

Daher empfehlen wir vor allem Anwälten und Juristen, denen eine stets verschlüsselte E-Mail – also vom Absender bis zum Empfänger – wichtig ist, den Einsatz geeigneter Maßnahmen. Dazu zählt vor allem Advozon Tutanota, das neueste IT-Produkt der Firma Hülskötter & Partner, das wir gemeinsam mit der Firma Tutao aus Hannover unseren Kunden anbieten. Damit stellen Sie sicher, dass die elektronische Post genauso ankommt, wie Sie diese versendet haben – nämlich ungeöffnet. Das erwarten Sie doch auch von Ihrer gedruckten Korrespondenz.

Ach ja: Advozon Tutanota ist fester Bestandteil der zweiten neuen IT-Dienstleistung von Hülskötter & Partner, nämlich Advozon Kanzlei-IT. Was es damit auf sich hat, erfahren Sie hier auf diesem Blog und in einem Videointerview, das wir mit unserem Kooperationspartner netclusive geführt haben. Diese Bewegtbilder-Unterhaltung geht ebenfalls diese Woche online. Freuen Sie sich darauf.

Während des ersten Rechenzentrumm-Events von Hülskötter & Partner hatte ich die Gelegenheit, dieses Videointerview mit Cliff Simon, einem der drei Geschäftsführer der netclusive GmbH aus Montabaur zu führen.

Darin spricht Simon über die neu geschaffene Kooperation mit Hülskötter & Partner, die es Anwälten und Juristen ermöglichen soll, ihre Server-Infrastruktur von der eigenen Kanzlei in ein hochsicheres Rechenzentrum zu überführen.

Die Vorteile, die daraus entstehen, sind äußerst mannigfaltig: eine deutlich höhere Verfügbarkeit der Server-Infrastruktur, eine kontinuierliche Datensicherung, eine garantierte Versionierung, sprich klar definierte Update-Prozesse aller benötigter Anwendungen und vieles mehr. Darüber hinaus ist die hochverschlüsselte E-Mail-Technik Advozon Tutanota Teil der neuen IT-Dienstleistung von Hülskötter & Partner und netclusive.

Alle weiteren Informationen finden Sie im folgenden Videointerview. Zum schnelleren Auffinden bestimmter Fragen haben wir diese samt ihrer Antworten im Anschluss an das Video für Sie verlinkt.

Fragen und Antworten per Linkabruf:

Wie sieht die Kooperation mit Hülskötter & Partner genau aus?

Was lässt sich mit Advozon-IT erreichen?

… und was geht damit nicht?

Was sind die drei Top-Gründe für Advozon Kanzlei-IT?

Während der ersten von drei Veranstaltungen, die Hülskötter & Partner gemeinsam mit seinem neuen Kooperationspartner netclusive  durchgeführt hat, konnte ich dieses Videointerview mit Maja Neufeld führen. Darin spricht sie über die Neuerungen und besonderen Funktionen von Advoware 4, der nächsten Kanzleisoftware-Generation aus dem Hause Advoweb. Und welche drei Features sie besonders mag, hat sie mir auch erzählt.